Wie eine Stelle entsteht

Kurz gesagt: Vier Schritte: Aufnahme des Vorgangs mit Stellenbeschreibung, Akte mit Aufgaben, Weisungsgrenzen, Zugriffen und Einstufung nach der KI-Verordnung, Anbindung über je einen Connector, dann die Einarbeitung in fünf Stufen je Tätigkeitsart. Den Aufstieg in die nächste Stufe entscheidet immer ein Mensch anhand der Kennzahlen; Tätigkeiten mit Rechtswirkung bleiben höchstens in Stufe 3. Wie lange es bis zum Start dauert, hängt an Vorgang und Systemen; wir melden uns mit einem Termin. Die Akte bleibt bei Ihnen, auch wenn die Stelle endet.

Vier Schritte, bis die Stelle arbeitet. Am Ende steht ein AI-Mitarbeiter mit Akte und einem Vorgesetzten im Haus. Wie lange das dauert, hängt an Vorgang, Systemen und Datenklasse; nach dem Erstgespräch melden wir uns mit einem Termin.

Schritt eins: die Aufnahme

Aufgenommen werden Stückzahlen, heutige Bearbeitung, die beteiligten Systeme und die Datenklasse jeder Datenquelle. Die Datenklasse entscheidet, ob die Stelle in unserer Cloud oder bei Ihnen im Haus läuft. In der Aufnahme nennen Sie uns Mengen und Zeiten; gemessen wird der Ausgangswert nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung an Ihren Altfällen. Gegen ihn weist der Monatsbericht später die Entlastung aus.

Am Ende des Schritts stehen die Stellenbeschreibung und die Aussage, ob die Stelle zu besetzen ist, beides vor jeder Unterschrift. Ein Vorgang, bei dem jeder Fall anders liegt und drei Abteilungen mitentscheiden, wird nicht besetzt.

Schritt zwei: die Akte

Geschrieben werden Aufgaben, Weisungsgrenzen, Zugriffe, Vertretung bei Störung und Berichtsweg, dazu die Einstufung nach der KI-Verordnung mit Begründung. Für jede Tätigkeitsart steht fest, ob die Stelle sie allein, nur mit Freigabe oder nie erledigt. Die Vorauswahl von Bewerbern steht in Anhang III Nummer 4 Buchstabe a und ist damit Hochrisiko.

Mit der Akte entstehen die Unterlagen für den Start mit echten Daten:

1. Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit TOM-Anlage und Liste der Unterauftragnehmer
2. das Kanal-Register mit Anbieter, Ort, Transfergrundlage und erlaubten Datenklassen je Kanal
3. eine vorausgefüllte Vorlage für die Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO; die Abschätzung selbst machen Sie
4. eine Vorlage für die Betriebsvereinbarung zu § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG

Mit echten Daten arbeitet die Stelle erst, wenn der Vertrag zur Auftragsverarbeitung steht, Ihre Folgenabschätzung und Ihre Datenschutzinformation vorliegen, Ihr Datenschutzbeauftragter angehört und Ihre Arbeitnehmervertretung beteiligt ist. Das gilt für jede Stelle und auch im Schattenbetrieb. Bei Kunden mit Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung setzen wir keine Stelle ohne Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung ein, auch nicht für Teams-Besprechungen oder am Telefon. Der Aufbau dieser Unterlagen steht unter Leitplanken.

Schritt drei: die Anbindung

Die neue Kraft bekommt Zugänge wie jede andere im Haus, ein eigenes Dienstkonto und nicht das Konto eines Beschäftigten. Für jede Datenquelle bauen wir einen Connector für Ihre Software, etwa für Postfach, DATEV, Ihr ERP oder eine Access-Datenbank. Der Connector gibt nur die freigegebenen Felder an die Stelle weiter und hält die Zugangsdaten; Ihr Admin gibt ihn frei.

Ihre Inhalte liegen in Deutschland: in unserer Cloud oder bei Ihnen im Haus. Zur Bearbeitung gehen sie zusätzlich an den KI-Anbieter, sensible Daten nur an einen Endpunkt in der EU, der nichts speichert.

Danach bekommt die Stelle Ihren Kontenrahmen, Ihre Textbausteine, die Lieferantenstammdaten und die Schwellenwerte an die Hand.

Schritt vier: die Einarbeitung

Die Einarbeitung läuft in fünf Stufen je Tätigkeitsart: Einarbeitung, Schattenbetrieb, Assistenz, Stichprobe, Regelbetrieb. Den Aufstieg entscheidet immer ein Mensch anhand der Kennzahlen. Tätigkeiten mit Rechtswirkung bleiben höchstens in Stufe 3.

In der Einarbeitung fragt die Stelle, wie Sie arbeiten, und schreibt daraus ihr Stellenhandbuch, das Ihr Vorgesetzter bestätigt. Im Schattenbetrieb bearbeitet sie mit, während Ihre Leute echt arbeiten, und das System vergleicht. In der Assistenz schlägt sie vor, und der Vorgesetzte gibt jeden Fall frei oder korrigiert.

Ab der Stichprobe laufen Fälle einer freigegebenen Art automatisch, sofern sie alle festen Prüfungen des Programms bestehen, und ein Teil davon wird zufällig nachgeprüft. Fälle, die eine Prüfung nicht bestehen, gehen an den Menschen. Die Selbsteinschätzung der KI kann einen Fall nur zum Menschen schicken, nie freigeben. Im Regelbetrieb sieht der Vorgesetzte nur noch Klärungsfälle und Stichproben.

Gemessen werden der Anteil ohne Eingriff, die Korrekturquote, die Bearbeitungszeit und die Fälle, die nachträglich als falsch markiert werden. Bei einem bestätigten Fehler wird automatisch zurückgestuft. Aus dem Grund einer Korrektur wird ein Regelvorschlag, der erst nach Freigabe gilt. Jede Änderung an Regeln und Schwellenwerten steht mit Datum in der Akte und lässt sich zurücknehmen.

Endet eine Stelle, endet ihr Abo zur Frist aus dem Vertrag. Die Akte samt Einstufung und Unterlagen bleibt bei Ihnen, ebenso Ihre Regeln und Ihre Konfiguration.

Wen wir aus Ihrem Haus brauchen

• eine Person, die den Vorgang selbst bearbeitet
• eine Person, die als Vorgesetzter freigibt und über die Grenzen entscheidet, mit Vertretung
• eine Person, die als Kunden-Admin Benutzer, Kanäle und Öffnungen nach außen bestätigt
• Ihre IT für Dienstkonten und Connectoren, im Hybrid auch für den Server bei Ihnen im Haus

Den Aufwand für Ihre IT nennen wir nach der Aufnahme. Die Stellen und ihre Akten stehen in der Belegschaft. Was im laufenden Betrieb geschieht, steht unter Betrieb.