Grundbegriffe
Ist ein KI-Mitarbeiter ein Arbeitnehmer?
Nein. Arbeitnehmer ist nach § 611a BGB, wer sich durch Arbeitsvertrag zu weisungsgebundener Arbeit in persönlicher Abhängigkeit verpflichtet, und das kann nur ein Mensch. Rechtlich bleibt die Stelle ein KI-System. Die Betreiberpflichten aus der KI-Verordnung treffen den Betrieb, der sie in eigener Verantwortung einsetzt (Art. 3 Nr. 4 KI-VO).
Braucht jede Stelle eine eigene Akte?
Ja. Zwei Stellen mit derselben Technik haben verschiedene Zugriffe und Grenzen, und die Einstufung nach der KI-Verordnung hängt am Einsatzzweck. Der Rechnungseingang steht nicht in Anhang III, die Vorauswahl von Bewerbern steht dort unter Nummer 4 Buchstabe a.
Wie viel übernimmt eine Stelle?
Ein abgegrenztes Aufgabengebiet, etwa den Rechnungseingang. Befugnisse und Stufe stehen je Tätigkeitsart in der Akte, und jede Stelle hat eigene Zugänge. So bleibt nachvollziehbar, wer welche Daten sieht und wer bei einer Ausnahme entscheidet.
Lernt ein KI-Agent aus unseren Daten?
Das Sprachmodell nicht, sofern der Vertrag das ausschließt. In jeder Personalakte steht unter Zugriff, dass Ihre Eingaben nicht für das Training von Modellen verwendet werden; die KI läuft bei uns über die API unter kommerziellen Bedingungen, nie über ein Abo-Konto. Lernen kann die Stelle über bestätigte Beispiele und Regeln. Aus dem Grund einer Korrektur entsteht ein Regelvorschlag, und dauerhaft gilt er erst, wenn ein Mensch ihn freigibt, mit Datum in der Akte.
Was ist der Unterschied zu ChatGPT?
Im Chatfenster antwortet ein Sprachmodell einer Person, und die Person übernimmt das Ergebnis selbst in ihre Arbeit. Ein Agent arbeitet einen Vorgang in Ihren Systemen ab, mit eigenem Zugang und festgelegten Grenzen. Das Sprachmodell dahinter kann dasselbe sein.
Welches Modell steckt dahinter?
Die Akte nennt kein Modell; gewählt wird es je Tätigkeit, mit Ersatzkette. Das Modell läuft beim KI-Anbieter. Normale Inhalte bewahrt er nur mit dokumentierter Frist auf, sensible gehen nur an einen EU-Endpunkt ohne Speicherung. In der Cloud ist der KI-Anbieter unser Unterauftragnehmer, im Hybrid läuft die KI über Ihr eigenes Konto beim KI-Anbieter. Nach Art. 28 Abs. 2 DSGVO nimmt der Auftragsverarbeiter ihn nur mit vorheriger gesonderter oder allgemeiner schriftlicher Genehmigung des Verantwortlichen in Anspruch, also Ihres Betriebs; er steht dann in den Unterlagen zur Auftragsverarbeitung.
Ist Birte (AI) am Telefon ein Chatbot?
Nein. Sie führt ein Gespräch, arbeitet dabei aber einen Vorgang ab: Sie sucht im Termintool den Slot, reserviert ihn und legt die Bestätigung als Entwurf auf die Karte; die Mail an den Anrufer geht erst nach Freigabe hinaus. Zu Beginn jedes Gesprächs sagt sie an, dass sie kein Mensch ist. Einen Termin sagt sie nicht ab und verschiebt keinen von sich aus. Am Telefon arbeitet sie nur mit Daten der Klasse „normal“.
Braucht ein Website-Chatbot eine Kennzeichnung?
Ja, seit dem 2. August 2026 nach Art. 50 Abs. 1 KI-VO, außer es ist für eine verständige Person aus den Umständen offensichtlich. Die Information kommt spätestens mit der ersten Interaktion, klar und eindeutig (Art. 50 Abs. 5). Ein Fenster mit menschlichem Vornamen und Foto ist nicht offensichtlich.
Kann ein Chatbot zur Stelle werden?
Ja, sobald der Chatbot einen Vorgang übernimmt. Dafür braucht es einen eigenen Zugang zu den beteiligten Systemen, einen Vorgesetzten im Haus und Weisungsgrenzen, beschrieben in einer Akte mit Einstufung nach der KI-Verordnung. Der erste Schritt ist die Frage, welcher Vorgang übernommen wird.
Ersetzt ein Agent unsere RPA?
Nicht zwingend. Laufen die Bots stabil auf Masken, die sich selten ändern, gibt es keinen Anlass. Ein Wechsel lohnt sich dort, wo Bots regelmäßig an abweichenden Eingängen abbrechen und die Fehlerliste von Hand abgearbeitet wird.
Aus: KI-Agent oder RPA?
Ist RPA ein KI-System?
In der Regel nicht. Art. 3 Nr. 1 KI-VO verlangt, dass ein System aus Eingaben ableitet, wie es Ausgaben erzeugt, und Erwägungsgrund 12 nimmt Systeme aus, die auf ausschließlich von Menschen festgelegten Regeln beruhen. Bindet ein RPA-Ablauf ein Modul zur Dokumentenerkennung mit maschinellem Lernen oder ein Sprachmodell ein, ist dieser Teil ein KI-System.
Aus: KI-Agent oder RPA?
Was ist teurer im Betrieb?
Ohne Mengen und ohne Kenntnis der Systeme lässt sich das nicht beziffern. RPA kostet Pflege bei jeder Änderung an Masken und Feldern der Zielsysteme. Ein Agent kostet Verbrauch je Vorgang und Testfälle nach jeder Änderung und jedem Modellwechsel; die Kostenarten stehen auf der Seite „Was ein KI-Agent kostet“.
Aus: KI-Agent oder RPA?
Womit fängt man an?
Mit einem Vorgang, der viele gleiche Fälle hat und dessen Ergebnis in einem System landet, etwa dem Rechnungseingang. Die Ausnahmen sollten sich benennen lassen. Vorgänge, in denen über Menschen entschieden wird, eignen sich nicht als erster Schritt.
Braucht es eine KI-Richtlinie?
Unter diesem Namen schreibt kein Gesetz sie vor. Art. 4 KI-VO verlangt aber Maßnahmen zur KI-Kompetenz und Art. 50 KI-VO die Kennzeichnung, und beides wird am einfachsten schriftlich geregelt, samt der Frage, welche Daten in welches System dürfen. Gibt es einen Betriebsrat, gehören Regeln mit Bezug zu § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG in eine Betriebsvereinbarung.
Wer muss geschult werden?
Art. 4 KI-VO betrifft das Personal und andere Personen, die im Auftrag des Betriebs mit Betrieb und Nutzung des KI-Systems befasst sind; für sie sind Maßnahmen zur KI-Kompetenz zu ergreifen, üblich ist eine Schulung. Bei einer Stelle sind das der Vorgesetzte und alle, die ihre Rückfragen beantworten oder ihre Vorschläge freigeben. Der Umfang richtet sich nach Vorkenntnissen und Einsatzzweck; eine Anwesenheitsliste dient als Nachweis.
Recht
Reicht die Bezahlversion von ChatGPT für den Datenschutz?
Nein, sie ist ein Verbrauchervertrag und ändert an der Rechtsgrundlage nichts. Erforderlich ist der Enterprise- oder Team-Vertrag mit Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Muss ich meine Mitarbeiter schulen?
Ja, seit dem 2. Februar 2025. Seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 verlangt Art. 4 der KI-Verordnung Maßnahmen, die die KI-Kompetenz der Personen fördern, die mit KI-Systemen arbeiten. Ein bestimmtes Niveau je Person ist nicht geschuldet.
