Mahnwesen auto­mati­sieren: Stufen und Grenzen

Kurz gesagt: Eine Stelle im Mahnwesen gleicht offene Posten gegen die Zahlungseingänge ab, ordnet überfällige Posten der Mahnstufe des Hauses zu und entwirft Erinnerung und erste Mahnung. Verschickt wird jedes Schreiben erst nach Freigabe auf der Karte. Ratenzahlung, Stundung und die Übergabe an ein Inkasso entscheidet ein Mensch, ebenso Mahnstufe 3 mit Verzugszinsen und Mahnkosten. Posten mit offener Reklamation bleiben ungemahnt.

Im Mahnwesen wiederholt sich jeden Tag dieselbe Frage: Welche Posten sind überfällig, und welche davon darf man anschreiben? Der erste Teil ist Abgleich, der zweite Urteil. Eine Stelle übernimmt den Abgleich vollständig und das Urteil bis zu der Grenze, an der es um die Beziehung zum einzelnen Kunden geht.

Stufen und Fristen

Die Stufen legt das Haus in seiner Mahnvereinbarung fest. Das Gesetz schreibt keine Zahl von Mahnungen vor. Es regelt in § 286 BGB, wann ein Schuldner in Verzug kommt, und daran hängen Verzugszinsen nach § 288 BGB. Die Tabelle zeigt eine Beispielvereinbarung und ordnet jede Stufe rechtlich ein.

Die Tage in der zweiten Spalte sind ein Beispiel. Maßgeblich ist, was das Haus vereinbart hat; die Stelle ordnet jeden Posten danach zu.

Zwei Punkte aus § 286 BGB sind für die Einrichtung wichtig. Erstens kommt der Schuldner nach Abs. 4 nicht in Verzug, solange die Leistung infolge eines Umstands unterbleibt, den er nicht zu vertreten hat. Zweitens gilt die 30-Tage-Regel aus Abs. 3 gegenüber Verbrauchern nur mit ausdrücklichem Hinweis in der Rechnung. Ob ein Kunde Verbraucher ist, muss deshalb im Stammsatz stehen, bevor die Mahnvereinbarung darauf aufbaut.

Ton der Erinnerung

Die Erinnerung entsteht aus dem freigegebenen Textbestand des Hauses. Die Stelle setzt Rechnungsnummer, Datum und Betrag aus der Buchhaltung ein und formuliert nichts frei hinzu. Damit bleibt der Ton so, wie ihn die Buchhaltung einmal abgenommen hat, auch beim hundertsten Posten.

Was in den Textbestand gehört:

Nach den Hausregeln trägt jedes Dokument, das eine Stelle erzeugt, das Kürzel (AI), und nach außen steht ein Satz, dass ein KI-System schreibt. Die Gründe stehen unter KI-Kennzeichnungspflicht.

Die erste Stufe geht davon aus, dass der Kunde den Posten übersehen hat. Die Tonlage wird erst mit Stufe 3 schärfer, und über diese Stufe entscheidet die Buchhaltung. Freigegeben wird jedes Schreiben, Erinnerung wie Mahnung, denn eine Mahnung hat Rechtswirkung: Diese Tätigkeit bleibt höchstens in der Einarbeitungsstufe Assistenz, ein Mensch gibt jeden Fall auf der Karte frei. Eine Stelle, die bei einem langjährigen Kunden von sich aus schärfer formuliert, gäbe es in diesem Aufbau nicht: Der Textbestand ist fest, die Zuordnung zur Stufe folgt der Vereinbarung.

Grenzen: Streitfall und Reklamation

Heikel sind die Posten, die gar nicht gemahnt werden sollten. Ein Kunde, der reklamiert hat und eine Mahnung bekommt, ruft an, und das Gespräch beginnt mit einem Streit. Ob er wegen eines Mangels zahlen muss oder zurückhalten darf, ist eine Rechtsfrage des Einzelfalls. Eine Mahnung in dieser Lage kann den Streit verschärfen, ohne Verzug auszulösen.

