ai-mitarbeiter.pro Pilotplatz anfragen
WISSEN

Wissen

Die Fragen, die bei KI im Mittelstand zuerst kommen, beantwortet mit Norm und Quelle. Stand der Rechtsangaben: 28. September 2026.

Bild: KI-generiert

Grundbegriffe

  • Was ist ein KI-Mitarbeiter?
    Ein KI-Mitarbeiter ist ein KI-System, das ein abgegrenztes Aufgabengebiet im Betrieb übernimmt, mit eigenem Zugang und Personalakte. Die Seite zeigt, was in der Akte steht, wer Betreiber ist und woran man die Stelle erkennt.
  • Was ist ein KI-Agent?
    Ein KI-Agent verbindet ein Sprachmodell mit Werkzeugen und einem Ziel und arbeitet einen Vorgang Schritt für Schritt ab. Die Seite zeigt einen Durchlauf am Rechnungseingang und was ein Agent nicht kann.
  • KI-Mitarbeiter oder Chatbot?
    Ein Chatbot beantwortet Fragen in einem Fenster, ein KI-Mitarbeiter arbeitet einen Vorgang in Ihren Systemen ab. Vergleich in sechs Merkmalen, wann welches reicht und wie die Kennzeichnung nach Art. 50 KI-VO bei beiden aussieht.
  • KI-Agent oder RPA?
    RPA spielt feste Klickpfade ab, ein KI-Agent liest unstrukturierte Eingänge und wählt den Weg innerhalb seiner Grenzen. Vergleich in fünf Merkmalen, wo welches besser ist, wie beides zusammenarbeitet und ob RPA ein KI-System ist.
  • KI im Mittelstand einführen: die Schritte
    KI im Mittelstand einführen in fünf Schritten, vom ausgewählten Vorgang bis zum Regelbetrieb: je Schritt Ergebnis, Beteiligte im Haus und typische Fehler.

Was erlaubt ist

  • Darf ich ChatGPT im Unternehmen einsetzen?
    Der Einsatz von ChatGPT im Betrieb hängt an drei Fragen. Welche Daten hineingehen, welcher Vertrag dahintersteht und ob die Beschäftigten geschult sind. Antwort mit Stand September 2026.
  • KI-Kennzeichnungspflicht: was Art. 50 KI-VO verlangt
    Seit dem 2. August 2026 gilt Art. 50 KI-VO. Die Seite zeigt, wer nach Abs. 1 bis 4 was kennzeichnen muss, warum die Ausnahme „offensichtlich“ bei Vornamen nicht trägt, was für Texte gilt und wie wir jede Stelle kennzeichnen.
  • KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO: gibt es eine Schulungspflicht?
    Art. 4 KI-VO gilt seit dem 2. Februar 2025 und verlangt seit der Verordnung (EU) 2026/1744 Maßnahmen, die die KI-Kompetenz fördern. Die Seite zeigt alte und neue Fassung, den Personenkreis, den Nachweis und die Aufsicht bei Hochrisiko.
  • Hochrisiko-KI: Beispiele aus Anhang III
    Hochrisiko ist ein KI-System, das in einem Bereich aus Anhang III über Menschen entscheidet oder die Entscheidung wesentlich beeinflusst. Die Seite zeigt Nr. 1 bis 8 mit Beispielen, die Ausnahme nach Art. 6 Abs. 3, die Rolle des Profilings und den Fall Mira (AI).
  • KI in der Bewerberauswahl: was erlaubt ist
    Vorauswahl von Bewerbungen durch KI ist erlaubt und Hochrisiko nach Anhang III Nr. 4 Buchst. a KI-VO. Die Seite zeigt, was verboten ist, die Betreiberpflichten ab Dezember 2027, Art. 22 DSGVO, die Rechte des Betriebsrats und das AGG.
  • DSFA für KI: wann eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist
    Eine DSFA nach Art. 35 DSGVO ist nötig, wenn eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko hat. Die Seite zeigt, wann das bei KI-Systemen naheliegt, was hineingehört, was die KI-Verordnung beisteuert und wer die Abschätzung schreibt.
  • Emotionserkennung am Arbeitsplatz
    Seit dem 2. Februar 2025 sind KI-Systeme verboten, die Emotionen von Personen am Arbeitsplatz ableiten, außer aus medizinischen oder Sicherheitsgründen. Die Seite grenzt das Verbot ab und zeigt, was es für Callcenter, Videokonferenzen und Bewerbungsgespräche heißt.
  • Betreiber oder Anbieter nach der KI-Verordnung?
    Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung einsetzt; Anbieter, wer es entwickelt und unter eigenem Namen in Verkehr bringt. Die Seite zeigt die Pflichten je Rolle, wann ein Betreiber zum Anbieter wird und wer bei einer Stelle welche Rolle hat.
  • KI und Beschäftigtendaten: welche Rechtsgrundlage trägt?
    Verarbeitet ein KI-System Daten über Beschäftigte, braucht es eine Rechtsgrundlage. Die Seite zeigt die Folgen des EuGH-Urteils C-34/21 für § 26 BDSG, welche Grundlagen tragen, warum die Einwilligung schwach ist und was § 87 BetrVG für Protokolle heißt.
  • KI und Schweigepflicht: § 203 StGB für Kanzlei und Praxis
    Berufsgeheimnisträger dürfen Geheimnisse an mitwirkende Personen offenbaren, soweit das erforderlich ist, und müssen sie zur Geheimhaltung verpflichten. Die Seite zeigt § 203 StGB, § 62a StBerG und § 43e BRAO und was deshalb in der Akte einer Stelle steht.
  • KI-Verordnung für den Mittelstand: was seit August 2026 gilt
    Welche Pflichten aus der KI-Verordnung ein mittelständisches Unternehmen heute treffen, welche erst 2027 und 2028 greifen und woran Sie erkennen, ob Ihr Fall in Anhang III steht. Stand 28. September 2026.