Muss der Betriebsrat zustimmen, wenn wir ChatGPT einführen?
Zu prüfen ist es in jedem Fall. Sobald sich Nutzung oder Leistung einzelner Beschäftigter auswerten lässt, greift § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, und bei einem Firmenkonto mit personenbezogenen Zugängen und Protokollen ist das die Regel.
Dürfen Bewerbungen durch ChatGPT laufen?
Nicht ohne Weiteres: Die Vorauswahl von Bewerbern steht in Anhang III Nummer 4 Buchstabe a der KI-Verordnung, die Pflichten dafür greifen ab dem 2. Dezember 2027. Die DSGVO gilt schon heute, also Rechtsgrundlage, Folgenabschätzung nach Art. 35 und eine menschliche Entscheidung am Ende.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter versehentlich Kundendaten eingegeben hat?
Notieren Sie, welche Daten in welchem Konto betroffen waren, prüfen Sie die Meldepflicht nach Art. 33 DSGVO und lassen Sie den Verlauf löschen. Halten Sie danach schriftlich fest, was künftig nicht hineingehört.
Gilt die Kennzeichnung auch gegenüber den eigenen Beschäftigten?
Ja. Art. 50 Abs. 1 KI-VO spricht von natürlichen Personen, ohne zwischen Kunden und Beschäftigten zu unterscheiden. Wer eine Stelle im Dashboard oder per Erwähnung in Teams anspricht, muss erkennen können, dass ein KI-System antwortet.
Muss eine KI-geschriebene Produktbeschreibung gekennzeichnet werden?
Nach Art. 50 Abs. 4 Unterabs. 2 KI-VO nicht, denn sie informiert nicht über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse. Davon getrennt muss der Anbieter erzeugte Texte nach Abs. 2 maschinenlesbar markieren. Bei einer Stelle, die wir bauen und unter unserem Namen in Betrieb nehmen, sind das wir. Für Systeme, die vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht wurden, gilt der Übergang bis 2. Dezember 2026.
Reicht ein Hinweis im Impressum?
In aller Regel nicht. Art. 50 Abs. 5 KI-VO verlangt die Information im Kontakt selbst, bei der ersten Interaktion. Ein Hinweis, den man erst suchen muss, erfüllt das nicht.
Welcher Bußgeldrahmen gilt?
Art. 99 Abs. 4 Buchst. g KI-VO nennt als Bußgeldrahmen bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Für KMU gilt nach Art. 99 Abs. 6 der niedrigere der beiden Beträge.
Brauchen unsere Beschäftigten ein Zertifikat?
Nein. Art. 4 KI-VO verlangt Maßnahmen und nennt weder eine Prüfung noch ein Zertifikat. Nachweisen lässt sich, was angeboten und wahrgenommen wurde: Inhalt, Datum, Teilnehmer, Unterlagen.
Aus: KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO: gibt es eine Schulungspflicht?
Gilt Art. 4 auch, wenn wir nur ChatGPT nutzen?
Ja. Wer ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich verwendet, ist Betreiber nach Art. 3 Nr. 4 KI-VO, und Art. 4 gilt für Anbieter und Betreiber ohne Größengrenze. Was beim Einsatz von ChatGPT sonst zu klären ist, steht auf der Seite „Darf ich ChatGPT im Unternehmen einsetzen?“.
Aus: KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO: gibt es eine Schulungspflicht?
Wie oft muss geschult werden?
Art. 4 nennt keinen Turnus. Anlass für eine neue Maßnahme sind ein neues System, eine neue Aufgabe, eine geänderte Weisungsgrenze oder neue Personen im Kreis. Halten Sie in der Dokumentation fest, woran Sie das prüfen.
Aus: KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO: gibt es eine Schulungspflicht?
Müssen auch Kunden geschult werden, die mit einer Stelle sprechen?
Nein. Art. 4 erfasst das eigene Personal und andere Personen, die im Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung befasst sind. Die Personen, bei denen das System eingesetzt wird, sind bei den Maßnahmen zu berücksichtigen, geschult werden sie nicht. Für sie gilt die Kennzeichnung nach Art. 50.
Aus: KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO: gibt es eine Schulungspflicht?
Ist ein Chatbot auf der Website ein Hochrisiko-System?
In aller Regel nicht. Ein solcher Chatbot beantwortet Fragen und entscheidet in keinem Bereich aus Anhang III über Menschen. Für den Chatbot gilt die Kennzeichnung nach Art. 50 Abs. 1 KI-VO. Anders wird es, wenn derselbe Chatbot Bewerbungen annimmt und aussortiert.
Wer entscheidet, ob die Ausnahme nach Art. 6 Abs. 3 greift?
Der Anbieter. Er dokumentiert seine Bewertung vor dem Inverkehrbringen oder der Inbetriebnahme (Art. 6 Abs. 4) und legt sie der Behörde auf Verlangen vor. Als Betreiber lassen Sie sich diese Dokumentation geben und nehmen sie zu den Unterlagen.
Ab wann gelten die Pflichten für Hochrisiko-Systeme?
Für Systeme nach Anhang III ab dem 2. Dezember 2027, für Systeme nach Art. 6 Abs. 1 und Anhang I ab dem 2. August 2028 (Art. 113 Buchst. c KI-VO). Die DSGVO gilt für dieselben Systeme schon heute.
Macht ein menschlicher Klick am Ende das System risikoärmer?
Nicht von selbst. Art. 6 Abs. 3 fragt, ob das System das Ergebnis der Entscheidung wesentlich beeinflusst. Übernimmt der Mensch den Vorschlag regelmäßig ungeprüft, spricht viel dafür, dass das System die Entscheidung wesentlich beeinflusst, auch mit Klick.
Dürfen wir Bewerbungen automatisch absagen lassen?
Eine Absage allein auf Grundlage einer automatisierten Bewertung ist eine Entscheidung nach Art. 22 Abs. 1 DSGVO, die rechtliche Wirkung entfaltet oder ähnlich erheblich beeinträchtigt. Die Ausnahmen in Abs. 2 sind eng. Sicher ist der Weg, dass ein Mensch jede Absage entscheidet und den Vorschlag des Systems verwerfen kann.
Gelten Bewerber als Beschäftigte?
Ja, in beiden einschlägigen Gesetzen. Nach § 6 Abs. 1 Satz 2 AGG gelten Bewerberinnen und Bewerber als Beschäftigte, ebenso nach § 26 Abs. 8 Satz 2 BDSG. Das Benachteiligungsverbot des AGG schützt sie also schon im Auswahlverfahren.
Ist ein Video-Interview mit KI-Auswertung erlaubt?
Eine Auswertung von Mimik, Stimme oder Körpersprache, die Emotionen ableitet, ist nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. f KI-VO seit dem 2. Februar 2025 verboten. Die Leitlinien der Kommission beziehen Bewerber im Auswahlverfahren ausdrücklich in den Begriff Arbeitsplatz ein. Die Leitlinien binden Gerichte nicht.
Müssen Bewerber erfahren, dass KI im Spiel ist?
Ab dem 2. Dezember 2027 ja, nach Art. 26 Abs. 11 KI-VO: Betreiber von Anhang-III-Systemen, die Entscheidungen über Personen treffen oder unterstützen, informieren diese Personen. Schon heute verlangen Art. 13 und 14 DSGVO eine Information über die Verarbeitung.
Braucht jedes KI-System eine DSFA?
Nein. Art. 35 Abs. 1 DSGVO knüpft an ein voraussichtlich hohes Risiko an. Ein System, das Eingangsrechnungen von Firmen vorkontiert, verarbeitet wenig Personenbezug und bewertet niemanden. Geprüft und festgehalten wird die Frage trotzdem, denn die Begründung, warum keine DSFA nötig ist, gehört in die Unterlagen.
