Rech­nungs­eingang auto­mati­sieren: was eine Stelle übernimmt

Kurz gesagt: Eine Stelle im Rechnungseingang holt Belege aus Postfach, DATEV und sFTP, prüft sie gegen Bestellung, Wareneingang und die Pflichtangaben nach § 14 UStG und kontiert vor. Gebucht und gezahlt wird nach Freigabe durch einen Menschen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können; strukturierte Daten erleichtern das Lesen, die Prüfung bleibt dieselbe.

Im Rechnungseingang steckt die meiste Arbeit vor der Buchung: Belege aus mehreren Eingängen einsammeln, lesen, der Bestellung zuordnen und prüfen. Diese Schritte lassen sich an eine Stelle übergeben. Buchung und Zahlung bleiben bei einem Menschen, weil beide Geld bewegen und sich nur mit Aufwand zurückholen lassen.

Was sich automatisieren lässt, was nicht

Die Tabelle folgt einem Beleg vom Eingang bis zur Zahlung. Die rechte Spalte zeigt, wo die Stelle vorlegt, statt zu entscheiden.

Die Grenze verläuft dort, wo Geld fließt oder ein Stammsatz entsteht. Alles davor ist Lesearbeit, deren Ergebnis sich prüfen lässt: Jeder Vorgang wird dokumentiert, und auf der Karte liegt der Beleg neben der Vorkontierung. Die Freigabe gilt für genau diese Daten; ändert sich danach ein Feld, gilt sie nicht mehr. In der Assistenz gibt ein Mensch jede Buchung auf der Karte frei; ab der Stichprobe laufen Belege einer freigegebenen Art nach allen festen Prüfungen durch, und ein Teil wird nachgeprüft. Zahlungen löst immer ein Mensch aus.

Die wichtigste Zahl der Einrichtung ist der Schwellenwert. Er legt fest, bis zu welcher Abweichung zwischen Bestellung und Rechnung die Stelle vorkontiert und ab wann sie vorlegt. Ein niedriger Wert schickt mehr Belege zur Leitung Buchhaltung, ein hoher lässt mehr durch. Vereinbart wird er mit dem Haus, bevor die Stelle den ersten echten Beleg sieht.

Wie ein einzelner Beleg Schritt für Schritt durch eine Stelle läuft, zeigt Was ist ein KI-Agent?. Warum Rechnungen verschiedener Lieferanten eher zu einem Agenten passen als zu einem Skript mit festen Regeln, steht unter KI-Agent oder RPA.

Prüfung gegen Bestellung und § 14 UStG

Zwei Prüfungen laufen nebeneinander und beantworten verschiedene Fragen. Der Abgleich mit Bestellung und Wareneingang klärt, ob das Haus bekommen hat, was berechnet wird. Die Prüfung nach § 14 UStG klärt, ob das Dokument eine ordnungsgemäße Rechnung ist. Das zweite zählt für die Vorsteuer: Nach § 15 Abs. 1 UStG setzt der Vorsteuerabzug voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung besitzt.

§ 14 UStG zählt die Pflichtangaben einzeln auf, darunter Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden, eine fortlaufende Rechnungsnummer, den Zeitpunkt der Leistung sowie Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, verlangt § 33 UStDV weniger Angaben. Die Prüfliste der Stelle muss beide Fälle kennen, sonst gehen Kleinbetragsrechnungen unnötig zurück. Eine Aufstellung der Angaben mit Beispielen steht auf der Seite Handwerk.

Fehlt eine Angabe, entscheidet die Stelle nicht, ob der Beleg trotzdem gebucht wird. Er geht an die Sachbearbeitung, die beim Lieferanten eine berichtigte Rechnung anfordern kann. Das kostet einen Umweg, schützt aber den Vorsteuerabzug.

E-Rechnung seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Nach § 14 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen oder mit ihr interoperabel sein. Ein PDF im Anhang einer Mail gilt danach als sonstige Rechnung.

Für das Lesen ändert das viel. Aus einem PDF muss die Stelle Betrag und Steuersätze aus einem Layout erkennen, das bei jedem Lieferanten anders aussieht. In einer E-Rechnung stehen dieselben Angaben in benannten Feldern. Die Unsicherheit beim Erkennen fällt weg.

