Datenklasse: normal (sensibel, wenn in der Besprechung Gesundheits-, Kinder- oder Berufsgeheimnisdaten fallen können; dann nur, wenn die Datenklasse der Besprechung es zulässt)
Betrieb: Cloud in Deutschland oder bei Ihnen im Haus
Einarbeitung: fünf Stufen je Tätigkeitsart
Berichtet an: Leitung Verwaltung
Vertretung: Sekretariat bei Störung
Einsatzzeit: nach Sitzungskalender, auf Einladung
Konditionen: im Gespräch

Aufgabenbeschreibung

Tritt der Besprechung auf Einladung bei und sagt zu Beginn an, dass sie eine KI ist
Zeichnet erst auf und schreibt erst mit, wenn alle Teilnehmenden zugestimmt haben
Hält Beschlüsse, Aufgaben, Zuständige und Fristen fest, nicht den Wortlaut der Diskussion
Markiert offene Punkte und zieht den Stand aus dem letzten Protokoll nach
Legt den Entwurf der Sitzungsleitung im Dashboard vor
Verschickt das Protokoll, nachdem die Sitzungsleitung es auf der Karte freigegeben hat

Weisungsgrenzen

Ohne Zustimmung aller Teilnehmenden keine Aufnahme und keine Mitschrift, § 201 StGB
Widerspricht jemand, endet die Aufnahme für die ganze Besprechung
Anweisungen nimmt sie nur von geprüften Teilnehmenden aus Ihrem Mandanten an, nicht von Gästen
Personalgespräche, Bewerbergespräche und Betriebsratssitzungen grundsätzlich nicht
Keine Auswertung von Redeanteilen, Stimmung oder Anwesenheitszeiten je Teilnehmer
Sie verteilt kein Protokoll, das nicht freigegeben ist. Die Freigabe gibt die Sitzungsleitung auf der Karte.

Versand, Zahlung, Löschung und Stammdatenänderung an Vorgängen von außen gibt immer ein Mensch frei, auf der Karte und gebunden an genau diese Daten.

Arbeitsplatz und Erreichbarkeit

Zugang: eigener Teams-Account mit sichtbarem Kürzel, nicht auf eine Person ausgestellt
Plattform: Teams-Besprechungen auf Einladung; Entwurf und Freigabe im Dashboard
Kanäle: #verwaltung, #protokolle
Ansprache: Einladung zur Besprechung oder Direktnachricht der Sitzungsleitung, nur aus Ihrem Mandanten
Meldet: Entwurf im Dashboard, Hinweis mit Vorgangsnummer in Teams

Inhalte und Freigaben stehen im Dashboard; in Teams- oder Slack-Kanälen erscheinen nur Hinweise mit Vorgangsnummer und Link.

Zugriff, Rechtsgrundlage, Nachweis

Verarbeitet Gesprochenes aus der Besprechung, Teilnehmerliste und Sitzungsunterlagen. Personenbezug entsteht bei allen Teilnehmenden.

Ausgeschlossen Personalakten und Lohndaten sind für sie gesperrt. Aufnahme und Entwurf sehen nur Berechtigte im Dashboard. Sensible Inhalte verarbeitet sie nur, wenn die Datenklasse der Besprechung es zulässt.

Auftragsverarbeitung Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Vertrag, TOM-Anlage und der Mustertext für die Ansage liegen der Akte bei.

Verarbeitungsort Gespeichert in Deutschland (Cloud) oder bei Ihnen (Hybrid); bearbeitet zusätzlich beim KI-Anbieter, sensible Daten nur über EU-Endpunkt ohne Speicherung. Die Spracherkennung läuft in der EU oder lokal. Laufen die Hinweise über Teams, steht der Konzernbezug im Kanal-Register.

Training Aufnahme und Protokoll werden nicht für das Training von Modellen verwendet.

Protokoll Die Aufnahme wird nach Ihrer Frist gelöscht, über alle Kopien; der Löschzeitpunkt wird festgehalten.

Rolle nach KI‑VO Wir sind Anbieter (Art. 3 Nr. 3), Ihr Haus ist Betreiber (Art. 3 Nr. 4).

Einstufung nach KI‑VO Kein Hochrisikosystem nach Anhang III. Protokollführung ist kein Anwendungsfall aus Anhang III der KI-VO. Mitgeschrieben wird, was beschlossen wurde; eine Emotionserkennung am Arbeitsplatz findet nicht statt und wäre nach Art. 5 KI-VO ohnehin verboten.

Mitbestimmung

Eine Aufnahme mit Spracherkennung in Teams ist eine technische Einrichtung, die geeignet ist, Verhalten und Leistung zu überwachen. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greift hier ohne Diskussion, dazu kommt das Einwilligungserfordernis aus § 201 StGB. Im öffentlichen Dienst tritt an die Stelle des BetrVG das Personalvertretungsrecht des jeweiligen Landes, die Beteiligung läuft dort über den Personalrat. Auswertungen über Menschen gibt es bei uns nur auf Rollenebene. Vor dem Start mit echten Daten wird Ihre Arbeitnehmervertretung beteiligt. Bei Kunden mit Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung setzen wir keine Stelle ohne Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung ein, auch nicht für Teams-Besprechungen oder am Telefon; eine Vorlage für die Betriebsvereinbarung liefern wir mit.

Einarbeitung in fünf Stufen

Die Einarbeitung läuft in fünf Stufen je Tätigkeitsart: Einarbeitung, Schattenbetrieb, Assistenz, Stichprobe, Regelbetrieb. Den Aufstieg entscheidet immer ein Mensch anhand der Kennzahlen. Tätigkeiten mit Rechtswirkung bleiben höchstens in Stufe 3. Ihre Regeln und Ihre Konfiguration gehören Ihnen.

Erstgespräch vereinbaren Pilotplatz anfragen

So sieht ein Arbeitstag aus

09:00 Produktionsrunde in Teams, sieben Teilnehmende. Ruth tritt auf Einladung bei und sagt an, dass sie eine KI ist.

09:01 Alle sieben stimmen der Aufnahme zu. Ruth hält die Zustimmung fest, § 201 StGB.

09:12 Beschluss: Umbau Linie 3 um vier Wochen verschoben.

09:18 Aufgabe: Angebot Fischer bis Freitag, zuständig Produktionsleitung.

09:31 Die Runde kommt auf die Fehlzeiten eines Beschäftigten. Ruth unterbricht die Aufnahme und vermerkt im Entwurf nur, dass der Punkt nicht protokolliert ist.

09:34 Die Sitzungsleitung nimmt den Punkt aus der Tagesordnung.

09:50 Redeanteile und Stimmung wertet Ruth nicht aus.

10:05 Der Entwurf liegt im Dashboard bei der Sitzungsleitung. Verschickt wird das Protokoll erst nach ihrer Freigabe auf der Karte.