Aus: DSFA für KI: wann eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist
Kann der Anbieter die DSFA für uns schreiben?
Er kann zuarbeiten, verantwortlich bleibt Ihr Haus. Art. 35 Abs. 1 verpflichtet den Verantwortlichen. Der Auftragsverarbeiter unterstützt nach Art. 28 Abs. 3 Buchst. f DSGVO, und bei Hochrisiko-Systemen liefert der Anbieter die Angaben nach Art. 13 KI-VO, die Sie nach Art. 26 Abs. 9 KI-VO verwenden.
Aus: DSFA für KI: wann eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist
Ersetzt die DSFA die Grundrechte-Folgenabschätzung nach Art. 27 KI-VO?
Die Grundrechte-Folgenabschätzung trifft nur bestimmte Betreiber, vor allem öffentliche Stellen und Betreiber von Systemen zur Kreditwürdigkeit und zur Lebens- und Krankenversicherung. Wo beide nötig sind, darf die Grundrechte-Folgenabschätzung nach Art. 27 Abs. 4 auf die DSFA verweisen.
Aus: DSFA für KI: wann eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist
Was passiert, wenn das Restrisiko hoch bleibt?
Dann konsultiert der Verantwortliche vor Beginn der Verarbeitung die Aufsichtsbehörde (Art. 36 Abs. 1 DSGVO). In der Praxis ändert man vorher die Verarbeitung, bis die Abhilfemaßnahmen das Risiko tragen.
Aus: DSFA für KI: wann eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist
Ist eine Stimmungsanalyse von Support-Tickets verboten?
Nach den Leitlinien der Kommission nicht, weil geschriebener Text kein biometrisches Datum ist und das Verbot an das Emotionserkennungssystem nach Art. 3 Nr. 39 KI-VO anknüpft. Gerichtlich geklärt ist das nicht. Werden die Ergebnisse Beschäftigten zugeordnet, sind DSGVO und § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu prüfen.
Dürfen wir die Stimmung unserer Anrufer im Callcenter auswerten?
Das Verbot schützt Personen am Arbeitsplatz. Die Leitlinien der Kommission nehmen die Auswertung der Emotionen von Kunden aus. Das System bleibt Hochrisiko nach Anhang III Nr. 1 Buchst. c, die Anrufer sind nach Art. 50 Abs. 3 zu informieren, und die Stimme der Beschäftigten darf nicht mit ausgewertet werden.
Fällt eine Müdigkeitserkennung für Fahrer unter das Verbot?
Nein. Nach Erwägungsgrund 18 KI-VO sind physische Zustände wie Schmerz oder Ermüdung keine Emotionen; ausdrücklich genannt sind Systeme zur Erkennung der Ermüdung von Berufsfahrern, um Unfälle zu verhindern.
Wer verstößt, der Hersteller des Tools oder wir?
Beide können verstoßen. Art. 5 Abs. 1 Buchst. f verbietet das Inverkehrbringen, die Inbetriebnahme für diesen Zweck und die Verwendung. Wer eine solche Funktion in einem eingekauften KI-System einschaltet und bei Beschäftigten nutzt, verwendet sie.
Wir haben ChatGPT eingekauft und nutzen es im Büro. Welche Rolle haben wir?
Betreiber nach Art. 3 Nr. 4 KI-VO: Sie verwenden ein KI-System in eigener Verantwortung für berufliche Zwecke. Anbieter ist der Hersteller. Das ändert sich, wenn Sie daraus eine eigene Anwendung bauen und unter Ihrem Namen anbieten oder in Betrieb nehmen.
Werden wir Anbieter, wenn wir die Anweisungen eines Systems anpassen?
Nicht allein dadurch. Art. 25 Abs. 1 KI-VO nennt drei Fälle: eigener Name auf einem Hochrisiko-System, wesentliche Veränderung eines Hochrisiko-Systems, Änderung der Zweckbestimmung, durch die ein System hochriskant wird. Wer eine Texthilfe so umstellt, dass sie Bewerbungen bewertet, trifft den dritten Fall.
Gilt die Rollenverteilung auch im Datenschutz?
Nein, die DSGVO hat eigene Rollen. Dort ist Ihr Haus Verantwortlicher nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO, und wer in Ihrem Auftrag verarbeitet, ist Auftragsverarbeiter nach Art. 28. Beide Zuordnungen werden getrennt geprüft.
Hat ein Betreiber ohne Hochrisiko-System überhaupt Pflichten?
Ja. Art. 4 KI-VO (KI-Kompetenz) gilt für jeden Betreiber, dazu die Verbote aus Art. 5 und je nach System die Transparenzpflichten aus Art. 50 Abs. 3 und 4. Die umfangreichen Pflichten aus Art. 26 kommen erst mit einem Hochrisiko-System hinzu.
Ist § 26 BDSG nach dem Urteil ungültig?
Der Paragraph steht unverändert im Gesetz. Nach überwiegender Auffassung ist Abs. 1 Satz 1 wegen des Urteils C-34/21 aber keine spezifischere Vorschrift im Sinne von Art. 88 DSGVO und damit keine eigenständige Rechtsgrundlage. Gestützt wird die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 DSGVO.
Aus: KI und Beschäftigtendaten: welche Rechtsgrundlage trägt?
Reicht eine Betriebsvereinbarung als Rechtsgrundlage?
Sie kann nach Art. 88 DSGVO und § 26 Abs. 4 BDSG eine Grundlage sein, wenn sie die Anforderungen aus Art. 88 Abs. 2 erfüllt. Nach dem Urteil des EuGH vom 19. Dezember 2024 (C-65/23) muss sie zusätzlich Art. 5, Art. 6 Abs. 1 und Art. 9 DSGVO einhalten, und Gerichte prüfen das voll.
Aus: KI und Beschäftigtendaten: welche Rechtsgrundlage trägt?
Können Beschäftigte in ein KI-System einwilligen?
Rechtlich ja, praktisch selten tragfähig. Wegen der Abhängigkeit im Arbeitsverhältnis ist die Freiwilligkeit fraglich, und nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO kann die Einwilligung jederzeit widerrufen werden. Für ein System, das laufend im Betrieb arbeitet, ist das keine stabile Grundlage.
Aus: KI und Beschäftigtendaten: welche Rechtsgrundlage trägt?
Ist das KI-System selbst an die Schweigepflicht gebunden?
Nein. § 203 StGB richtet sich an Menschen: den Berufsträger nach Abs. 1 und die mitwirkende Person nach Abs. 4. Ein KI-System ist keine Person. Gebunden sind der Dienstleister, der es bereitstellt und technisch betreut, und seine Beschäftigten, die als mitwirkende Personen zur Geheimhaltung verpflichtet werden.
Aus: KI und Schweigepflicht: § 203 StGB für Kanzlei und Praxis
Braucht die Kanzlei die Einwilligung jedes Mandanten?
Nicht für jede Dienstleistung. Nach § 62a Abs. 1 StBerG und § 43e Abs. 1 BRAO genügt es, dass der Zugang für die Dienstleistung erforderlich ist und die Anforderungen aus Abs. 2 und 3 erfüllt sind. Dient die Dienstleistung unmittelbar einem einzelnen Mandat, verlangt Abs. 5 zusätzlich die Einwilligung des Mandanten.
Aus: KI und Schweigepflicht: § 203 StGB für Kanzlei und Praxis
Darf die Stelle im Ausland laufen?