Wie man es im Betrieb regelt

  • Rechnungseingang automatisieren: was eine Stelle übernimmt
    Automatisiert werden Lesen, Prüfen und Vorkontieren von Eingangsrechnungen; gebucht und gezahlt wird nach Freigabe durch einen Menschen. Die Seite zeigt die Grenze in einer Tabelle, die Prüfung nach § 14 UStG, die E-Rechnung und die Stelle Jonas (AI).
  • Mahnwesen automatisieren: Stufen und Grenzen
    Automatisiert werden der Abgleich offener Posten und der Entwurf der Zahlungserinnerung nach festen Stufen; versendet wird nach Freigabe. Die Seite zeigt Stufen und Verzug nach § 286 BGB, den Ton der Erinnerung und die Stelle Lena (AI).
  • E-Mail-Postfach automatisch sortieren lassen
    Eine Stelle sortiert Funktionspostfächer nach Anliegen, Dringlichkeit und Zuständigkeit und legt Antwortentwürfe zur Freigabe vor. Die Seite zeigt, was sortiert wird, warum nur Funktionspostfächer und den Umgang mit Gesundheitsangaben.
  • Protokolle mit KI erstellen: Mitschrift oder Mitschnitt nach § 201 StGB
    Ein Protokoll aus Notizen ist eine Frage des Datenschutzes; ein Mitschnitt des gesprochenen Wortes ohne Einverständnis ist nach § 201 StGB strafbar. Die Seite trennt beides in einer Tabelle und zeigt Information nach Art. 13 DSGVO, Betriebsrat und die Stelle Ruth (AI).
  • Angebote mit KI erstellen: Entwurf durch die Stelle, Freigabe durch den Menschen
    Die Stelle stellt Angebote aus Anfrage, Leistungsverzeichnis und hinterlegten Konditionen zusammen und legt sie vor; verschickt wird nach Freigabe, weil ein Angebot bindet (§ 145 BGB). Die Seite zeigt den Ablauf, die Grenzen bei Rabatt und Liefertermin und die Stelle Nora (AI).
  • KI-Telefonassistent für die Terminvergabe
    Am Telefon muss der Anrufende zu Beginn erfahren, dass er mit einer KI spricht; aufgezeichnet wird nur mit Einverständnis. Die Seite zeigt Ansage nach Art. 50 KI-VO, § 201 StGB, die Regeln im Kalender, Gesundheitsdaten am Telefon und die Stelle Birte (AI).
  • KI mit DATEV: welche Vorgänge eine Stelle übernimmt
    Eine Stelle arbeitet mit DATEV Unternehmen online über ein eigenes Dienstkonto mit den Rechten, die ihr Vorgang braucht; Zahlungsläufe stößt keine Stelle an. Die Seite zeigt passende Vorgänge, Rechte und Grenzen und wer bei Kanzlei und Unternehmen Verantwortlicher ist.
  • Copilot oder eigener KI-Agent?
    Microsoft 365 Copilot unterstützt den einzelnen Menschen in seinen Programmen; eine Stelle übernimmt einen Vorgang für den Betrieb, mit eigenem Zugang und eigener Akte. Die Seite vergleicht beides in einer Tabelle und zeigt, wann was passt und wie beides zusammengeht.
  • KI-Betriebsvereinbarung: was hineingehört
    Wann der Betriebsrat bei KI mitbestimmt, wie eine Vereinbarung aufgebaut wird, die ein Update übersteht, und welche zehn Punkte in den Rahmen gehören. Dazu die Stelle, an der Verhandlungen regelmäßig stocken.

Was es kostet

  • Was ein KI-Agent kostet
    Fünf Kostenarten eines KI-Agenten: Verbrauch, Anbindung, Einarbeitung, laufender Betrieb und Pflege der Unterlagen. Was den Aufwand treibt und woran ein Angebot ohne Mengengerüst erkennbar ist.