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Kurz gesagt: Ein KI-Agent verbindet ein Sprachmodell mit Werkzeugen und einem Ziel. Der Agent liest, entscheidet über den nächsten Schritt, ruft Systeme auf und legt vor, wo eine Grenze erreicht ist. Rechtlich ist ein Agent ein KI-System nach Art. 3 Nr. 1 KI-VO. Ein Gedächtnis gibt es nur, soweit eine Ablage besteht, und aus Ihren Daten wird kein Modell trainiert, wenn der Vertrag das ausschließt.
Ein KI-Agent ist ein Programm, das ein Sprachmodell in einer Schleife arbeiten lässt. Das Modell liest, wählt den nächsten Schritt und bekommt das Ergebnis zurück, bis der Auftrag erledigt ist oder eine Grenze erreicht ist. Im Betrieb heißt die Stelle, die so arbeitet, KI-Mitarbeiter.
Sprachmodell, Werkzeuge, Ziel
Vier Teile machen einen Agenten aus.
| Teil | Aufgabe | Am Rechnungseingang |
|---|---|---|
| Sprachmodell | liest unstrukturierten Text und wählt den nächsten Schritt | erkennt Betrag, Steuersätze, Lieferant und Bestellbezug |
| Werkzeuge | Funktionen, die der Agent aufrufen darf, jede mit eigenem Recht | Postfach lesen, Bestellung im ERP abfragen, Vorkontierung anlegen |
| Ziel | Auftrag mit Ergebnis und Abbruchbedingungen | Beleg vorkontiert zur Freigabe vorlegen |
| Grenzen | Weisungsgrenzen und Befugnisse je Tätigkeitsart, dazu die Rechte im Account | Gutschriften und Stornos grundsätzlich vorlegen |
Das Sprachmodell selbst führt nichts aus. Es gibt einen Werkzeugaufruf zurück, etwa „Bestellung 4711 im ERP abfragen“, das umgebende Programm führt ihn aus und reicht das Ergebnis an das Modell zurück. Was nicht als Werkzeug angelegt ist, kann der Agent nicht tun. Bei uns startet jede Stelle abgeschottet mit genau den Werkzeugen ihrer Akte; passt die Werkzeugliste nicht zur Akte, bricht der Start ab.
Deshalb gibt es zwei Arten von Grenzen. Die Weisungsgrenze sagt, ab wann der Agent vorlegt, statt zu entscheiden. Bei uns steht sie nicht nur in der Anweisung: Das Programm setzt sie durch, und eine Freigabe gilt nur für genau die Daten, die danach ausgeführt werden. Die technische Grenze steht in den Rechten des Accounts. Hanna (AI) in der Stammdatenpflege hat Schreibrecht nur auf Adress- und Kontaktfelder in CRM und ERP. Zusätzlich steht als Weisungsgrenze in ihrer Akte, dass Bankverbindungen nur nach Freigabe der Buchhaltung auf der Karte geändert werden; eine neue IBAN markiert die Karte eigens.
Rechtlich ist ein Agent ein KI-System nach Art. 3 Nr. 1 KI-VO: ein maschinengestütztes System, ausgelegt für einen in unterschiedlichem Grad autonomen Betrieb, das aus Eingaben ableitet, wie es Ausgaben erzeugt, die eine Umgebung beeinflussen. Erwägungsgrund 12 nennt die Fähigkeit abzuleiten als wesentliches Merkmal. Wie der Agent eingestuft wird, hängt am Einsatzzweck; das klären fünf Fragen unter Einstufung nach der KI-Verordnung, ob der Vorgang selbst zur Stelle wird, der Stellen-Finder.
