Angebote mit KI erstellen: Entwurf durch die Stelle, Freigabe durch den Menschen

Kurz gesagt: Eine Stelle für Angebote nimmt die Anfrage auf, setzt Positionen aus dem Leistungsverzeichnis zusammen, übernimmt hinterlegte Konditionen und prüft den Liefertermin gegen die Verfügbarkeit. Rabatte über der Staffel, abweichende Zahlungsziele und Klauseln legt sie vor. Verschickt wird erst nach Freigabe durch einen Menschen, weil ein Angebot den Absender nach § 145 BGB bindet.

Ein Angebot besteht zum größten Teil aus Dingen, die schon feststehen: Positionen aus dem Leistungsverzeichnis, Staffelpreise, die Konditionen einer Rahmenvereinbarung, der Stand der Verfügbarkeit. Die Arbeit liegt im Zusammensetzen und Abgleichen. Diesen Teil kann eine Stelle übernehmen. Das Angebot selbst verlässt das Haus erst, wenn ein Mensch es freigegeben hat.

Von der Anfrage zum Entwurf

Der Ablauf folgt der Anfrage vom Postfach bis zum Entwurf im Vorgang:

Was danach kommt, bleibt beim Innendienst: den Entwurf prüfen, freigeben, unterschreiben und versenden.

Wie gut eine solche Stelle arbeitet, hängt an den Unterlagen des Hauses. Ein Leistungsverzeichnis mit klaren Positionen und Staffeln lässt sich zuverlässig anwenden. Rahmenvereinbarungen müssen im CRM hinterlegt sein, sonst kennt die Stelle sie nicht. Was fehlt, zeigt sich in der Einarbeitung schnell: Jede Anfrage, die an einer Lücke hängen bleibt, landet als Vorlage beim Innendienst und macht die Lücke sichtbar.

Freitext in der Anfrage ist der Teil, bei dem ein Sprachmodell hilft. Ein Kunde schreibt selten die Positionsnummer aus dem Leistungsverzeichnis. Er beschreibt, was er braucht, manchmal mit Mengen in anderen Einheiten. Die Stelle ordnet das den Positionen zu. Findet sie keine passende Position, erfindet sie keine.

Was die Stelle nicht darf

Die Weisungsgrenzen einer Angebotsstelle liegen dort, wo ein Angebot vom Hausstandard abweicht. Jede Abweichung ist eine kaufmännische Entscheidung, und die trifft ein Mensch.

Die letzte Zeile verbindet Vertrieb und Buchhaltung. Welche Kunden eine offene Mahnstufe haben, ergibt sich aus dem Mahnwesen; wie eine Stelle dort arbeitet, zeigt Mahnwesen automatisieren.

Der Liefertermin hat eine Sonderrolle. Die Stelle prüft ihn gegen die Verfügbarkeit im CRM, das gehört zu ihren Aufgaben. Passt er nicht, vermerkt sie die Abweichung im Entwurf. Eine Zusage entsteht erst mit dem Angebot, das ein Mensch freigibt.

Auch beim Preis entscheidet die Stelle nichts, was über die Staffel hinausgeht. Innerhalb der Staffel wendet sie an, was hinterlegt ist. Endet die Staffel vor der angefragten Menge, legt sie vor und nennt dem Innendienst den letzten vergleichbaren Auftrag als Grundlage für die Entscheidung.

Warum die Freigabe bleibt (§ 145 BGB)

§ 145 BGB lautet: „Wer einem anderen die Schließung eines Vertrags anträgt, ist an den Antrag gebunden, es sei denn, dass er die Gebundenheit ausgeschlossen hat.“ Ein Angebot mit bestimmten Positionen, Preisen und Terminen ist in der Regel ein solcher Antrag. Nimmt der Kunde rechtzeitig an, ist der Vertrag geschlossen, zu den Bedingungen, die im Angebot stehen.

Daraus folgt die Freigabe. Ein Entwurf im Vorgang bindet niemanden. Ein versandtes Angebot bindet das Haus. Den Übergang zwischen beidem macht ein Mensch, der das Angebot prüft, unterschreibt und aus Outlook versendet. Dazu gehört auch die Entscheidung, ob ein Angebot freibleibend ist und welche Annahmefrist es trägt.

Die Stelle verkürzt damit den Weg bis zum prüffähigen Entwurf. Den Schritt, der rechtlich zählt, nimmt sie niemandem ab.

So sieht es als Stelle aus

Nora (AI), AM-002, arbeitet im Vertriebsinnendienst und berichtet an die Leitung Vertriebsinnendienst. Sie hat einen eigenen Account im CRM, der nicht auf eine Person ausgestellt ist; das CRM bindet ein Connector an, der nur freigegebene Felder weitergibt. Inhalte und Freigaben stehen im Dashboard; in #vertrieb und #angebote erscheinen über Microsoft Teams oder Slack nur Hinweise mit Vorgangsnummer und Link. Um 07:30 meldet sie den Morgenlauf.

So sieht ein Arbeitstag aus, nach der Akte AM-002:

• 07:52 Anfrage über 40 Stück, Staffel im Leistungsverzeichnis endet bei 25. Keine Kalkulation. Nora (AI) legt dem Innendienst vor, mit Angabe zum letzten vergleichbaren Auftrag.
• 08:15 Anfrage mit Zahlungsziel 60 Tage statt 14. Keine Übernahme. Nora (AI) legt der Leitung Vertriebsinnendienst vor.
• 09:05 Kunde mit offener Mahnstufe 2 erkannt. Nora (AI) hält den Vorgang an und meldet ihn mit Nummer in #angebote.
• 10:35 Nora (AI) verschickt nichts. Freigegeben, unterschrieben und aus Outlook versendet wird vom Innendienst.

Angebotskalkulation ist kein Anwendungsfall aus Anhang III der KI-Verordnung; bewertet wird ein Leistungsumfang, keine natürliche Person. Jeder Angebotsentwurf wird mit Stand und Uhrzeit dokumentiert. Die Verarbeitung läuft als Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Ihre Inhalte liegen in Deutschland: in unserer Cloud oder bei Ihnen im Haus. Zur Bearbeitung gehen sie zusätzlich an den KI-Anbieter, sensible Daten nur an einen Endpunkt in der EU, der nichts speichert. Laufen die Hinweise über Slack, steht der US-Bezug im Kanal-Register.

Für den Betriebsrat nennt die Akte, dass im CRM und im Kanal Zeitstempel dazu entstehen, wer eine Anfrage übernommen hat und wann ein Angebot hinausgegangen ist. Daraus ließe sich eine Auswertung je Beschäftigtem im Innendienst bauen, deshalb ist § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu prüfen. Auswertungen über Menschen gibt es bei uns nur auf Rollenebene. Vor dem Start mit echten Daten wird Ihre Arbeitnehmervertretung beteiligt; eine Vorlage für die Betriebsvereinbarung liefern wir mit.

Wie Angebote im Handwerk mit Aufmaß und Nachträgen aussehen, beschreibt die Seite Handwerk. Den Einsatz bei Beratungs- und Dienstleistungsbetrieben zeigt Dienstleister. Ob ein eigener Vorgang zu einer Stelle passt, zeigt der Stellen-Finder.