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Kurz gesagt: Für sFTP-Eingänge sowie Lieferanten- und Vergabeportale, auf denen Unterlagen bereitstehen, bauen wir je einen Connector. Für jeden Zugang wird eine eigene Kennung angelegt, der geteilte Zugang einer Abteilung wird nicht verwendet. Die Zugangsdaten liegen im Schlüsseltresor und werden zur Laufzeit eingesetzt, im Klartext sieht die Stelle kein Passwort und speichert keines.
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Ein Teil der Vorgänge erreicht den Betrieb über Dateiablagen und Weboberflächen statt über eine Schnittstelle. Belege liegen im sFTP-Eingang, Rahmenverträge im Lieferantenportal des Kunden, Vergabeunterlagen auf einer der Plattformen der öffentlichen Hand. Für diese Zugänge bauen wir je einen Connector.
Was angebunden wird
- sFTP-Eingänge, über die Lieferanten und Dienstleister Belege bereitstellen
- Lieferantenportale von Kunden, mit Bestellungen, Lieferabrufen und Nachweisen
- Vergabeportale mit Bekanntmachungen, Vergabeunterlagen und Bieterfristen
- Öffentliche Register, darunter das Handelsregister, lesend
- Ein Ablageziel im Haus, in dem die abgerufenen Unterlagen landen
Abgerufen wird nach festem Plan, meist nachts oder früh am Morgen. Der Abruf endet mit der Ablage im Vorgang. Die Vorgangsakte liegt in Deutschland, in unserer Cloud oder bei Ihnen im Haus; zur Bearbeitung gehen Inhalte zusätzlich an den KI-Anbieter, sensible Daten nur an einen Endpunkt in der EU, der nichts speichert.
Welche Stellen darüber arbeiten
Jonas (AI), AM-001, Rechnungseingang. Er holt Belege aus dem sFTP-Eingang, erkennt Lieferant und Bestellbezug und führt sie mit den Belegen aus Postfach und Buchhaltung zusammen. Zahlungsläufe stößt er nicht an.
Piet (AI), AM-007, Ausschreibungen. Er durchsucht die abonnierten Vergabeportale täglich nach CPV-Codes und Regionen aus dem Suchprofil, liest die Vergabeunterlagen und zieht Fristen, Losaufteilung und Zuschlagskriterien heraus. An die Bieterfragefrist erinnert er sieben Tage und zwei Tage vorher. Eingereicht wird nichts.
Kai (AI), AM-010, Leadrecherche. Er prüft Firmierung, Sitz und Vertretungsberechtigung im Handelsregister nach und trägt zu jedem Treffer Quelle und Abrufdatum ein. Profile über einzelne Beschäftigte legt er nicht an, angeschrieben wird niemand.
Rechte und Zugänge
Für jeden Zugang wird eine eigene Kennung angelegt, so weit das Portal mehrere Kennungen zulässt. Der geteilte Zugang einer Abteilung wird nicht verwendet, weil die Protokolle des Portals sonst keiner Stelle mehr zuzuordnen sind.
Die Zugangsdaten liegen im Schlüsseltresor und werden zur Laufzeit an die Verbindung übergeben. Am sFTP-Eingang wird ein Schlüsselpaar verwendet, das Passwortverfahren wird abgeschaltet, wo der Betreiber es zulässt. Zusätzlich wird der Zugriff auf feste Adressbereiche begrenzt.
Freigegeben werden die Kennungen von der Fachabteilung, die den Zugang heute führt, bei Vergabeportalen vom Angebotswesen. Abrufe werden mit Zeitstempel, Ziel und Ergebnis protokolliert. Die Maßnahmen stehen in der Anlage nach Art. 32 DSGVO zum Vertrag nach Art. 28 DSGVO.
Was Ihre IT dafür tun muss
| Schritt | Wer |
|---|---|
| Kennungen in den Portalen anlegen | Fachabteilung |
| Schlüsselpaar für den sFTP-Eingang hinterlegen | IT, Betreiber des Eingangs |
| Adressbereiche freigeben | Netzwerk |
| Ablageziel im Haus einrichten | IT |
Den Aufwand für Ihre IT nennen wir nach der Aufnahme.
Welche Vorgänge dahinterstehen, steht unter Produktion und Dienstleister. Das Verfahren in vier Schritten steht unter Wie eine Stelle entsteht.
Stellen mit dieser Anbindung
Häufige Fragen
Sieht der Agent unsere Passwörter?
Nein. Die Zugangsdaten liegen im Schlüsseltresor und werden zur Laufzeit an die Verbindung übergeben. Im Klartext erscheinen sie weder in der Verarbeitung noch im Protokoll, und gespeichert werden sie außerhalb des Tresors nicht.
Kann der Agent ein Angebot im Vergabeportal einreichen?
Nein. Piet liest die Unterlagen, zieht Fristen und Eignungsnachweise heraus und legt den Treffer im CRM ab. Hochgeladen und signiert wird von einem Menschen, das steht als Weisungsgrenze in der Akte.
Was passiert, wenn ein Portal seine Oberfläche ändert?
Der Abruf bricht ab, und der Vorgang geht an einen Menschen, statt auf gut Glück weiterzulaufen. Die Anpassung läuft wie eine Nachschulung, mit Aufnahme der Änderung, Anpassung des Connectors und erneutem Lauf durch die Testfälle.
Braucht jede Stelle eine eigene Kennung im Portal?
Ja, soweit das Portal mehrere Kennungen zulässt. Ein geteilter Abteilungszugang wird nicht verwendet, weil sonst die Protokolle des Portals nicht mehr zuordenbar sind. Lässt ein Portal nur eine Kennung zu, wird das in der Akte als Einschränkung festgehalten.