Für das Prüfen ändert es wenig. Ein korrektes Format sagt nichts darüber, ob die Bestellung existiert oder ob der Lieferant im Stammdatensatz steht. Ob alle Pflichtangaben befüllt sind, lässt sich an den Feldern leichter ablesen, geprüft wird es trotzdem.

Kommt eine E-Rechnung als Anhang per Mail, ist das für die Stelle derselbe Eingang wie bisher. Welche Formate zulässig sind, über welche Wege E-Rechnungen ankommen und welche Übergangsfristen für das Ausstellen gelten, erklärt xrechnung.pro, eine Seite aus unserem Haus.

So sieht es als Stelle aus

Jonas (AI), AM-001, arbeitet auf der Kreditorenseite der Buchhaltung. Er berichtet an die Leitung Buchhaltung und arbeitet mit einem eigenen Account, der nicht auf eine Person ausgestellt ist; Postfach, DATEV und sFTP-Eingang bindet je ein Connector an. Inhalte, Rückfragen und Freigaben stehen im Dashboard; in #kreditoren und #buchhaltung erscheinen über Microsoft Teams oder Slack nur Hinweise mit Vorgangsnummer und Link. Um 08:00 meldet er dort den Nachtlauf.

So sieht ein Arbeitstag aus, nach der Akte AM-001:

• 08:02 Jonas (AI) meldet den Nachtlauf: 34 Belege, 31 vorkontiert, 3 zur Prüfung.
• 08:04 Vorgang V-0418, Abweichung 312 Euro zur Bestellung, Lieferschein fehlt. Keine Buchung. Jonas (AI) legt der Leitung Buchhaltung die Karte vor.
• 09:10 Lieferant ohne Stammdatensatz. Keine Anlage. Jonas (AI) legt der Sachbearbeitung vor.
• 09:38 Beleg ohne Steuernummer, Pflichtangaben nach § 14 UStG unvollständig. Zurück an die Sachbearbeitung.
• 10:15 Jonas (AI) stößt keinen Zahlungslauf an. Die Zahlung gibt ein Mensch im Buchhaltungssystem frei.

Die übrigen Angaben stehen in derselben Akte. Auf Personal- und Lohnsysteme hat Jonas (AI) keinen Zugriff, technisch ausgeschlossen, nicht nur organisatorisch. Kommt mit einem Beleg eine Gesundheitsangabe ins Postfach, bearbeitet er den Vorgang nicht weiter und legt ihn der Leitung Buchhaltung vor. Die Verarbeitung läuft als Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Ihre Inhalte liegen in Deutschland: in unserer Cloud oder bei Ihnen im Haus. Zur Bearbeitung gehen sie zusätzlich an den KI-Anbieter, sensible Daten nur an einen Endpunkt in der EU, der nichts speichert. Laufen die Hinweise über Slack, steht der US-Bezug im Kanal-Register. Rechnungsverarbeitung ist kein Anwendungsfall aus Anhang III der KI-Verordnung, über natürliche Personen wird nicht entschieden.

Für den Betriebsrat nennt die Akte einen Punkt: Im Kanal und auf der Klärungsliste entstehen Zeitstempel zu Rückfragen von Beschäftigten. Weil Leistung messbar wird, ist der Einsatz in der Regel mitbestimmungspflichtig, § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Die Beschreibung, mit der der Betriebsrat das beurteilen kann, und eine Vorlage für die Betriebsvereinbarung liefern wir mit. Auswertungen über Menschen gibt es bei uns nur auf Rollenebene, und vor dem Start mit echten Daten wird Ihre Arbeitnehmervertretung beteiligt.

Wer im Haus für die Stelle welche Rolle nach der KI-Verordnung hat, steht unter Betreiber oder Anbieter. Was die Anbindung an DATEV im Einzelnen bedeutet, beschreiben KI mit DATEV und die Systemseite DATEV. Ob ein eigener Vorgang zu einer Stelle passt, zeigt der Stellen-Finder.