Kurz gesagt: Vier Regeln stehen in jeder Akte. Weisungsgrenzen halten fest, wann die Stelle vorlegt, statt zu entscheiden. Jeder Vorgang wird protokolliert, mit Aufbewahrungsfrist und nachweisbarer Löschung. Im Sinne der KI-Verordnung sind wir Anbieter und Sie Betreiber; die Unterlagen für Ihre Rolle liefern wir mit. Und hinter jedem Namen steht (AI), in jeder Nachricht.
Vier Regeln stehen in jeder Akte, bevor die Stelle mit echten Daten arbeitet.
| Regel | Inhalt | Grundlage |
|---|---|---|
| Weisungsgrenze | Ab hier legt die Stelle vor, statt zu entscheiden | Akte, mit Datum und Entscheider |
| Protokoll | Jeder Vorgang dokumentiert, Frist nach Ihrer Löschkonzeption | Nachweispflichten DSGVO und KI-VO |
| Anbieter und Betreiber | Wir sind Anbieter, Sie setzen die Stelle in eigener Verantwortung ein und sind Betreiber | KI-VO, Art. 3 Nr. 3 und Nr. 4 |
| Kennzeichnung | (AI) hinter jedem Namen, in jeder Nachricht | Art. 50 KI-VO, seit 2. August 2026 |
Weisungsgrenzen
Eine Weisungsgrenze ist der Punkt, ab dem die Stelle vorlegt, statt zu entscheiden. Auf der Kreditorenseite lauten sie:
- Abweichung zur Bestellung oberhalb des vereinbarten Schwellenwerts
- Lieferant nicht im Stammdatensatz
- Pflichtangaben nach § 14 UStG unvollständig
- Gutschriften und Stornos grundsätzlich
- Zahlungen nie. Die Stelle kontiert vor, ein Mensch gibt auf der Karte frei. Zahlungen löst nur ein Mensch im Buchhaltungssystem aus.
Versand, Zahlung, Löschung und Stammdatenänderung an Vorgängen von außen gibt immer ein Mensch frei, auf der Karte und gebunden an genau diese Daten. Ändert sich danach ein Feld, gilt die Freigabe nicht mehr.
Die Grenzen stehen im Klartext in der Akte, mit Datum. Ändern sie sich, ist erkennbar, wer wann was entschieden hat. Jede Änderung gilt erst nach Freigabe und lässt sich zurücknehmen.
Bei Hochrisikosystemen kommt die menschliche Aufsicht hinzu. Bei der Bewerbervorauswahl, Anhang III Nummer 4 Buchstabe a, entscheidet ein Mensch, der die Vorauswahl verwerfen kann.
Protokollierung
Dokumentiert wird, was hereinkam und was die Stelle daraus gemacht hat. Nach innen ist das die Rekonstruktion, warum ein Beleg auf diesem Konto liegt. Nach außen sind es die Nachweise aus DSGVO und KI-Verordnung.
Protokolle berühren die Mitbestimmung. Gibt es bei Ihnen eine Arbeitnehmervertretung, ist der Einsatz in der Regel mitbestimmungspflichtig, weil Leistung messbar wird, schon über Zeitstempel im Protokoll, § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Auswertungen über Menschen gibt es deshalb nur auf Rollenebene.
Vor dem Start mit echten Daten wird Ihre Arbeitnehmervertretung beteiligt, bei jeder Stelle und auch im Schattenbetrieb. Bei Kunden mit Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung setzen wir keine Stelle ohne Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung ein, auch nicht für Teams-Besprechungen oder am Telefon; eine Vorlage für die Betriebsvereinbarung liefern wir mit.
Die Aufbewahrungsfrist richtet sich nach Ihrer Löschkonzeption. Abgelaufenes wird gelöscht, über alle Kopien und nachweisbar.
Anbieter und Betreiber
Rechtlich bleibt die Stelle ein KI-System, auch mit Vornamen und Kanalzugang. Wir sind Anbieter dieses Systems nach Art. 3 Nr. 3 der KI-Verordnung und tragen die Pflichten dieser Rolle. Wer es in eigener Verantwortung einsetzt, ist Betreiber nach Art. 3 Nr. 4. Bei einer Stelle in Ihrem Haus sind das Sie.
Daraus folgt die Arbeitsteilung:
| Wir | Sie |
|---|---|
| Stelle besetzen, Akte schreiben, Einstufung begründen | Vorgesetzten mit Vertretung benennen |
| Auftragsverarbeitungsvertrag mit TOM-Anlage und Liste der Unterauftragnehmer | Über Grenzen und Stufenaufstieg entscheiden |
| Vorlagen für Folgenabschätzung und Betriebsvereinbarung | Freigaben auf der Karte im Dashboard |
Zur Betreiberrolle gehört Art. 4 der KI-Verordnung. Er gilt seit dem 2. Februar 2025; seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 verlangt er Maßnahmen, die die KI-Kompetenz der Personen fördern, die das System bedienen. Ein bestimmtes Niveau je Person ist nicht geschuldet. Die Schulung aller Beteiligten, auch Ihrer Admins, ist Teil der Einarbeitung und wird dokumentiert.
Kennzeichnung
Hinter jedem Namen steht (AI), im Anzeigenamen und auf allem, was die Stelle schreibt. Am Telefon und in Besprechungen sagt die Stelle zu Beginn an, dass sie eine KI ist. Seit dem 2. August 2026 verlangt Art. 50 der KI-Verordnung, dass erkennbar ist, wer mit einem KI-System spricht.
Für Texte greift die engere Regelung in Art. 50 Abs. 4 Unterabs. 2 nur dort, wo die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informiert wird, und sie entfällt bei menschlicher redaktioneller Verantwortung. Ein Angebotsschreiben fällt nicht darunter. Gekennzeichnet wird trotzdem, als Hausregel.
Wie die Regeln je Stelle aussehen, steht in der Belegschaft, der Weg dorthin unter Wie eine Stelle entsteht. Fünf Fragen zur eigenen Einstufung stehen unter Einstufung nach der KI-Verordnung.