DATEV

Kurz gesagt: Für DATEV Unternehmen online bauen wir einen Connector mit eigenem Dienstkonto und den Rechten, die die jeweilige Stelle braucht. Der Connector liest die Belege aus DATEV und gibt nur die freigegebenen Felder weiter. Gespeichert wird der Vorgang in Deutschland, in unserer Cloud oder bei Ihnen im Haus; zur Bearbeitung geht er zusätzlich an den KI-Anbieter, sensible Daten nur an einen Endpunkt in der EU, der nichts speichert. Eingesetzt wird die Anbindung bei Rechnungseingang und Mahnwesen, in beiden Fällen mit Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Hersteller

DATEV eG

Anbindung

API

DATEV Unternehmen online ist in mittelständischen Betrieben und Kanzleien weit verbreitet, gerade für Rechnungseingang und Mahnwesen.

Was angebunden wird

Für die Stellen Rechnungseingang und Mahnwesen bauen wir einen Connector mit eigenem Dienstkonto in DATEV Unternehmen online. Über dieses Konto liest die Stelle Belege, Kontenrahmen und offene Posten. Geschrieben wird nur, wo die Akte es vorsieht: Die Stelle kontiert Eingangsrechnungen vor, ein Mensch gibt frei. Zahlungsläufe stößt keine Stelle an, das bleibt in jeder Akte als Weisungsgrenze festgehalten.

Rechte und Umfang

Das Dienstkonto bekommt die Rechte, die die jeweilige Stelle braucht, nicht die Rechte einer Sachbearbeiterin oder eines Sachbearbeiters. Bei mehreren Mandanten in einer Kanzlei wird der Zugriff auf die Mandanten begrenzt, für die die Stelle eingerichtet ist. Ihre IT oder Ihr DATEV-Berater gibt das Konto frei, wir bauen den Connector.

Datenarten

Verarbeitet werden Belegdaten, Kontenrahmen, Lieferanten- und Kundenstammdaten sowie offene Posten. Personal-, Lohn- und Gesundheitsdaten aus DATEV Lodas oder vergleichbaren Modulen gibt der Connector für die Stellen Rechnungseingang und Mahnwesen nicht weiter; sie sind technisch ausgeschlossen, nicht nur organisatorisch.

Auftragsverarbeitung

Die Verarbeitung läuft als Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, mit Vertrag, TOM-Anlage und Liste der Unterauftragnehmer. Die Anlage nennt DATEV Unternehmen online als angebundenes System und als Verarbeitungsorte unsere Cloud in Deutschland oder Ihr Haus, dazu den KI-Anbieter.

Rückfragen und Freigaben laufen im Dashboard. In Teams oder Slack erscheint nur ein Hinweis mit Vorgangsnummer und Link; Anbieter, Ort und Transfergrundlage jedes Kanals stehen im Kanal-Register.

Einrichtung

Der Connector entsteht im dritten Schritt des Verfahrens, nach der Personalakte. Aufgenommen werden der bestehende Kontenrahmen, laufende Belegarten und, beim Mahnwesen, die Mahnstufen des Hauses. Die Einzelheiten des Verfahrens stehen unter Wie eine Stelle entsteht.

Ein Nachtlauf im Rechnungseingang

Schematisch für einen Betrieb mit 120 Beschäftigten, der die Kreditorenbuchhaltung in DATEV Unternehmen online führt und Eingangsrechnungen heute gesammelt am Monatsende bearbeitet: Die Stelle liest jede Nacht die neuen Belege, gleicht sie gegen Bestellung und Wareneingang aus dem ERP ab und kontiert nach dem bestehenden Kontenrahmen vor; ein Mensch gibt frei. Ab der Stufe Stichprobe sieht die Leitung Buchhaltung am Morgen nur noch eine zufällige Stichprobe und die Klärungsfälle, etwa Abweichungen oberhalb des Schwellenwerts, unbekannte Lieferanten und unvollständige Pflichtangaben nach § 14 UStG.

Wenn sich der Kontenrahmen ändert

Ändert die Kanzlei oder das Haus den Kontenrahmen, wird das in der Akte nachgezogen, nicht nur im System, und die Stelle läuft erst wieder durch ihre Testfälle. Größere Änderungen, etwa ein Wechsel von DATEV Unternehmen online auf ein anderes Hauptbuch, laufen wie eine neue Einrichtung: Aufnahme, neuer Connector, Anpassung der Akte, erneute Einarbeitung.