Was in der Anweisung steht
Das Ziel ist mehr als ein Satz. Die Anweisung, mit der ein Agent in jeden Durchlauf geht, hat feste Teile.
| Teil | Inhalt | Herkunft |
|---|---|---|
| Aufgabe | was der Agent selbst erledigt | Personalakte, Abschnitt Aufgaben |
| Weisungsgrenzen | ab wann der Agent vorlegt und an wen | Personalakte |
| Nachschlagewerk | Kontenrahmen, Textbausteine, Schwellenwerte | Ihr Haus |
| Ausgabe | Form des Ergebnisses, etwa Vorkontierung mit angehängten Belegen | Fachsystem, in das geschrieben wird |
Dazu gehören technische Abbruchbedingungen, etwa eine Höchstzahl an Schritten je Durchlauf. Wird sie erreicht, endet der Durchlauf mit einer Vorlage.
Ein Durchlauf Schritt für Schritt
Beispiel: eine Eingangsrechnung bei Jonas (AI), Rechnungseingang auf der Kreditorenseite. Die Schritte folgen seiner Akte.
| Nr. | Schritt | System | Was der Agent entscheidet |
|---|---|---|---|
| 1 | Beleg abholen | Exchange-Postfach, DATEV Unternehmen online, sFTP-Eingang | welcher Eingang neu ist |
| 2 | Felder erkennen | Sprachmodell | Betrag, Steuersätze, Leistungszeitraum, Lieferant, Bestellbezug; Gutschrift oder Storno geht an die Leitung Buchhaltung |
| 3 | Lieferant prüfen | Stammdatensatz im ERP | fehlt der Satz: Vorlage an die Sachbearbeitung |
| 4 | Abgleich | Bestellung und Wareneingang im ERP | Abweichung über dem Schwellenwert: Vorlage an die Leitung Buchhaltung |
| 5 | Pflichtangaben | Prüfliste nach § 14 UStG | fehlt eine Angabe, geht der Beleg zurück an die Sachbearbeitung |
| 6 | Vorkontieren | Kontenrahmen des Hauses | das Konto für den Beleg |
| 7 | Vorlage | Karte im Dashboard, Hinweis in #kreditoren | Freigabe durch einen Menschen, Belege angehängt |
Die Reihenfolge ist nicht fest verdrahtet. Fällt in Schritt 2 auf, dass es eine Gutschrift ist, endet der Durchlauf dort mit einer Vorlage. Einen Zahlungslauf stößt Jonas (AI) nie an.
Jeder Vorgang wird dokumentiert, vom Eingang bis zur Vorlage. Aus dem Protokoll lässt sich nachvollziehen, warum ein Beleg auf einem Konto liegt. Morgens um 08:00 meldet Jonas (AI) den Nachtlauf mit der Zahl der vorkontierten und der vorgelegten Belege; in #kreditoren erscheint ein Hinweis mit Link.
Was ein Agent nicht kann
| Grenze | Folge | Im Betrieb aufgefangen durch |
|---|---|---|
| Kein Gedächtnis ohne Ablage | Das Modell behält zwischen zwei Durchläufen nichts | ein Gedächtnis in vier Ebenen mit eigenen Leserechten, dazu ERP, Ticket, Stammsatz und Protokoll |
| Kein Lernen aus Ihren Daten | Das Modell verändert sich durch Ihre Vorgänge nicht | bestätigte Beispiele und Regelvorschläge, die ein Mensch freigibt, mit Datum in der Akte |
| Keine Gewissheit | Ein Sprachmodell kann eine falsche Angabe sicher formulieren | Abgleich gegen Bestellung und Stammdaten, Weisungsgrenzen, Testfälle |
| Nichts außerhalb der Werkzeuge | Ein fehlendes Werkzeug ist eine fehlende Fähigkeit | Rechte im Account, festgelegt in der Akte |
Zur ersten Zeile: Was ein Agent über einen Lieferanten „weiß“, steht im Stammsatz und in früheren Vorgängen, die der Agent beim nächsten Durchlauf nachschlägt. Wird die Ablage gelöscht, ist das Wissen weg. Das Gedächtnis einer Stelle hat bei uns vier Ebenen mit eigenen Leserechten: persönlich, Team, Firmenwissen, Vorgangsakte. Neues Wissen entsteht nur als Vorschlag; dauerhaft wird es erst nach Freigabe, und Befugnisse kann das Gedächtnis nie ändern.
