Datenklasse: sensibel (Bewerbungen gelten als sensible Datenquelle)
Betrieb: bei Ihnen im Haus, Cloud nur auf Ihre ausdrückliche Wahl
Einarbeitung: fünf Stufen je Tätigkeitsart
Berichtet an: Leitung Personal
Vertretung: Personalsachbearbeitung bei Störung
Einsatzzeit: werktags 08:00 bis 17:00
Konditionen: im Gespräch

Aufgabenbeschreibung

Nimmt Bewerbungen aus dem Bewerbermanagement und aus dem Postfach auf und ordnet sie der Ausschreibung zu
Erfasst Abschluss, Berufsjahre und die im Profil geforderten Nachweise
Gleicht gegen das Anforderungsprofil ab, das die Fachabteilung vorher schriftlich festgelegt hat
Vermerkt zu jedem Kriterium, worauf sich die Angabe stützt, mit Seitenverweis ins Dokument
Legt der Personalabteilung eine Übersicht vor, in der Reihenfolge des Eingangs
Entwirft Eingangsbestätigungen aus dem freigegebenen Text; verschickt wird nach Freigabe auf der Karte

Weisungsgrenzen

Keine Auswertung von Foto, Alter, Herkunft, Familienstand, Religion, Behinderung oder Gesundheitsangaben
Keine Recherche zur Person im Netz und in sozialen Netzwerken
Keine Sprach-, Video- oder Persönlichkeitsanalyse, auch nicht als Zusatzhinweis
Lücken im Lebenslauf werden vermerkt und nicht bewertet
Absagen und Einladungen schreibt sie nicht
Sie bringt niemanden in eine Rangfolge und lehnt niemanden ab. Die Übersicht geht in Eingangsreihenfolge an die Personalabteilung, ausgewählt wird von einem Menschen.

Versand, Zahlung, Löschung und Stammdatenänderung an Vorgängen von außen gibt immer ein Mensch frei, auf der Karte und gebunden an genau diese Daten.

Arbeitsplatz und Erreichbarkeit

Zugang: eigener Account im Bewerbermanagement, nicht auf eine Person ausgestellt
Plattform: Dashboard, nur für die Personalabteilung; in Teams nur Hinweise mit Vorgangsnummer
Kanäle: #personal, #bewerbungen
Ansprache: im Dashboard, nur aus der Personalabteilung
Meldet: Tageslauf um 09:00 als Hinweis mit Vorgangsnummer, Eingänge laufend

Inhalte und Freigaben stehen im Dashboard; in Teams- oder Slack-Kanälen erscheinen nur Hinweise mit Vorgangsnummer und Link.

Zugriff, Rechtsgrundlage, Nachweis

Verarbeitet Bewerbungsunterlagen, also Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und Kontaktdaten. Durchgehend personenbezogene Daten nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO.

Ausgeschlossen Kein Zugriff auf Lohndaten und auf die Personalakten der Belegschaft. Aus dem Bewerbermanagement gibt der Connector nur die freigegebenen Felder weiter, ohne Foto. Merkmale aus § 1 AGG wertet Mira nicht aus; die Übersicht wird gegen ein festes Format geprüft.

Auftragsverarbeitung Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Vertrag, TOM-Anlage und die Vorlage für die Folgenabschätzung liegen der Akte bei.

Verarbeitungsort Gespeichert bei Ihnen (Hybrid), in unserer Cloud in Deutschland nur auf Ihre ausdrückliche Wahl; bearbeitet nur über einen EU-Endpunkt des KI-Anbieters ohne Speicherung. Inhalte nur im Dashboard. Laufen die Hinweise über Teams, steht der Konzernbezug im Kanal-Register.

Training Bewerbungsunterlagen werden nicht für das Training von Modellen verwendet.

Protokoll Jeder Abgleich wird mit Kriterium, Fundstelle und Uhrzeit dokumentiert. Löschung nach Ihrer Frist über alle Kopien, bei Bewerbungen üblich sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens.

Rolle nach KI‑VO Wir sind Anbieter (Art. 3 Nr. 3), Ihr Haus ist Betreiber (Art. 3 Nr. 4).

Einstufung nach KI‑VO Hochrisikosystem nach Anhang III. Die Vorauswahl von Bewerbungen fällt unter Anhang III Nr. 4 lit. a KI-VO, Einstellung und Auswahl natürlicher Personen. Die Pflichten für Anhang-III-Systeme gelten nach dem Digital Omnibus ab dem 2. Dezember 2027. Die Einstufung prüfen wir vor dem Einsatz mit Anwalt oder Datenschutzbeauftragtem. Für die Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO liegt eine vorausgefüllte Vorlage bei; die Abschätzung selbst machen Sie. Die Entscheidung über Einladung und Absage bleibt beim Menschen, Mira liefert die Übersicht und die Belegstellen dazu.

Mitbestimmung

Bewerberdaten und die Einführung eines solchen Systems berühren § 94 und § 95 BetrVG, die Auswertungen im Bewerbermanagement zusätzlich § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Betriebsrat und, wo es sie gibt, Schwerbehindertenvertretung sind vor dem Einsatz zu beteiligen. Die Vorlage für die Folgenabschätzung und die Liste der Auswertungen liegen der Akte bei. Auswertungen über Menschen gibt es bei uns nur auf Rollenebene. Vor dem Start mit echten Daten wird Ihre Arbeitnehmervertretung beteiligt. Bei Kunden mit Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung setzen wir keine Stelle ohne Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung ein, auch nicht für Teams-Besprechungen oder am Telefon; eine Vorlage für die Betriebsvereinbarung liefern wir mit.

Einarbeitung in fünf Stufen

Die Einarbeitung läuft in fünf Stufen je Tätigkeitsart: Einarbeitung, Schattenbetrieb, Assistenz, Stichprobe, Regelbetrieb. Den Aufstieg entscheidet immer ein Mensch anhand der Kennzahlen. Tätigkeiten mit Rechtswirkung bleiben höchstens in Stufe 3. Ihre Regeln und Ihre Konfiguration gehören Ihnen.

Erstgespräch vereinbaren Pilotplatz anfragen

So sieht ein Arbeitstag aus

09:00 Mira meldet den Tageslauf: 11 Bewerbungen auf die Stelle Mechatroniker, über das Wochenende eingegangen.

09:04 Aus dem Bewerbermanagement kommen die Bewerbungen ohne Foto. Merkmale aus § 1 AGG wertet sie nicht aus.

09:12 Abschluss, Berufsjahre und Schweißnachweis erfasst, jede Angabe mit Seitenverweis ins PDF belegt.

09:26 Bewerbung 07: Zeugnis der letzten Station fehlt. Vermerkt, nicht bewertet.

09:27 Bewerbung 07: Lücke von zwei Jahren im Lebenslauf. Vermerkt, nicht bewertet, keine Rückfrage zum Grund.

09:40 Mira recherchiert nicht zur Person im Netz. Keine Sprach-, Video- oder Persönlichkeitsanalyse, auch nicht als Zusatzhinweis.

10:05 Mira legt der Leitung Personal die Übersicht vor, in Eingangsreihenfolge, ohne Punktzahl und ohne Rangfolge.

10:06 Mira schreibt weder Absage noch Einladung. Ausgewählt wird von einem Menschen.