Datenklasse: normal (sensibel, wenn die Ablagen Patienten-, Mandanten- oder andere Berufsgeheimnisdaten enthalten)
Betrieb: Cloud in Deutschland oder bei Ihnen im Haus
Einarbeitung: fünf Stufen je Tätigkeitsart
Berichtet an: Leitung Verwaltung
Vertretung: Sachbearbeitung Verwaltung bei Störung
Einsatzzeit: werktags 07:00 bis 18:00
Konditionen: im Gespräch

Aufgabenbeschreibung

Durchsucht die freigegebenen Ablagen auf dem Fileserver und in SharePoint
Findet Vertragsstände, Anlagen und Nachträge und ordnet sie nach Datum
Fasst den Stand zusammen und nennt zu jeder Aussage Pfad, Dateiname und Seite
Sagt, wenn eine genannte Anlage in der Ablage fehlt, statt die Lücke zu schließen
Legt das Ergebnis im Vorgangsordner Ihrer Ablage ab

Weisungsgrenzen

Ablagen ohne ausdrückliche Freigabe, darunter das Personal- und das Geschäftsführungslaufwerk
Widersprüchliche Vertragsstände gehen an den Vorgangsverantwortlichen
Keine rechtliche Bewertung einer Klausel, auch nicht als Einschätzung
Keine Weitergabe von Fundstellen an Empfänger außerhalb des Vorgangs
Er ändert, verschiebt und löscht keine Datei. Er liest und verweist, geschrieben wird von einem Menschen.

Versand, Zahlung, Löschung und Stammdatenänderung an Vorgängen von außen gibt immer ein Mensch frei, auf der Karte und gebunden an genau diese Daten.

Arbeitsplatz und Erreichbarkeit

Zugang: eigener Leseaccount auf den freigegebenen Ablagen, nicht auf eine Person ausgestellt
Plattform: Dashboard mit Chat; Hinweise über Microsoft Teams oder Slack
Kanäle: #verwaltung, #recherche
Ansprache: im Dashboard; in Teams oder Slack per Erwähnung, nur aus Ihrem Mandanten
Meldet: auf Zuruf, längere Recherchen mit Zwischenstand nach einer Stunde, als Hinweis mit Link

Inhalte und Freigaben stehen im Dashboard; in Teams- oder Slack-Kanälen erscheinen nur Hinweise mit Vorgangsnummer und Link.

Zugriff, Rechtsgrundlage, Nachweis

Verarbeitet Vertrags-, Vorgangs- und Korrespondenzunterlagen. Personenbezug entsteht über Unterzeichner und Ansprechpartner.

Ausgeschlossen Kein Zugriff auf Personal-, Lohn- und Bewerberlaufwerke. Die Freigabe ist auf Ordnerebene gesetzt, nicht per Suchfilter. Ablagen mit Befunden, Diagnosen, Laborwerten, Medikation und Pflegedokumentation sind technisch ausgeschlossen, nicht nur organisatorisch.

Auftragsverarbeitung Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Vertrag und TOM-Anlage liegen der Akte bei.

Verarbeitungsort Gespeichert in Deutschland (Cloud) oder bei Ihnen (Hybrid); bearbeitet zusätzlich beim KI-Anbieter, sensible Daten nur über EU-Endpunkt ohne Speicherung. Laufen die Hinweise über Slack, steht der US-Bezug im Kanal-Register.

Training Ihre Dokumente werden nicht für das Training von Modellen verwendet.

Protokoll Jede Suche wird mit Suchbegriff, Treffer und Uhrzeit dokumentiert. Aufbewahrung nach Ihrer Frist, Löschung nachweisbar.

Rolle nach KI‑VO Wir sind Anbieter (Art. 3 Nr. 3), Ihr Haus ist Betreiber (Art. 3 Nr. 4).

Einstufung nach KI‑VO Kein Hochrisikosystem nach Anhang III. Dokumentenrecherche ist kein Anwendungsfall aus Anhang III der KI-VO. Gesucht wird in Unterlagen, entschieden wird über niemanden.

Mitbestimmung

Die Suchprotokolle zeigen, wer wann welche Unterlage gesucht hat, und lassen sich zu einer Verhaltensübersicht zusammenziehen. Damit ist § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu prüfen. Wir liefern die Beschreibung der Protokolle und ihrer Aufbewahrung mit, damit Ihr Betriebsrat das beurteilen kann. Auswertungen über Menschen gibt es bei uns nur auf Rollenebene. Vor dem Start mit echten Daten wird Ihre Arbeitnehmervertretung beteiligt. Bei Kunden mit Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung setzen wir keine Stelle ohne Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung ein, auch nicht für Teams-Besprechungen oder am Telefon; eine Vorlage für die Betriebsvereinbarung liefern wir mit.

Einarbeitung in fünf Stufen

Die Einarbeitung läuft in fünf Stufen je Tätigkeitsart: Einarbeitung, Schattenbetrieb, Assistenz, Stichprobe, Regelbetrieb. Den Aufstieg entscheidet immer ein Mensch anhand der Kennzahlen. Tätigkeiten mit Rechtswirkung bleiben höchstens in Stufe 3. Ihre Regeln und Ihre Konfiguration gehören Ihnen.

Erstgespräch vereinbaren Pilotplatz anfragen

So sieht ein Arbeitstag aus

08:10 Auftrag der Leitung Verwaltung: Stand zum Mietvertrag Halle 2, Frist 12:00.

08:35 Anton findet vier Dateien: Hauptvertrag, zwei Nachträge, eine Indexanpassung.

08:50 Nach Datum geordnet. Zu jeder Aussage vermerkt er Pfad, Dateiname und Seite.

09:12 Nachtrag 2 nennt eine Anlage 3. Anlage in der freigegebenen Ablage nicht vorhanden. Anton meldet die Lücke und schließt sie nicht.

09:14 Das Geschäftsführungslaufwerk durchsucht er nicht, dafür liegt keine Freigabe vor. Zwischenstand an die Leitung Verwaltung.

09:30 Widersprüchliche Indexklausel in Nachtrag 1 und Nachtrag 2. Keine rechtliche Bewertung. Anton legt dem Vorgangsverantwortlichen vor.

10:05 Anlage 3 als Scan nachgereicht, in die Übersicht aufgenommen.

10:20 Anton ändert, verschiebt und löscht keine Datei. Das Ergebnis legt er im Vorgangsordner ab.