Nach § 62a Abs. 4 StBerG und § 43e Abs. 4 BRAO nur, wenn der Schutz der Geheimnisse dort dem Schutz im Inland vergleichbar ist, es sei denn, der Schutz der Geheimnisse gebietet das nicht. Bei uns gelten Mandanten- und Patientengeheimnisse als sensible Daten: Sie liegen bei Ihnen im Haus oder, nur auf Ihre ausdrückliche Wahl, in unserer Cloud in Deutschland. Zur Bearbeitung gehen sie nur an einen EU-Endpunkt des KI-Anbieters ohne Speicherung, und über Slack oder Teams läuft nur ein Hinweis mit Vorgangsnummer und Link. Anbieter und Ort des KI-Endpunkts und jedes Kanals stehen in den Unterlagen und sind nach Abs. 4 gesondert zu prüfen.
Aus: KI und Schweigepflicht: § 203 StGB für Kanzlei und Praxis
Ersetzt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung die Verpflichtung nach § 203?
Nein. Art. 28 DSGVO regelt den Datenschutz, § 203 StGB und die Berufsgesetze regeln das Berufsgeheimnis. Beide Anforderungen können in einem Vertragswerk stehen, müssen aber beide erfüllt sein; § 62a Abs. 8 StBerG und § 43e Abs. 8 BRAO lassen den Datenschutz ausdrücklich unberührt.
Aus: KI und Schweigepflicht: § 203 StGB für Kanzlei und Praxis
Gilt die KI-Verordnung auch für kleine Unternehmen?
Ja, es gibt keine Bagatellgrenze nach Mitarbeiterzahl. Die Pflichten hängen an der Rolle und an der Risikoklasse des Systems.
Aus: KI-Verordnung für den Mittelstand: was seit August 2026 gilt
Sind wir Anbieter oder Betreiber?
Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung einsetzt; das trifft auf die meisten Unternehmen mit eingekauften KI-Systemen zu. Anbieter wird, wer ein System unter eigenem Namen in Verkehr bringt oder ein fremdes wesentlich verändert.
Aus: KI-Verordnung für den Mittelstand: was seit August 2026 gilt
Ab wann müssen Hochrisikosysteme die Anforderungen erfüllen?
Für Anhang III ab dem 2. Dezember 2027, für Anhang I ab dem 2. August 2028. Diese Fristen stammen aus dem Digital Omnibus, Verordnung (EU) 2026/1744, auf den sich die Beteiligten am 6. Mai 2026 politisch geeinigt haben; der Rat hat am 13. Mai 2026 bestätigt.
Aus: KI-Verordnung für den Mittelstand: was seit August 2026 gilt
Woran erkenne ich, ob unser Fall in Anhang III steht?
Anhang III zählt die Anwendungsbereiche auf, darunter Beschäftigung und Personalauswahl; die Vorauswahl von Bewerbern steht unter Nummer 4 Buchstabe a. Prüfen Sie jedes System, das über Zugang zu Arbeit, Kredit oder Bildung mitentscheidet.
Aus: KI-Verordnung für den Mittelstand: was seit August 2026 gilt
Was passiert, wenn wir nichts tun?
Die Nachweise fehlen dann in dem Moment, in dem ein Beschäftigter sich beschwert, ein Bewerber Auskunft verlangt oder ein Kunde in der Lieferkette den Nachweis sehen will. Unterlagen unter Zeitdruck sind schlechter als in Ruhe geschriebene.
Aus: KI-Verordnung für den Mittelstand: was seit August 2026 gilt
Praxis
Bucht die Stelle selbst?
Nein. Sie kontiert nach dem Kontenrahmen des Hauses vor und legt zur Freigabe auf der Karte vor, die geprüften Belege hängen an. Freigegeben wird von einem Menschen, gebunden an genau diese Daten. Einen Zahlungslauf stößt sie nie an; Zahlungen löst ein Mensch im Buchhaltungssystem aus.
Aus: Rechnungseingang automatisieren: was eine Stelle übernimmt
Braucht es für E-Rechnungen eine eigene Stelle?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein weiterer Beleg im selben Eingang, etwa im Postfach. Das strukturierte Format erleichtert das Lesen, weil die Angaben in benannten Feldern stehen. Abgleich mit der Bestellung und Prüfung nach § 14 UStG laufen wie bei jedem anderen Beleg.
Aus: Rechnungseingang automatisieren: was eine Stelle übernimmt
Legt die Stelle neue Lieferanten an?
Nein. Fehlt der Stammdatensatz, legt sie den Beleg der Sachbearbeitung vor. Die Anlage eines Lieferanten ist eine Weisungsgrenze, weil daran später Zahlungen hängen.
Aus: Rechnungseingang automatisieren: was eine Stelle übernimmt
Sieht die Stelle Lohn- oder Personaldaten?
Nein. In der Akte von Jonas (AI) ist der Zugriff auf Personal- und Lohnsysteme technisch ausgeschlossen, nicht nur organisatorisch. Kommt mit einem Beleg eine Gesundheitsangabe ins Postfach, bearbeitet Jonas (AI) den Vorgang nicht weiter und legt ihn der Leitung Buchhaltung vor. Personenbezug entsteht sonst nur bei Einzelunternehmern und Ansprechpartnern auf der Lieferantenseite.
Aus: Rechnungseingang automatisieren: was eine Stelle übernimmt
Ist eine Zahlungserinnerung schon eine Mahnung?
Rechtlich kommt es auf den Inhalt an, nicht auf die Überschrift. Fordert die Erinnerung nach Fälligkeit eindeutig zur Zahlung auf, ist sie eine Mahnung im Sinne von § 286 Abs. 1 BGB. Ein freundlicher Ton ändert daran nichts.
Braucht es überhaupt eine Mahnung, damit der Kunde in Verzug kommt?
Nicht immer. Ist der Zahlungstermin nach dem Kalender vereinbart, tritt Verzug nach § 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB ohne Mahnung ein. Bei Entgeltforderungen kommt der Schuldner nach Abs. 3 spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug; bei Verbrauchern nur, wenn die Rechnung darauf besonders hinweist.
Holt die Stelle Bonitätsauskünfte ein?
Nein. In der Akte von Lena (AI) steht keine Bonitätsauskunft über natürliche Personen, auch nicht bei Einzelunternehmern, und kein Zugriff auf Auskunfteien. Gemahnt wird nach Fälligkeit. Eine Kreditwürdigkeitsbewertung natürlicher Personen fiele unter Anhang III Nr. 5 Buchst. b KI-VO.
Wer entscheidet über Inkasso und Mahnbescheid?
Die Buchhaltungsleitung. Die Stelle übergibt keinen Vorgang an ein Inkasso und beantragt keinen Mahnbescheid.
Beantwortet die Stelle Mails selbst?
Nicht ohne Freigabe. Antworten auf wiederkehrende Fragen entwirft sie, nur aus dem Textbestand, den das Haus freigegeben hat. Verschickt wird jede Antwort erst nach Freigabe durch einen Menschen auf der Karte, weil die Mail von außen kommt. Reklamationen, Gewährleistungsfälle, Kündigungen, Vertragsänderungen und Zusagen zu Kulanz legt sie vor, ebenso alles mit einer genannten Frist.
Kann die Stelle auch mein persönliches Postfach sortieren?
Nein. Eingerichtet wird sie für Funktionspostfächer, etwa das Support-Postfach. Persönliche Postfächer von Beschäftigten bleiben außerhalb ihrer Rechte. Für die Arbeit im eigenen Postfach ist ein Assistent des einzelnen Menschen der passendere Weg.
Was passiert mit einer Mail, die Gesundheitsangaben enthält?
