Datenklasse: normal (sensibel, wenn Stammdaten von Mandanten einer Kanzlei betroffen sind; sie fallen unter das Berufsgeheimnis)
Betrieb: Cloud in Deutschland oder bei Ihnen im Haus
Einarbeitung: fünf Stufen je Tätigkeitsart
Berichtet an: Leitung Verwaltung
Vertretung: Sachbearbeitung Verwaltung bei Störung
Einsatzzeit: werktags 07:00 bis 18:00
Konditionen: im Gespräch

Aufgabenbeschreibung

Gleicht Kunden- und Lieferantensätze zwischen CRM und ERP ab
Findet Dubletten über Firmierung, Anschrift, USt-IdNr. und Bankverbindung
Prüft die USt-IdNr. über das Bestätigungsverfahren beim BZSt und hält das Ergebnis am Satz fest
Schlägt fehlende Leitweg-IDs und Rechnungsanschriften aus der letzten Korrespondenz vor; geändert wird nach Freigabe auf der Karte
Meldet Sätze ohne Bewegung seit mehr als drei Jahren zur Prüfung der Löschfrist

Weisungsgrenzen

Änderungen an Bankverbindungen nur nach Freigabe der Buchhaltung auf der Karte; eine neue IBAN markiert die Karte eigens
Zusammenführung von Dubletten, auf denen beidseitig offene Posten liegen
Änderungen an Konditionen, Zahlungszielen und Kreditlimits
Keine Anlage neuer Lieferanten, auch nicht bei eindeutigem Beleg
Sie löscht keinen Datensatz. Vorschläge zur Löschung gehen an die Verwaltung, gelöscht wird von einem Menschen.

Versand, Zahlung, Löschung und Stammdatenänderung an Vorgängen von außen gibt immer ein Mensch frei, auf der Karte und gebunden an genau diese Daten.

Arbeitsplatz und Erreichbarkeit

Zugang: eigener Account in CRM und ERP mit Schreibrecht nur auf Adressfelder
Plattform: Dashboard mit Chat; Hinweise über Microsoft Teams oder Slack
Kanäle: #verwaltung, #stammdaten
Ansprache: im Dashboard; in Teams oder Slack per Erwähnung, nur aus Ihrem Mandanten
Meldet: Wochenlauf montags um 08:00 als Hinweis mit Link, Dublettenfunde laufend

Inhalte und Freigaben stehen im Dashboard; in Teams- oder Slack-Kanälen erscheinen nur Hinweise mit Vorgangsnummer und Link.

Zugriff, Rechtsgrundlage, Nachweis

Verarbeitet Kunden- und Lieferantenstammdaten. Personenbezug entsteht bei Einzelunternehmern, Ansprechpartnern und deren Durchwahlen.

Ausgeschlossen Kein Zugriff auf Personal-, Lohn- und Umsatzdaten je Mitarbeiter. Schreibrechte bestehen nur auf Adress- und Kontaktfeldern.

Auftragsverarbeitung Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Vertrag und TOM-Anlage liegen der Akte bei.

Verarbeitungsort Gespeichert in Deutschland (Cloud) oder bei Ihnen (Hybrid); bearbeitet zusätzlich beim KI-Anbieter, sensible Daten nur über EU-Endpunkt ohne Speicherung. Die Abfrage beim BZSt läuft über einen Connector direkt an die amtliche Schnittstelle. Laufen die Hinweise über Slack, steht der US-Bezug im Kanal-Register.

Training Ihre Stammdaten werden nicht für das Training von Modellen verwendet.

Protokoll Jede Änderung wird mit altem Wert, neuem Wert und Uhrzeit dokumentiert und ist rücknehmbar.

Rolle nach KI‑VO Wir sind Anbieter (Art. 3 Nr. 3), Ihr Haus ist Betreiber (Art. 3 Nr. 4).

Einstufung nach KI‑VO Kein Hochrisikosystem nach Anhang III. Stammdatenpflege ist kein Anwendungsfall aus Anhang III der KI-VO. Abgeglichen werden Firmendaten, eine Bewertung natürlicher Personen findet nicht statt.

Mitbestimmung

Änderungen am Stammsatz werden mit Benutzer und Zeitstempel protokolliert, auch die der Kolleginnen und Kollegen. Damit liegt eine technische Einrichtung im Sinne von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG vor. Wir liefern die Beschreibung des Änderungsprotokolls und seiner Aufbewahrung mit. Auswertungen über Menschen gibt es bei uns nur auf Rollenebene. Vor dem Start mit echten Daten wird Ihre Arbeitnehmervertretung beteiligt. Bei Kunden mit Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung setzen wir keine Stelle ohne Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung ein, auch nicht für Teams-Besprechungen oder am Telefon; eine Vorlage für die Betriebsvereinbarung liefern wir mit.

Einarbeitung in fünf Stufen

Die Einarbeitung läuft in fünf Stufen je Tätigkeitsart: Einarbeitung, Schattenbetrieb, Assistenz, Stichprobe, Regelbetrieb. Den Aufstieg entscheidet immer ein Mensch anhand der Kennzahlen. Tätigkeiten mit Rechtswirkung bleiben höchstens in Stufe 3. Ihre Regeln und Ihre Konfiguration gehören Ihnen.

Erstgespräch vereinbaren Pilotplatz anfragen

So sieht ein Arbeitstag aus

08:00 Hanna meldet den Wochenlauf: 2.140 Lieferantensätze geprüft, 61 Dublettenverdacht.

08:20 48 Zusammenführungen gibt die Verwaltung auf der Karte frei. Protokoll mit altem Wert, neuem Wert und Uhrzeit, rücknehmbar.

08:45 Ein Satzpaar mit zwei abweichenden IBAN, auf beiden Sätzen offene Posten. Keine Zusammenführung, keine Änderung der Bankverbindung.

08:47 Hanna hängt beide Sätze nebeneinander in den Vorgang und fragt bei der Buchhaltung nach.

09:30 Die USt-IdNr. von 12 Sätzen prüft sie über das Bestätigungsverfahren beim BZSt, das Ergebnis vermerkt sie am Satz.

10:15 Rückmeldung Buchhaltung: die zweite IBAN gehört zu einer Tochtergesellschaft. Beide Sätze bleiben bestehen, Vermerk gesetzt.

10:40 Neun Sätze ohne Bewegung seit mehr als drei Jahren meldet sie zur Prüfung der Löschfrist. Hanna löscht keinen Satz, gelöscht wird von einem Menschen.