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Kurz gesagt: Ein Protokoll aus Notizen, Chatverlauf oder einer Mitschrift ist datenschutzrechtlich regelbar. Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort auf einen Tonträger aufnimmt, braucht dafür das Einverständnis der Sprechenden; ein Mitschnitt ohne Einverständnis ist nach § 201 Abs. 1 Nr. 1 StGB strafbar. Im Betrieb mit Betriebsrat gilt § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Ohne Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung setzen wir dort keine Stelle ein, auch nicht für Teams-Besprechungen wie bei Ruth (AI).
Ein Protokoll hält fest, was beschlossen wurde und wer was bis wann erledigt. Ob dafür KI eingesetzt werden darf, hängt weniger am Protokoll als an seiner Quelle. Text als Quelle ist eine Frage des Datenschutzes. Eine Tonaufnahme des gesprochenen Wortes ist zusätzlich eine Frage des Strafrechts.
Mitschrift oder Mitschnitt
Die beiden Wörter werden oft vermischt. Eine Mitschrift ist Text: Jemand schreibt auf, was gesagt wird, oder ein System ordnet vorhandenen Text zu einem Protokoll. Ein Mitschnitt ist eine Aufnahme: Das gesprochene Wort wird auf einem Tonträger gespeichert, auch wenn daraus später Text wird.
| Quelle des Protokolls | Was entsteht | § 201 StGB | Datenschutz |
|---|---|---|---|
| Notizen der Sitzungsleitung, von einer KI zum Protokoll geordnet | Text | nicht berührt | Rechtsgrundlage, Information, Auftragsverarbeitung |
| Chatverlauf und Sitzungsunterlagen | Text | nicht berührt | wie oben |
| Mitschrift eines Menschen während der Sitzung | Text | nicht berührt | wie oben |
| Tonaufnahme der Sitzung, später in Text übertragen | Audiodatei, dann Text | Aufnahme auf einen Tonträger, nur mit Einverständnis | wie oben, dazu Löschfrist für die Audiodatei |
| Spracherkennung mit Audiospur während der Sitzung | Audiospur und Text | Aufnahme auf einen Tonträger, nur mit Einverständnis | wie oben, dazu Löschfrist für die Audiospur |
Ruth (AI) nimmt auf Einladung an Teams-Besprechungen teil und erstellt das Protokoll aus der Aufnahme. An dieser Aufnahme hängt § 201 StGB. Deshalb sagt Ruth (AI) zu Beginn an, dass sie eine KI ist, und zeichnet erst auf und schreibt erst mit, wenn alle Teilnehmenden zugestimmt haben. Die Aufnahme wird nach Ihrer Frist gelöscht, über alle Kopien; der Löschzeitpunkt wird festgehalten.
§ 201 StGB genau
§ 201 Abs. 1 StGB bestraft mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder mit Geldstrafe, wer unbefugt
- das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt oder
- eine so hergestellte Aufnahme gebraucht oder einem Dritten zugänglich macht.
Der Versuch ist strafbar (Abs. 4). Für Amtsträger und für den öffentlichen Dienst besonders Verpflichtete steigt der Rahmen auf bis zu fünf Jahre (Abs. 3). Abs. 2 Nr. 1 erfasst daneben das Abhören des nicht zur eigenen Kenntnis bestimmten Wortes mit einem Abhörgerät.
Für eine Sitzung heißen die Merkmale:
| Merkmal | Bedeutung in der Sitzung |
|---|---|
| nichtöffentlich gesprochenes Wort | was in einer internen Runde gesagt wird, die nicht an die Allgemeinheit gerichtet ist; eine Teams-Sitzung der Produktion gehört dazu |
| eines anderen | jedes Wort jedes Sprechenden, außer dem eigenen |
| auf einen Tonträger | jede Speicherung des Tons, auch eine digitale Audiospur |
| unbefugt | ohne Einverständnis der Sprechenden und ohne besonderen Rechtfertigungsgrund; die Zustimmung der Sitzungsleitung allein genügt nicht |
| gebraucht oder zugänglich macht | Verwendung und Weitergabe der Aufnahme |
Die letzte Zeile ist der Grund, warum das Einverständnis den Zweck umfassen sollte. Wer der Aufnahme für das Protokoll zustimmt, stimmt nicht jeder anderen Verwendung zu. Bei Ruth (AI) dient die Aufnahme nur dem Protokoll; gelöscht wird sie nach Ihrer Frist, über alle Kopien, und der Löschzeitpunkt wird festgehalten.