Einen Vorgang mit Gesundheitsangaben bearbeitet Timo (AI) nicht weiter und gibt ihn an die zuständige Person im Haus; ausgewertet werden die Angaben nicht. Kann das Postfach Gesundheitsangaben enthalten, etwa in einer Praxis, gilt es als sensible Datenquelle: dann gespeichert bei Ihnen (Hybrid), in unserer Cloud nur auf Ihre ausdrückliche Wahl, bearbeitet nur über einen EU-Endpunkt des KI-Anbieters ohne Speicherung, Inhalte nur im Dashboard.
Schließt die Stelle Tickets?
Nein. Sie stellt zu und schlägt eine Lösung vor. Geschlossen wird vom Techniker.
Ist es strafbar, in einer Sitzung mitzuschreiben?
Nein. § 201 StGB stellt die Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes auf einen Tonträger unter Strafe, nicht das Mitschreiben. Wer Notizen macht oder aus Notizen ein Protokoll erstellen lässt, muss den Datenschutz beachten, nimmt aber nichts auf.
Aus: Protokolle mit KI erstellen: Mitschrift oder Mitschnitt nach § 201 StGB
Reicht es, wenn die Sitzungsleitung der Aufnahme zustimmt?
Nein. Geschützt ist das Wort jedes Sprechenden. Ruth (AI) zeichnet deshalb erst auf und schreibt erst mit, wenn alle Teilnehmenden zugestimmt haben; widerspricht jemand, endet die Aufnahme für die ganze Besprechung.
Aus: Protokolle mit KI erstellen: Mitschrift oder Mitschnitt nach § 201 StGB
Ersetzt die Zustimmung nach § 201 StGB die Information nach Art. 13 DSGVO?
Nein. Das Einverständnis nimmt der Aufnahme die Strafbarkeit. Die Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO besteht daneben, zum Zeitpunkt der Erhebung, und verlangt unter anderem Zweck, Rechtsgrundlage, Empfänger und Speicherdauer.
Aus: Protokolle mit KI erstellen: Mitschrift oder Mitschnitt nach § 201 StGB
Wertet die Stelle aus, wer wie viel gesprochen hat?
Nein. In der Akte von Ruth (AI) steht keine Auswertung von Redeanteilen, Stimmung oder Anwesenheitszeiten je Teilnehmer. Festgehalten werden Beschlüsse, Aufgaben, Zuständige und Fristen, nicht der Wortlaut der Diskussion.
Aus: Protokolle mit KI erstellen: Mitschrift oder Mitschnitt nach § 201 StGB
Verschickt die Stelle Angebote an Kunden?
Nein. Sie legt den Entwurf als PDF im Vorgang ab und meldet ihn mit Vorgangsnummer und Link im Kanal. Freigegeben, unterschrieben und aus Outlook versendet wird vom Innendienst.
Aus: Angebote mit KI erstellen: Entwurf durch die Stelle, Freigabe durch den Menschen
Darf die Stelle Rabatte gewähren?
Nur innerhalb der hinterlegten Staffel und der Konditionen einer bestehenden Rahmenvereinbarung. Ein Rabatt oberhalb der Staffel ist eine Weisungsgrenze: Nora (AI) legt vor, entschieden wird im Innendienst.
Aus: Angebote mit KI erstellen: Entwurf durch die Stelle, Freigabe durch den Menschen
Was passiert, wenn der gewünschte Liefertermin nicht zu halten ist?
Die Stelle prüft den Termin gegen die Verfügbarkeit im CRM und vermerkt die Abweichung im Entwurf. Ob und wie der Termin zugesagt wird, entscheidet der Mensch, der das Angebot freigibt.
Aus: Angebote mit KI erstellen: Entwurf durch die Stelle, Freigabe durch den Menschen
Sieht die Stelle die Kalkulation der Geschäftsführung?
Nein. In der Akte von Nora (AI) ist der Zugriff auf die Kalkulationsblätter der Geschäftsführung ausgeschlossen, ebenso auf Personal-, Lohn- und Bewerberdaten. Sie arbeitet mit Leistungsverzeichnis, Staffel und hinterlegten Rahmenvereinbarungen.
Aus: Angebote mit KI erstellen: Entwurf durch die Stelle, Freigabe durch den Menschen
Muss der Telefonassistent ansagen, dass eine KI spricht?
Ja. Nach Art. 50 Abs. 1 KI-VO müssen Menschen informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren, außer es ist offensichtlich. Nach Abs. 5 kommt die Information spätestens bei der ersten Interaktion. Am Telefon heißt das: am Anfang des Gesprächs, in der Ansage. Die Pflicht gilt seit dem 2. August 2026.
Darf der Assistent Gespräche aufzeichnen?
Nur mit Einverständnis des Anrufenden. Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort ohne Einverständnis auf einen Tonträger aufnimmt, macht sich nach § 201 Abs. 1 Nr. 1 StGB strafbar. Bei Birte (AI) gibt es keine Gesprächsaufzeichnungen; protokolliert werden Anliegen, vergebener Termin und Uhrzeit, die Rufnummer des Anrufenden nicht.
Kann der Anrufende einen bestätigten Termin über den Assistenten absagen?
Den Wunsch nimmt Birte (AI) auf und legt ihn auf die Karte; im Kanal erscheint ein Hinweis. Einen Termin sagt sie nicht ab und verschiebt keinen von sich aus. Das gibt der Geschäftsführer auf der Karte frei, nach Rücksprache mit dem Kunden; danach ist der Eintrag geändert, und die Bestätigung geht per Mail an den Anrufer.
Was passiert, wenn ein Anrufer eine Datenpanne meldet?
Birte (AI) nimmt keine Einzelheiten auf und stellt sofort an den Geschäftsführer durch. Nach Art. 33 DSGVO ist eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden an die Aufsichtsbehörde zu melden, es sei denn, die Verletzung führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen.
Arbeitet die Stelle mit dem DATEV-Zugang einer Sachbearbeiterin?
Nein. Sie bekommt ein eigenes Dienstkonto mit den Rechten, die ihr Vorgang braucht. So bleibt im Protokoll zuordenbar, was die Stelle getan hat, und ihre Rechte hängen nicht an einer Person.
Kann eine Stelle in DATEV Zahlungen auslösen?
Nein. Jonas (AI) kontiert vor und legt zur Freigabe auf der Karte vor, einen Zahlungslauf stößt er nie an. Bei Lena (AI) liegen Zahlungsverkehr und Freigabe außerhalb ihres Zugriffs; sie hat Leserecht auf die offenen Posten.
Wer ist Verantwortlicher, wenn die Kanzlei eine Stelle einsetzt?
Die Kanzlei. Für ihre eigene Buchhaltung ist sie es wie jedes Unternehmen. Verarbeitet eine Stelle Daten von Mandanten, gilt § 11 Abs. 2 StBerG: Steuerberater verarbeiten diese Daten weisungsfrei und sind für sämtliche personenbezogenen Daten ihrer Mandanten Verantwortliche nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Wir sind in beiden Fällen Auftragsverarbeiter; Mandantendaten verarbeiten wir in der Datenklasse „sensibel“.
Arbeitet die Stammdatenpflege auch in DATEV?
Laut Akte arbeitet Hanna (AI) in CRM und ERP, DATEV steht dort nicht. Führt ein Haus seine Stammdaten in DATEV, gehört diese Anbindung erst in ihre Akte, bevor sie dort arbeitet.
Sieht Copilot mehr als der Mensch, der Copilot nutzt?
Nach Angaben von Microsoft nicht. Copilot zeigt nur Unternehmensdaten an, für die der einzelne Benutzer mindestens Anzeigeberechtigungen hat. Microsoft weist deshalb darauf hin, die Berechtigungsmodelle etwa in SharePoint sauber zu setzen.
Kann man mit Microsoft-Mitteln auch einen eigenen Agenten bauen?
