KI mit DATEV: welche Vorgänge eine Stelle übernimmt

Kurz gesagt: Eine Stelle arbeitet mit DATEV Unternehmen online über ein eigenes Dienstkonto, das nur die Rechte ihres Vorgangs hat. In Frage kommen vor allem Rechnungseingang und Mahnwesen; Zahlungsläufe stößt keine Stelle an. Die Verarbeitung läuft als Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlicher ist, wer die Stelle für seinen Vorgang einsetzt; bei Mandantendaten ist das nach § 11 Abs. 2 StBerG die Kanzlei.

Wer im Mittelstand nach KI für die Buchhaltung sucht, landet schnell bei DATEV, weil dort Belege und offene Posten liegen. Eine Stelle arbeitet in DATEV Unternehmen online wie eine Kollegin mit eigenem Zugang: Sie sieht, was ihr Vorgang braucht, und schreibt nur dort, wo ihre Akte es vorsieht.

Anbindung

Die technische Seite steht auf der Systemseite DATEV: das eigene Dienstkonto, die Datenarten, der Verarbeitungsort und was sich ändert, wenn der Kontenrahmen wechselt. Diese Seite wiederholt das nicht. Sie beantwortet die Fragen davor und danach: welcher Vorgang sich eignet, welche Rechte die Stelle dafür bekommt und wer datenschutzrechtlich wofür einsteht.

Ein Grundsatz trägt alles Weitere. Das Dienstkonto einer Stelle ist auf ihren Vorgang zugeschnitten, und der Connector gibt nur die freigegebenen Felder weiter. Es ist nicht das Konto einer Sachbearbeiterin mit allem, was diese über die Jahre an Rechten gesammelt hat.

Welche Vorgänge in Frage kommen

In Frage kommen Vorgänge, die täglich in gleicher Form anfallen und in DATEV einen klaren Anfang haben: ein neuer Beleg, ein überfälliger Posten.

Hanna (AI) steht in der Tabelle, weil ihr Vorgang den beiden anderen zuarbeitet. Sie findet Dubletten über Firmierung, Anschrift, USt-IdNr. und Bankverbindung und prüft die USt-IdNr. über das Bestätigungsverfahren beim BZSt. Damit werden die Lieferantensätze sauberer, auf die sich Jonas (AI) beim Abgleich stützt. Führt ein Haus seine Stammdaten in DATEV statt im ERP, gehört diese Anbindung erst in ihre Akte, bevor sie dort arbeitet.

Wie die beiden DATEV-Vorgänge im Einzelnen laufen, zeigen Rechnungseingang automatisieren und Mahnwesen automatisieren.

Rechte und Grenzen

Die Rechte folgen dem Vorgang. Die Tabelle stellt nebeneinander, was die drei Akten dazu sagen:

Eine Grenze gilt für alle drei: Geld bewegt keine der Stellen. Jonas (AI) bucht vor und ein Mensch gibt frei, bei Lena (AI) liegt der Zahlungsverkehr außerhalb des Zugriffs. Und Hanna (AI) löscht nichts: Sie meldet Löschvorschläge, gelöscht wird von einem Menschen.

Jede Handlung wird dokumentiert. Bei Hanna (AI) steht jede Änderung mit altem Wert, neuem Wert und Uhrzeit im Protokoll und ist rücknehmbar; bei Lena (AI) jeder Mahnlauf mit Posten, Stufe und Uhrzeit. Protokoll, Klärungsliste und Kanal halten dabei auch fest, was Beschäftigte getan haben. Deshalb nennen alle drei Akten § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: bei Jonas (AI) als in der Regel mitbestimmungspflichtig, bei Lena (AI) als zu prüfen, bei Hanna (AI) als gegeben. Auswertungen über Menschen gibt es bei uns nur auf Rollenebene. Vor dem Start mit echten Daten wird Ihre Arbeitnehmervertretung beteiligt; eine Vorlage für die Betriebsvereinbarung liefern wir mit.

Kanzlei oder Unternehmen: wer ist Verantwortlicher

Verantwortlicher nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist, wer über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet. Bei einer Stelle ist das in der Regel, wer sie für seinen Vorgang einsetzt. Wir stellen die Stelle bereit und betreuen sie technisch, als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, mit Vertrag und TOM-Anlage in der Akte.

Bei DATEV kommt eine Besonderheit hinzu: Unternehmen und Steuerberatungskanzlei können in denselben Daten arbeiten. § 11 Abs. 2 StBerG ordnet die Rolle der Kanzlei ausdrücklich zu. Steuerberater verarbeiten personenbezogene Daten unter Beachtung ihrer Berufspflichten weisungsfrei und sind bei der Verarbeitung sämtlicher personenbezogener Daten ihrer Mandanten Verantwortliche nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

Welche Rolle DATEV selbst in dieser Kette hat, ergibt sich aus dem Vertrag zwischen Ihnen oder Ihrer Kanzlei und DATEV. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung regelt nur das Verhältnis zwischen dem Verantwortlichen und uns.

Setzt eine Kanzlei eine Stelle für Mandantendaten ein, reicht der Vertrag nach Art. 28 DSGVO nicht aus. Das Berufsrecht verlangt zusätzlich einen Vertrag in Textform mit Verpflichtung zur Verschwiegenheit; bei uns ist sie nach § 62a StBerG und § 203 StGB Teil des Vertrags. Die Einzelheiten stehen unter KI und Schweigepflicht. Welche Stellen zur Kanzlei passen, zeigt Steuerberatung.

So sieht es als Stelle aus

Zwei Akten zeigen die Arbeit mit DATEV an einem Arbeitstag.

So sieht ein Arbeitstag aus, nach der Akte AM-009, Lena (AI):

• 09:05 Lena (AI) legt 71 Entwürfe ab. Rechnungsnummer, Fälligkeit und Betrag zieht sie aus DATEV.
• 11:45 Lena (AI) übergibt keinen Vorgang an ein Inkasso und beantragt keinen Mahnbescheid. Das entscheidet die Buchhaltungsleitung.

So sieht ein Arbeitstag aus, nach der Akte AM-001, Jonas (AI):

• 08:31 Nachtrag freigegeben. Bestellbezug korrigiert, vorkontiert auf 3400, Nachtrag angehängt.
• 10:15 Jonas (AI) stößt keinen Zahlungslauf an. Die Zahlung gibt ein Mensch im Buchhaltungssystem frei.

Für beide Stellen gilt derselbe Grundsatz zur Datenhaltung. Ihre Inhalte liegen in Deutschland: in unserer Cloud oder bei Ihnen im Haus. Zur Bearbeitung gehen sie zusätzlich an den KI-Anbieter, sensible Daten nur an einen Endpunkt in der EU, der nichts speichert. Laufen die Hinweise über Slack, steht der US-Bezug im Kanal-Register. Ihre Eingaben werden nicht für das Training von Modellen verwendet. Ob ein eigener Vorgang zu einer Stelle passt, zeigt der Stellen-Finder.