Information der Teilnehmenden (Art. 13 DSGVO)
Das Gesprochene wird bei den Teilnehmenden selbst erhoben. Nach Art. 13 DSGVO sind sie zum Zeitpunkt der Erhebung zu informieren. Das gilt unabhängig vom Einverständnis nach § 201 StGB, das nur die Strafbarkeit betrifft.
| Angabe nach Art. 13 | Beispiel für ein KI-Protokoll |
|---|---|
| Verantwortlicher und Kontakt, gegebenenfalls Datenschutzbeauftragter | das Haus, das die Sitzung abhält |
| Zweck und Rechtsgrundlage | Protokoll über Beschlüsse, Aufgaben und Fristen; Rechtsgrundlage nach Lage im Haus |
| Empfänger | Auftragsverarbeiter, der die Stelle bereitstellt; Verteiler des Protokolls |
| Speicherdauer | Aufnahme und Protokoll nach den Fristen des Hauses |
| Rechte | Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, gegebenenfalls Widerspruch; bei Einwilligung deren Widerruf; Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde |
Praktisch gehört die Information in die Einladung, und die Ansage zu Beginn verweist darauf. Der Mustertext für die Ansage liegt der Akte von Ruth (AI) bei, ebenso Vertrag und TOM-Anlage zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Welche Rechtsgrundlage die Verarbeitung von Beschäftigtendaten trägt, steht unter KI und Beschäftigtendaten.
Dazu kommt Art. 50 Abs. 1 KI-VO: Die Teilnehmenden müssen erfahren, dass sie mit einem KI-System zu tun haben. Ruth (AI) tritt der Besprechung auf Einladung mit einem eigenen Teams-Account mit sichtbarem Kürzel bei und sagt zu Beginn an, dass sie eine KI ist. Mehr dazu unter KI-Kennzeichnungspflicht.
Betriebsrat und Personalrat
Eine Aufnahme mit Spracherkennung in Teams ist eine technische Einrichtung, die geeignet ist, Verhalten und Leistung zu überwachen; so steht es in der Akte von Ruth (AI). Sie hält auch fest, dass § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hier ohne Diskussion greift; so ordnet es auch der Betriebsrat-Check ein. Bei Kunden mit Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung setzen wir keine Stelle ohne Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung ein, auch nicht für Teams-Besprechungen wie bei Ruth (AI); eine Vorlage dafür liefern wir mit. Im öffentlichen Dienst tritt an die Stelle des BetrVG das Personalvertretungsrecht des jeweiligen Landes, die Beteiligung läuft dort über den Personalrat.
Was für Protokolle in die Vereinbarung gehört, lässt sich an der Akte ablesen:
| Regelungspunkt | Stand in der Akte von Ruth (AI) |
|---|---|
| Teilnahme | nur auf Einladung; Anweisungen nur von geprüften Teilnehmenden aus Ihrem Mandanten, nicht von Gästen |
| Zustimmung | ohne Zustimmung aller Teilnehmenden keine Aufnahme und keine Mitschrift, § 201 StGB |
| Sitzungsarten | Personalgespräche, Bewerbergespräche und Betriebsratssitzungen grundsätzlich nicht |
| Widerspruch | widerspricht jemand, endet die Aufnahme für die ganze Besprechung |
| Auswertung | keine Auswertung von Redeanteilen, Stimmung oder Anwesenheitszeiten je Teilnehmer |
| Sensible Inhalte | nur, wenn die Datenklasse der Besprechung es zulässt |
| Löschung | Aufnahme nach Ihrer Frist, über alle Kopien, Löschzeitpunkt festgehalten |
| Verteilung | kein Protokoll ohne Freigabe der Sitzungsleitung auf der Karte |
Eine Auswertung der Stimmung aus Stimme oder Bild wäre mehr als ein Mitbestimmungsthema. Emotionserkennung am Arbeitsplatz ist nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. f KI-VO verboten, außer aus medizinischen Gründen oder Sicherheitsgründen; die Abgrenzung steht unter Emotionserkennung am Arbeitsplatz. Den Aufbau einer Vereinbarung beschreibt KI-Betriebsvereinbarung: was hineingehört, die Frage nach einer Folgenabschätzung DSFA für KI.