Ja. Microsoft beschreibt Copilot Studio als Low-Code-Umgebung zum Erstellen von Agenten und Workflows, die mit Daten und Systemen der Organisation verbunden werden; einigen Agenten kann ein eigenes Konto zugewiesen werden. Ob daraus eine Stelle im Sinne dieser Seite wird, entscheidet die Akte: Vorgesetzter, Weisungsgrenzen, Ausschlüsse und Protokoll.
Gilt die Pflicht zur KI-Kompetenz für beides?
Ja. Seit dem 2. Februar 2025 gilt Art. 4 KI-VO; seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 vom Juli 2026 verlangt er Maßnahmen, die die KI-Kompetenz fördern, kein garantiertes Niveau je Person. Das betrifft die Beschäftigten, die Copilot nutzen, ebenso wie die, die mit einer Stelle arbeiten.
Muss der Betriebsrat bei Copilot beteiligt werden?
Das ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu prüfen, wie bei jeder technischen Einrichtung, die geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Für jede Stelle steht die Einschätzung in ihrer Akte.
Brauchen wir für jedes KI-Werkzeug eine eigene Betriebsvereinbarung?
Nein. Üblich ist eine Rahmenvereinbarung für alle KI-Systeme mit einer Anlage je System, in der Zweck, Datenquellen, Protokolle und Aufbewahrungsfristen stehen.
Reicht eine bestehende IT-Rahmenvereinbarung aus?
Meistens nicht. Ältere Vereinbarungen regeln Zugriffsrechte und Protokolle, sagen aber nichts über Systeme, die Vorschläge erzeugen, Texte formulieren oder Fälle priorisieren.
Darf der Arbeitgeber Protokolldaten auswerten?
Nur nach dem, was in der Vereinbarung steht. Üblich ist ein Auswertungsverbot zur Leistungskontrolle mit eng gefassten Ausnahmen bei konkretem Verdacht, unter Beteiligung des Betriebsrats und schriftlich dokumentiert.
Was ist mit einem Update, das dem System neue Fähigkeiten gibt?
Regeln Sie, dass der Betriebsrat vor der Aktivierung neuer Funktionen informiert wird und dass die Anlage fortgeschrieben wird. Ohne diese Regel wird alle paar Monate neu verhandelt.
Wie lange dauert so eine Verhandlung?
Bei vorbereitetem Entwurf und einem Gremium, das die Systeme kennt, sind drei bis vier Sitzungen realistisch. Am längsten dauert ein Punkt: die Ausnahmen vom Auswertungsverbot.
Kosten
Warum steht auf dieser Seite keine Zahl?
Weil jede Stelle andere Mengen und andere Systeme hat und eine Zahl ohne Mengengerüst nichts aussagt. Nach dem Erstgespräch über Vorgangszahlen und Schnittstellen bekommen Sie ein Angebot, getrennt nach einmaliger Einrichtung und monatlichem Abo je Stelle.
Was treibt die Kosten am stärksten?
Die Ausnahmen. Ein Vorgang mit vielen Sonderregeln je Kunde kostet ein Vielfaches, weil jede Sonderregel beschrieben und danach geprüft werden muss; der zweite große Posten ist eine Altanwendung ohne dokumentierte Schnittstelle.
Sinken die Kosten, weil Modelle billiger werden?
Der Preis je Token sinkt seit Jahren, der Verbrauch steigt aber, weil Agenten mehr Kontext lesen und mehr Zwischenschritte gehen. Planbar wird der Posten erst, wenn die Mengen bekannt sind.
Was kostet die Sache intern?
Der Vorgesetzte gibt in der Assistenz jeden Fall frei, ab der Stichprobe prüft er einen Teil nach; wie viel Zeit das kostet, weist der Monatsbericht aus. Dazu kommen die Zugänge durch Ihre IT und die Abstimmung mit dem Betriebsrat.
Was passiert mit den Kosten, wenn der Agent nichts taugt?
Endet die Stelle, endet ihr Abo zur Frist aus dem Vertrag. Es bleibt der einmalige Aufwand für die Einrichtung; Akte und Unterlagen bleiben bei Ihnen, ebenso Ihre Regeln und Ihre Konfiguration.
Systeme
Braucht der Agent einen eigenen DATEV-Zugang?
Ja. Angelegt wird ein eigenes Dienstkonto, nicht der Zugang einer Sachbearbeiterin oder eines Sachbearbeiters. Die Rechte werden auf die Belegarten und Mandanten begrenzt, die die jeweilige Stelle bearbeitet.
Aus: DATEV
Verlässt ein Beleg DATEV?
Ja, soweit die Stelle ihn braucht; der Connector gibt nur die freigegebenen Felder weiter. Gespeichert wird der Vorgang in Deutschland, in unserer Cloud oder bei Ihnen im Haus, zur Bearbeitung geht er zusätzlich an den KI-Anbieter. Sensible Daten gehen nur an einen Endpunkt in der EU, der nichts speichert. In Teams oder Slack erscheint nur ein Hinweis mit Vorgangsnummer und Link.
Aus: DATEV
Bekommt der Agent den Zugang eines Sachbearbeiters?
Nein. Angelegt wird ein eigener technischer Benutzer mit eigener Kennung und eigener Rolle. Ein Dialogbenutzer eines Menschen wird nicht verwendet, weil sonst Protokolle nicht mehr zuordenbar wären.
Aus: SAP
Ist SAP_ALL nötig?
Nein. Die Rolle wird aus den Berechtigungsobjekten zusammengesetzt, die der Vorgang tatsächlich braucht. Weitreichende Sammelprofile werden ausgeschlossen und in der Akte als ausgeschlossen festgehalten.
Aus: SAP
Entsteht durch die Anbindung ein weiterer Auftragsverarbeiter?
Läuft SAP im eigenen Haus oder beim bestehenden Hoster, ändert die Anbindung daran nichts. Hinzu kommen wir als Auftragsverarbeiter, mit Vertrag nach Art. 28 DSGVO und TOM-Anlage. In der Cloud kommen unsere Unterauftragnehmer dazu, darunter der KI-Anbieter; sie stehen in der Liste der Unterauftragnehmer. Im Hybrid läuft die KI über Ihr eigenes Konto beim KI-Anbieter.
Aus: SAP
Kann der Agent eine Bestellung auslösen?
Nein. Bestellanlage, Freigabe und Zahlungslauf sind von der Rolle ausgenommen. Jonas legt vor, gebucht und freigegeben wird von einem Menschen.
Aus: SAP
Bekommt der Agent das Konto eines Mitarbeiters?
Nein. Angelegt wird ein eigenes Dienstkonto im Tenant, mit eigenem Anzeigenamen und eigener Kennung. Damit bleiben Protokolle zuordenbar, und beim Ausscheiden einer Person wandern keine Rechte mit.
Aus: Microsoft 365
Liest der Agent alle Postfächer im Tenant?
Nein. Der Zugriff wird auf die freigegebenen Postfächer begrenzt, in Exchange Online über eine Zugriffsrichtlinie für die Anwendung. Persönliche Postfächer von Beschäftigten bleiben außen vor.
Aus: Microsoft 365
Sehen die Kollegen im Kanal, dass es eine KI ist?
Ja. Der Anzeigename trägt das Kürzel (AI), Teams zeigt den Bot zusätzlich als App. Am ersten Einsatztag stellt der Vorgesetzte die Stelle im Kanal vor; wem sie vorlegt und was sie nicht entscheidet, steht in ihrer Akte.
Aus: Microsoft 365
Wo werden die Daten verarbeitet?