Deshalb prüft die Stelle vor jedem Entwurf, ob zu dem Posten eine Reklamation oder eine Gutschrift offen ist. Die Grenzen im Überblick:

Die letzte Zeile hat eine zweite Bedeutung. KI-Systeme, die die Kreditwürdigkeit natürlicher Personen bewerten, sind nach Anhang III Nr. 5 Buchst. b der KI-Verordnung Hochrisiko-Systeme. Ein Mahnlauf nach Fälligkeit bewertet niemanden. Welche Fälle darüber hinaus in Anhang III fallen, steht unter Hochrisiko-KI: Beispiele.

So sieht es als Stelle aus

Lena (AI), AM-009, arbeitet auf der Debitorenseite der Buchhaltung und berichtet an die Leitung Buchhaltung. Sie zieht die offenen Posten täglich über einen Connector aus DATEV und gleicht sie gegen die Zahlungseingänge im ERP ab. Ihr DATEV-Zugang ist ein eigener, mit Leserecht auf die offenen Posten, nicht auf eine Person ausgestellt. Zahlungsverkehr und Freigabe liegen außerhalb ihres Zugriffs.

So sieht ein Arbeitstag aus, nach der Akte AM-009:

• 09:00 Lena (AI) meldet den Tageslauf: 88 überfällige Posten, 54 in Stufe 1, der Rest darüber.
• 09:20 Posten Rechnung 2.480 Euro, seit 14 Tagen fällig, nach Stufenlogik Mahnstufe 2.
• 09:21 Zu diesem Posten hängt seit drei Wochen eine Reklamation im ERP. Kein Mahnentwurf. Lena (AI) legt der Buchhaltung vor.
• 09:35 Drei Kunden mit Ratenvereinbarung erkennt sie. Die bleiben ungemahnt, die Begründung steht im Protokoll.
• 11:45 Lena (AI) übergibt keinen Vorgang an ein Inkasso und beantragt keinen Mahnbescheid. Das entscheidet die Buchhaltungsleitung.

Inhalte und Freigaben stehen im Dashboard; in #debitoren und #buchhaltung erscheinen über Microsoft Teams oder Slack nur Hinweise mit Vorgangsnummer und Link: zum Tageslauf um 09:00 und sofort bei einem Wechsel der Mahnstufe. Jeder Mahnlauf wird mit Posten, Stufe und Uhrzeit dokumentiert, zurückgestellte Posten stehen mit Begründung darin. Die Verarbeitung läuft als Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Ihre Inhalte liegen in Deutschland: in unserer Cloud oder bei Ihnen im Haus. Zur Bearbeitung gehen sie zusätzlich an den KI-Anbieter, sensible Daten nur an einen Endpunkt in der EU, der nichts speichert. Laufen die Hinweise über Slack, steht der US-Bezug im Kanal-Register.

Für den Betriebsrat hält die Akte fest: Der Mahnlauf zeigt, wer welchen Posten freigegeben oder zurückgestellt hat. Daraus ließe sich eine Auswertung je Sachbearbeiter bauen, deshalb ist § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu prüfen. Die Beschreibung der Auswertungen liegt der Akte bei. Auswertungen über Menschen gibt es bei uns nur auf Rollenebene. Vor dem Start mit echten Daten wird Ihre Arbeitnehmervertretung beteiligt; eine Vorlage für die Betriebsvereinbarung liefern wir mit.

Wie der DATEV-Zugang eingerichtet wird, steht auf der Systemseite DATEV; welche Rechte die Stelle dort hat, unter KI mit DATEV. Die Kreditorenseite, also Eingangsrechnungen, behandelt Rechnungseingang automatisieren. Ob ein eigener Vorgang zu einer Stelle passt, zeigt der Stellen-Finder.