Steuer­beratung

Kurz gesagt: Zur Kanzlei passen vier Stellen: Rechnungseingang, Mahnwesen, Stammdatenpflege und Dokumentenrecherche, angebunden über Connectoren an DATEV und die übrigen Systeme der Kanzlei. Die Verschwiegenheitspflicht aus § 57 StBerG und § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB trifft die Kanzlei, nicht das KI-System; die Verpflichtung zur Verschwiegenheit nach § 62a StBerG ist Teil unseres Vertrags. Mandantendaten gehören zur Datenklasse „sensibel“: Die Stelle läuft dann bei Ihnen im Haus, in unserer Cloud nur auf Ihre ausdrückliche Wahl, und zur Bearbeitung gehen Inhalte nur an einen KI-Endpunkt in der EU, der nichts speichert.

Eine Kanzlei mit zwanzig bis achtzig Beschäftigten arbeitet fast durchgehend mit DATEV. Rechnungseingang, Mahnwesen, Stammdatenpflege und Dokumentenrecherche sind Vorgänge, die täglich anfallen und sich stark gleichen. Genau dort setzen die Stellen aus dem Fertigungsprogramm an.

Welche Stellen zur Kanzlei passen

Vier Stellen decken Vorgänge ab, die in den meisten Kanzleien in ähnlicher Form vorkommen:

Jede Stelle bekommt eine eigene Akte mit Aufgaben, Weisungsgrenzen, Zugriffsrechten und Einstufung nach der KI-Verordnung. Aufgenommen wird der Vorgang der Kanzlei, nicht der eines Mandanten.

Verschwiegenheit und Mandantendaten

Eine Kanzlei unterliegt der Verschwiegenheitspflicht aus § 57 StBerG. Wer sie verletzt, macht sich nach § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB strafbar. Die Pflicht trifft die Berufsträgerin und den Berufsträger, nicht das KI-System, aber die Kanzlei bleibt als Betreiberin verantwortlich, wenn eine Stelle Mandantendaten verarbeitet. Die Verpflichtung zur Verschwiegenheit nach § 62a StBerG und § 203 StGB ist Teil unseres Vertrags.

Zwei Dinge stehen deshalb in jeder Akte, die mit Mandantendaten in Berührung kommt: der genaue Kreis der verarbeiteten Datenarten und die Weisungsgrenze, ab der eine Rückfrage an die zuständige Person im Haus geht. Die Auftragsverarbeitung läuft nach Art. 28 DSGVO, mit Vertrag und TOM-Anlage.

Berührt ein Vorgang nur die eigene Verwaltung der Kanzlei, etwa die Eingangsrechnungen ihrer Lieferanten, gilt die Datenklasse „normal“. Berührt er Mandantendaten, gilt „sensibel“: Die Stelle läuft bei Ihnen im Haus (Hybrid), in unserer Cloud in Deutschland nur auf Ihre ausdrückliche Wahl. Zur Bearbeitung gehen Inhalte nur an einen KI-Endpunkt in der EU, der nichts speichert, und sensible Inhalte zeigt die Stelle nur im Dashboard. Anbieter, Ort und Transfergrundlage jedes Kanals stehen im Kanal-Register.

Anbindung an DATEV

DATEV Unternehmen online ist in den meisten Kanzleien bereits im Einsatz, auch für die eigene Buchhaltung. Für Rechnungseingang und Mahnwesen bauen wir einen Connector mit eigenem Dienstkonto, der nur die eigene Buchhaltung der Kanzlei freigibt; fremde Mandate gibt er nicht weiter. Für den Rechnungseingang gibt er nur die Kreditorenseite weiter, also Lieferanten und keine Mandanten, deshalb gilt dort die Datenklasse „normal“. Die offenen Posten der Mandanten für das Mahnwesen laufen in der Datenklasse „sensibel“. Das Dienstkonto bekommt die Rechte, die die jeweilige Stelle braucht, nicht die Rechte einer Kanzleimitarbeiterin oder eines Kanzleimitarbeiters. Die Einzelheiten der Anbindung stehen unter DATEV.

Ein Mahnlauf in der Kanzlei

Schematisch für eine Kanzlei mit vierzig Beschäftigten, die ihre eigene Debitorenbuchhaltung über DATEV führt und das Mahnwesen heute einmal im Monat per Excel-Liste abgleicht: Die Stelle für Mahnwesen liest die offenen Posten wöchentlich aus DATEV, prüft Zahlungseingänge gegen die Fälligkeit und legt Mahnstufen vor. Freigegeben wird von der Kanzleileitung auf der Karte, versendet wird nichts ohne diese Freigabe. Mahnungen haben Rechtswirkung; diese Tätigkeit bleibt höchstens in der Stufe Assistenz.

Wie eine Stelle in der Kanzlei einzieht

Der Ablauf folgt demselben Verfahren wie in jedem anderen Betrieb: Aufnahme des Vorgangs, Akte mit Einstufung, Anbindung über Connectoren, Einarbeitung in fünf Stufen je Tätigkeitsart. Bei der Kanzlei kommt eine Prüfung hinzu, ob ein Vorgang überhaupt Mandantendaten berührt. Berührt er ausschließlich die eigene Verwaltung der Kanzlei, etwa den eigenen Rechnungseingang, gilt die Datenklasse „normal“, und die Einstufung ist in der Regel unkompliziert.

Mit echten Daten arbeitet eine Stelle erst, wenn diese Punkte erledigt sind, auch für den Schattenbetrieb:

• Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit TOM-Anlage, die Verpflichtung zur Verschwiegenheit ist Teil davon
• Ihre Folgenabschätzung, mit unserer vorausgefüllten Vorlage, und Ihre Datenschutzinformation
• Ihr Datenschutzbeauftragter ist angehört
• Ihre Arbeitnehmervertretung ist beteiligt; eine Vorlage für die Betriebsvereinbarung liefern wir mit

Timo etwa, AM-003 im Fertigungsprogramm, würde in einer Kanzlei für interne Rückfragen der eigenen Beschäftigten eingesetzt, nicht für Mandanten-Support. Jede Stelle wird für den tatsächlichen Vorgang der Kanzlei eingerichtet, nicht für einen allgemeinen Katalog von Aufgaben.

Kosten und Einarbeitung

Wie schnell eine Tätigkeit in die nächste Stufe aufsteigt, entscheidet ein Mensch anhand der Kennzahlen. Woraus sich die Kosten zusammensetzen, steht unter Kosten der Einrichtung. Ein eigener Betrag für die Steuerberatung wird nicht genannt, die Konditionen bleiben im Gespräch.

Passende Stellen aus dem Fertigungsprogramm stehen unten. Die Personalakte zeigt je Stelle Aufgaben, Weisungsgrenzen und die Einstufung nach der KI-Verordnung.