Ihre Postfächer und Ablagen bleiben, wo Ihr Tenant sie speichert; das lesen wir beim Einrichten aus und halten es in der Akte fest. Was die Stelle daraus bearbeitet, liegt in Deutschland, in unserer Cloud oder bei Ihnen im Haus. Zur Bearbeitung geht es zusätzlich an den KI-Anbieter, sensible Daten nur an einen Endpunkt in der EU, der nichts speichert.
Aus: Microsoft 365
Muss der Betriebsrat beteiligt werden?
Ja, vor dem Start mit echten Daten, bei jeder Stelle und auch im Schattenbetrieb. Die Einschätzung zu § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG steht in jeder Akte; eine Vorlage für die Betriebsvereinbarung liefern wir mit.
Aus: Microsoft 365
Muss Lexware dafür umgestellt werden?
Nein. Der Betrieb behält seinen Kontenrahmen und seine Belegarten. Hinzu kommt ein Austauschverzeichnis und ein fester Exportlauf, meist nächtlich.
Aus: Lexware
Bucht der Agent direkt in Lexware?
Nein. Jonas legt den Buchungsvorschlag als Stapel im Austauschverzeichnis ab. Eingelesen und gebucht wird von der Buchhaltung, damit die Verantwortung für die Buchung im Haus bleibt.
Aus: Lexware
SKR03 oder SKR04, spielt das eine Rolle?
Ja. Der Kontenrahmen wird in der Aufnahme festgehalten, weil die Vorkontierung darauf aufsetzt. Ein Wechsel des Kontenrahmens wird wie eine Anpassung der Stelle behandelt. Die Akte wird nachgezogen, die Stelle läuft erst wieder durch ihre Testfälle und wird neu eingearbeitet.
Aus: Lexware
Wie sicher ist der Dateiweg?
Das Austauschverzeichnis liegt auf einer verschlüsselten Freigabe, der Zugriff ist auf das Dienstkonto der Stelle begrenzt und wird protokolliert. Übertragen wird über eine verschlüsselte Verbindung. Die Maßnahmen stehen in der Anlage zum Vertrag nach Art. 28 DSGVO.
Aus: Lexware
Sieht der Agent unsere Passwörter?
Nein. Die Zugangsdaten liegen im Schlüsseltresor und werden zur Laufzeit an die Verbindung übergeben. Im Klartext erscheinen sie weder in der Verarbeitung noch im Protokoll, und gespeichert werden sie außerhalb des Tresors nicht.
Aus: sFTP und Portale
Kann der Agent ein Angebot im Vergabeportal einreichen?
Nein. Piet liest die Unterlagen, zieht Fristen und Eignungsnachweise heraus und legt den Treffer im CRM ab. Hochgeladen und signiert wird von einem Menschen, das steht als Weisungsgrenze in der Akte.
Aus: sFTP und Portale
Was passiert, wenn ein Portal seine Oberfläche ändert?
Der Abruf bricht ab, und der Vorgang geht an einen Menschen, statt auf gut Glück weiterzulaufen. Die Anpassung läuft wie eine Nachschulung, mit Aufnahme der Änderung, Anpassung des Connectors und erneutem Lauf durch die Testfälle.
Aus: sFTP und Portale
Braucht jede Stelle eine eigene Kennung im Portal?
Ja, soweit das Portal mehrere Kennungen zulässt. Ein geteilter Abteilungszugang wird nicht verwendet, weil sonst die Protokolle des Portals nicht mehr zuordenbar sind. Lässt ein Portal nur eine Kennung zu, wird das in der Akte als Einschränkung festgehalten.
Aus: sFTP und Portale
Branchen
Darf ein KI-Agent Mandantendaten verarbeiten?
Ja. Wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, in der Datenklasse „sensibel“. Die Verschwiegenheitspflicht aus § 57 StBerG und der Straftatbestand aus § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB treffen die Kanzlei als Betreiberin, nicht das KI-System selbst; die Verpflichtung zur Verschwiegenheit nach § 62a StBerG ist Teil unseres Vertrags. Die Akte trägt den Zugriff auf Mandantendaten, den Verarbeitungsort und die Weisungsgrenze, ab der eine Rückfrage an die zuständige Berufsträgerin oder den zuständigen Berufsträger geht.
Aus: Steuerberatung
Ersetzt ein Agent die Steuerberaterin oder den Steuerberater?
Nein. Die Stellen im Fertigungsprogramm übernehmen Vorbereitung und Sachbearbeitung, etwa Rechnungseingang, Mahnwesen oder Stammdatenpflege. Die Prüfung und Freigabe bleibt bei der Berufsträgerin oder dem Berufsträger, das steht in den Weisungsgrenzen jeder Akte.
Aus: Steuerberatung
Funktioniert das auch mit einer Handwerkersoftware statt mit DATEV?
Ja. Angebunden wird das System, das im Betrieb läuft, über einen Connector. Bei Handwerkersoftware führt der Weg meist über den Belegexport und die vorhandene DATEV-Schnittstelle zum Steuerbüro, bei kleineren Betrieben über Lexware. Welche Dateien dabei fließen, steht in der Akte der jeweiligen Stelle.
Aus: Handwerk
Schreibt der Agent einen Nachtrag selbst?
Nein. Nora nimmt die Anordnung von der Baustelle als Vorgang auf, ordnet sie dem Auftrag zu und legt einen Entwurf vor. Ob eine Anordnung nach § 650b BGB vorliegt und wie sich die Vergütung nach § 650c BGB bemisst, entscheidet die Bauleitung.
Aus: Handwerk
Darf der Agent eine Rechnung an den Kunden verschicken?
Nein. Entwürfe werden vorgelegt; versendet wird erst nach Freigabe auf der Karte, für genau diesen Entwurf. Das steht als Weisungsgrenze in jeder Akte, die Ausgangsdokumente berührt.
Aus: Handwerk
Wie lange dauert die Einrichtung im Handwerksbetrieb?
Das hängt an Vorgang und Systemen; nach dem Erstgespräch melden wir uns mit einem Termin. Danach folgt die Einarbeitung in fünf Stufen je Tätigkeitsart, an Ihren Angeboten und Belegen. Den Aufstieg in die nächste Stufe entscheidet ein Mensch anhand der Kennzahlen.
Aus: Handwerk
Sind Lieferantendaten überhaupt personenbezogen?
Die Firmierung einer GmbH ist es nicht. Ansprechpartner, Durchwahlen, persönliche Postfächer und unterschriebene Lieferscheine sind es. Deshalb wird in der Akte nach Datenarten getrennt und nicht nach Datensatz.
Aus: Produktion
Muss für jeden Dienstleister in der Kette ein eigener Vertrag geschlossen werden?
Für jede Stufe, die personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, ja. Art. 28 Abs. 2 DSGVO verlangt für Unterauftragsverarbeiter eine vorherige gesonderte oder allgemeine schriftliche Genehmigung. Art. 28 Abs. 4 DSGVO verlangt, dass dem Unterauftragsverarbeiter dieselben Pflichten auferlegt werden.
Aus: Produktion
Greift der Agent in SAP schreibend zu?
Nur dort, wo die Akte es vorsieht, etwa beim Vorkontieren; ein Mensch gibt frei. Bestellungen, Freigaben und Zahlläufe bleiben ausgeschlossen. Der technische Benutzer bekommt dafür eine eigene Rolle mit den nötigen Berechtigungsobjekten.
Aus: Produktion
Was passiert bei einer Reklamation?
Hanna erkennt den betroffenen Lieferantensatz und hängt Beleg und Historie an. Die Reklamation selbst ist ein Vorgang mit Frist und geht an die Qualitätssicherung. Fristgebundene Erklärungen gibt keine Stelle ab.
Aus: Produktion
Welches Recht gilt für die Verarbeitung von Schülerdaten?