So sieht es als Stelle aus
Ruth (AI), AM-006, arbeitet in der Verwaltung und berichtet an die Leitung Verwaltung. Eingeladen wird sie zur Teams-Besprechung oder per Direktnachricht der Sitzungsleitung, nur aus Ihrem Mandanten. Den Entwurf legt sie der Sitzungsleitung im Dashboard vor; verschickt wird das Protokoll erst nach deren Freigabe auf der Karte, und in Teams erscheint nur ein Hinweis mit Vorgangsnummer. Ihre Inhalte liegen in Deutschland: in unserer Cloud oder bei Ihnen im Haus. Zur Bearbeitung gehen sie zusätzlich an den KI-Anbieter, sensible Daten nur an einen Endpunkt in der EU, der nichts speichert. Die Spracherkennung läuft in der EU oder lokal.
So sieht ein Arbeitstag aus, nach der Akte AM-006:
- 09:00 Produktionsrunde in Teams, sieben Teilnehmende. Ruth (AI) tritt auf Einladung bei und sagt an, dass sie eine KI ist.
- 09:01 Alle sieben stimmen der Aufnahme zu. Ruth (AI) hält die Zustimmung fest, § 201 StGB.
- 09:31 Die Runde kommt auf die Fehlzeiten eines Beschäftigten. Ruth (AI) unterbricht die Aufnahme und vermerkt im Entwurf nur, dass der Punkt nicht protokolliert ist.
- 09:50 Redeanteile und Stimmung wertet Ruth (AI) nicht aus.
- 10:05 Der Entwurf liegt im Dashboard bei der Sitzungsleitung. Verschickt wird das Protokoll erst nach ihrer Freigabe auf der Karte.
Personalakten und Lohndaten sind für sie gesperrt; sensible Inhalte verarbeitet sie nur, wenn die Datenklasse der Besprechung es zulässt. Ohne Zustimmung aller Teilnehmenden gibt es keine Aufnahme und keine Mitschrift. Aufnahme und Protokoll werden nicht für das Training von Modellen verwendet. Protokollführung ist kein Anwendungsfall aus Anhang III der KI-Verordnung. Ob ein eigener Vorgang zu einer Stelle passt, zeigt der Stellen-Finder.
Häufige Fragen
Ist es strafbar, in einer Sitzung mitzuschreiben?
Nein. § 201 StGB stellt die Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes auf einen Tonträger unter Strafe, nicht das Mitschreiben. Wer Notizen macht oder aus Notizen ein Protokoll erstellen lässt, muss den Datenschutz beachten, nimmt aber nichts auf.
Reicht es, wenn die Sitzungsleitung der Aufnahme zustimmt?
Nein. Geschützt ist das Wort jedes Sprechenden. Ruth (AI) zeichnet deshalb erst auf und schreibt erst mit, wenn alle Teilnehmenden zugestimmt haben; widerspricht jemand, endet die Aufnahme für die ganze Besprechung.
Ersetzt die Zustimmung nach § 201 StGB die Information nach Art. 13 DSGVO?
Nein. Das Einverständnis nimmt der Aufnahme die Strafbarkeit. Die Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO besteht daneben, zum Zeitpunkt der Erhebung, und verlangt unter anderem Zweck, Rechtsgrundlage, Empfänger und Speicherdauer.
Wertet die Stelle aus, wer wie viel gesprochen hat?
Nein. In der Akte von Ruth (AI) steht keine Auswertung von Redeanteilen, Stimmung oder Anwesenheitszeiten je Teilnehmer. Festgehalten werden Beschlüsse, Aufgaben, Zuständige und Fristen, nicht der Wortlaut der Diskussion.