Die zweite Zeile steht in jeder Akte unter Zugriff: Ihre Eingaben werden nicht für das Training von Modellen verwendet. Wird eine Stelle besser, dann über bestätigte Beispiele und Regeln: Aus dem Grund einer Korrektur entsteht ein Regelvorschlag, und dauerhaft gilt er erst, wenn ein Mensch ihn freigibt. Änderungen an Grenzen und Schwellen stehen mit Datum in der Akte.
Zur dritten Zeile: Gegen jede Stelle läuft ein fester Satz Testfälle, nach jeder Änderung und nach jedem Modellwechsel beim Anbieter. Mehr dazu unter Betrieb.
Agent und KI-Mitarbeiter
Der Agent ist die Technik, der KI-Mitarbeiter die Stelle im Haus. Zur Stelle gehört mehr als der Agent:
| Ebene | Agent | KI-Mitarbeiter |
|---|---|---|
| Was es ist | Programm um ein Sprachmodell | Stelle mit abgegrenztem Aufgabengebiet |
| Zugang | technische Schnittstelle | eigener Account, auf keine Person ausgestellt |
| Führung | keine festgelegte | Vorgesetzter im Haus |
| Grenzen | Anweisung und Rechte | dieselben, dokumentiert in der Personalakte |
| Kennzeichnung | nach Art. 50 KI-VO, sobald Menschen direkt mit dem Agenten interagieren | (AI) hinter dem Namen, in jeder Nachricht |
Ein Agent kann ohne Akte laufen, etwa als Versuch in der IT. Sobald der Agent einen Vorgang für den Betrieb übernimmt, brauchen Betriebsrat, Datenschutzbeauftragter und der Vorgesetzte eine Unterlage, aus der hervorgeht, was erlaubt ist. Diese Unterlage ist die Akte.
Wie sich ein Agent von einem festen Klickablauf unterscheidet, steht unter KI-Agent oder RPA, die Abgrenzung zum Chatfenster unter KI-Mitarbeiter oder Chatbot. Woraus die Kosten eines Agenten bestehen, zeigt Was ein KI-Agent kostet.
Häufige Fragen
Lernt ein KI-Agent aus unseren Daten?
Das Sprachmodell nicht, sofern der Vertrag das ausschließt. In jeder Personalakte steht unter Zugriff, dass Ihre Eingaben nicht für das Training von Modellen verwendet werden; die KI läuft bei uns über die API unter kommerziellen Bedingungen, nie über ein Abo-Konto. Lernen kann die Stelle über bestätigte Beispiele und Regeln. Aus dem Grund einer Korrektur entsteht ein Regelvorschlag, und dauerhaft gilt er erst, wenn ein Mensch ihn freigibt, mit Datum in der Akte.
Was ist der Unterschied zu ChatGPT?
Im Chatfenster antwortet ein Sprachmodell einer Person, und die Person übernimmt das Ergebnis selbst in ihre Arbeit. Ein Agent arbeitet einen Vorgang in Ihren Systemen ab, mit eigenem Zugang und festgelegten Grenzen. Das Sprachmodell dahinter kann dasselbe sein.
Welches Modell steckt dahinter?
Die Akte nennt kein Modell; gewählt wird es je Tätigkeit, mit Ersatzkette. Das Modell läuft beim KI-Anbieter. Normale Inhalte bewahrt er nur mit dokumentierter Frist auf, sensible gehen nur an einen EU-Endpunkt ohne Speicherung. In der Cloud ist der KI-Anbieter unser Unterauftragnehmer, im Hybrid läuft die KI über Ihr eigenes Konto beim KI-Anbieter. Nach Art. 28 Abs. 2 DSGVO nimmt der Auftragsverarbeiter ihn nur mit vorheriger gesonderter oder allgemeiner schriftlicher Genehmigung des Verantwortlichen in Anspruch, also Ihres Betriebs; er steht dann in den Unterlagen zur Auftragsverarbeitung.