Neben der DSGVO gilt das Schulgesetz des Landes, in dem die Schule liegt, dazu die auf seiner Grundlage erlassenen Verordnungen zur Verarbeitung von Schülerdaten. Die Regelungen unterscheiden sich von Land zu Land, auch bei der Frage, welche Systeme zulässig sind. Welche Fassung gilt, wird in der Aufnahme geklärt und in der Akte festgehalten.
Aus: Bildung
Darf ein Agent Gesundheitsangaben von Schülern lesen?
Auswerten darf sie keine Stelle. Angaben zu Erkrankungen, Förderbedarf, Attesten und Medikation sind besondere Kategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO. Aus Fachsystemen und Ablagen gibt der Connector sie nicht weiter, technisch und nicht nur organisatorisch. Steht eine Gesundheitsangabe in einer Mail, wertet die Stelle sie nicht aus und gibt den Vorgang an die zuständige Person im Haus; das steht dort als Weisungsgrenze. Das Postfach mit Elternpost gilt deshalb als sensible Datenquelle.
Aus: Bildung
Wer willigt bei Minderjährigen wirksam ein?
Art. 8 DSGVO regelt die Altersgrenze von 16 Jahren ausdrücklich nur für Dienste der Informationsgesellschaft, die einem Kind direkt angeboten werden. Außerhalb dieses Anwendungsbereichs richtet sich die Wirksamkeit nach der Einsichtsfähigkeit, und die Aufsichtsbehörden verlangen bei jüngeren Schülern die Einwilligung der Erziehungsberechtigten. Schulrechtliche Regelungen des Landes gehen vor.
Aus: Bildung
Darf eine Konferenz mitgeschnitten werden?
Nur nach Ansage und Zustimmung aller Teilnehmenden. § 201 Abs. 1 Nr. 1 StGB stellt die Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes auf einen Tonträger ohne Einverständnis unter Strafe. Ruth sagt zu Beginn an, dass sie eine KI ist, zeichnet erst nach der Zustimmung aller auf und beendet die Aufnahme für die gesamte Sitzung, sobald jemand widerspricht.
Aus: Bildung
Braucht eine Schule einen Datenschutzbeauftragten?
Öffentliche Stellen benennen nach Art. 37 Abs. 1 lit. a DSGVO in jedem Fall einen Datenschutzbeauftragten, die Zuständigkeit ergibt sich aus dem Landesrecht. Bei privaten Bildungsträgern greift zusätzlich § 38 BDSG, der ab 20 ständig mit automatisierter Verarbeitung beschäftigten Personen eine Benennung verlangt.
Aus: Bildung
Darf ein Agent eine Rezeptanfrage bearbeiten?
Die Stelle nimmt sie auf, ordnet sie anhand der Stammdaten der Patientin oder dem Patienten zu und legt sie der Ärztin oder dem Arzt im Dashboard zur Entscheidung vor. Die Stelle prüft nicht, ob ein Rezept ausgestellt werden darf, und stellt keines aus. Die Entscheidung über eine Verordnung ist ärztliche Tätigkeit.
Aus: Gesundheit
Darf der Agent die Dringlichkeit eines Anliegens bewerten?
Nein. Eine Einschätzung der medizinischen Dringlichkeit ist Triage und wird von keiner Stelle übernommen. Schreibt jemand von akuten Beschwerden, legt die Stelle den Vorgang ohne Bewertung sofort der Praxis vor.
Aus: Gesundheit
Wie verträgt sich die Schweigepflicht mit einem externen Anbieter?
§ 203 Abs. 3 StGB lässt das Offenbaren gegenüber mitwirkenden Personen zu, soweit es für deren Tätigkeit erforderlich ist, und verlangt, dass diese zur Geheimhaltung verpflichtet werden. Nach § 203 Abs. 4 StGB macht sich die mitwirkende Person selbst strafbar, wenn sie das Geheimnis offenbart. Die Verpflichtung zur Verschwiegenheit ist Teil unseres Vertrags und liegt der Auftragsverarbeitung bei.
Aus: Gesundheit
Welche Daten sind für die Stelle ausgeschlossen?
In der Akte von Anton sind Ablagen mit Befunden, Diagnosen, Laborwerten, Medikation und Pflegedokumentation technisch ausgeschlossen, nicht nur organisatorisch. Aus Ihren Fachsystemen gibt der Connector diese Daten keiner Stelle weiter. Was Patientinnen und Patienten selbst in eine Mail schreiben, regelt die Akte von Timo. Vorgänge mit Gesundheitsangaben bearbeitet er nicht weiter; sie gehen an die zuständige Person im Haus. Kann das Postfach Gesundheitsangaben enthalten, gilt es als sensible Datenquelle.
Aus: Gesundheit
Gilt das auch für Pflegeeinrichtungen?
Ja. § 203 Abs. 1 StGB erfasst neben Ärzten auch Angehörige anderer Heilberufe mit staatlich geregelter Ausbildung, dazu zählen Pflegefachkräfte. Für die Einrichtung gelten deshalb dieselbe Verpflichtung zur Verschwiegenheit und dieselbe Datenklasse „sensibel“; Befunde und Pflegedokumentation gibt der Connector auch dort nicht weiter.
Aus: Gesundheit
Wird die Stelle zum Unterauftragsverarbeiter meiner Kunden?
Ja, genauer gesagt werden wir es, sobald die Stelle personenbezogene Daten verarbeitet, die Sie im Auftrag Ihrer Kunden halten; in der Cloud für die Inhalte, im Hybrid für Benutzerdaten und Fernwartung. Unsere eigenen Unterauftragnehmer stehen in der Liste der Unterauftragnehmer. Art. 28 Abs. 2 DSGVO verlangt dafür eine vorherige gesonderte oder allgemeine schriftliche Genehmigung des Kunden. Bei allgemeiner Genehmigung ist über die beabsichtigte Änderung zu informieren, der Kunde kann widersprechen.
Aus: Dienstleister
Muss ich meine Kunden aktiv informieren?
Sie müssen die Genehmigungslage aus Art. 28 Abs. 2 DSGVO einhalten und Ihr Verzeichnis nach Art. 30 Abs. 2 DSGVO fortschreiben. Für die Informationspflicht nach Art. 13 und 14 DSGVO ist der Kunde als Verantwortlicher zuständig, er braucht dafür Angaben von Ihnen. Wir liefern zur Stelle ein Datenblatt mit Datenarten, Verarbeitungsort, Löschfristen und technischen Maßnahmen.
Aus: Dienstleister
Darf der Agent Kunden anschreiben oder anrufen?
Nein. Kai recherchiert, prüft im Handelsregister nach und legt Treffer mit Quelle und Abrufdatum im CRM ab. Die Erstansprache bleibt beim Vertrieb, weil § 7 UWG für Werbung ohne Einwilligung enge Grenzen setzt.
Aus: Dienstleister
Was gilt bei Kanzleien zusätzlich?
Für Rechtsanwälte regelt § 43e BRAO die Inanspruchnahme von Dienstleistungen, einschließlich der Verpflichtung zur Verschwiegenheit in Textform. Für Steuerberater gelten § 57 StBerG und § 203 StGB, für die Inanspruchnahme von Dienstleistungen § 62a StBerG. Die Verpflichtung zur Verschwiegenheit ist Teil unseres Vertrags und liegt vor dem ersten Zugriff vor. Mandantendaten laufen in der Datenklasse „sensibel“.
Aus: Dienstleister
Kann eine Stelle für mehrere Kunden gleichzeitig arbeiten?
Sie arbeitet in Ihrem Betrieb und sieht nur, was der Connector freigibt. Eine Trennung nach Ihren Kunden bilden wir über die Rechte im Connector und getrennte Wissensbereiche ab und halten sie in der Akte fest.
Aus: Dienstleister