Datenklasse: normal
Betrieb: Cloud in Deutschland oder bei Ihnen im Haus
Einarbeitung: fünf Stufen je Tätigkeitsart
Berichtet an: Vertriebsleitung
Vertretung: Angebotswesen bei Störung
Einsatzzeit: werktags 06:00 bis 18:00
Konditionen: im Gespräch

Aufgabenbeschreibung

Durchsucht die abonnierten Vergabeportale täglich nach CPV-Codes und Regionen aus dem Suchprofil
Liest die Vergabeunterlagen und zieht Fristen, Losaufteilung und Zuschlagskriterien heraus
Prüft, ob die geforderten Eignungsnachweise im Haus vorliegen und wie alt sie sind
Legt jeden Treffer mit Frist und Aufwandsschätzung als Vorlage im CRM ab
Erinnert an die Bieterfragefrist, sieben Tage und zwei Tage vorher

Weisungsgrenzen

Ausschreibungen oberhalb des im Suchprofil festgelegten Auftragsvolumens
Bietergemeinschaften und Konstellationen mit Nachunternehmern
Lose, die eine Vor-Ort-Besichtigung oder eine Referenz mit Namensnennung verlangen
Keine Bieterfrage an die Vergabestelle, auch keine formale
Er reicht nie ein Angebot bei einer Vergabestelle ein. Hochgeladen und signiert wird von einem Menschen.

Versand, Zahlung, Löschung und Stammdatenänderung an Vorgängen von außen gibt immer ein Mensch frei, auf der Karte und gebunden an genau diese Daten.

Arbeitsplatz und Erreichbarkeit

Zugang: eigener Portalzugang neben dem Bieterkonto, nicht auf eine Person ausgestellt
Plattform: Dashboard mit Chat; Hinweise über Microsoft Teams oder Slack
Kanäle: #vertrieb, #ausschreibungen
Ansprache: im Dashboard; in Teams oder Slack per Erwähnung, nur aus Ihrem Mandanten
Meldet: Morgenlauf um 06:30 als Hinweis mit Link, Fristerinnerungen zusätzlich

Inhalte und Freigaben stehen im Dashboard; in Teams- oder Slack-Kanälen erscheinen nur Hinweise mit Vorgangsnummer und Link.

Zugriff, Rechtsgrundlage, Nachweis

Verarbeitet Vergabeunterlagen, Bekanntmachungen und die eigenen Eignungsnachweise. Personenbezug entsteht bei Ansprechpartnern der Vergabestellen.

Ausgeschlossen Kein Zugriff auf Kalkulationsblätter, Preisuntergrenzen und Personaldaten. Die Kalkulation macht der Vertrieb ohne ihn.

Auftragsverarbeitung Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Vertrag und TOM-Anlage liegen der Akte bei.

Verarbeitungsort Gespeichert in Deutschland (Cloud) oder bei Ihnen (Hybrid); bearbeitet zusätzlich beim KI-Anbieter, sensible Daten nur über EU-Endpunkt ohne Speicherung. Laufen die Hinweise über Slack, steht der US-Bezug im Kanal-Register.

Training Ihre Unterlagen werden nicht für das Training von Modellen verwendet.

Protokoll Jeder Portalabruf wird mit Quelle, Vergabenummer und Uhrzeit dokumentiert. Aufbewahrung nach Ihrer Frist, Löschung nachweisbar.

Rolle nach KI‑VO Wir sind Anbieter (Art. 3 Nr. 3), Ihr Haus ist Betreiber (Art. 3 Nr. 4).

Einstufung nach KI‑VO Kein Hochrisikosystem nach Anhang III. Ausschreibungsrecherche ist kein Anwendungsfall aus Anhang III der KI-VO. Verarbeitet werden Vergabeunterlagen, über natürliche Personen wird nicht entschieden.

Mitbestimmung

Im CRM entstehen Zeitstempel dazu, wer eine Vorlage geöffnet und wer sie entschieden hat. Daraus ließe sich eine Auswertung je Vertriebsmitarbeiter bauen, deshalb ist § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu prüfen. Die Beschreibung für Ihren Betriebsrat liegt der Akte bei. Auswertungen über Menschen gibt es bei uns nur auf Rollenebene. Vor dem Start mit echten Daten wird Ihre Arbeitnehmervertretung beteiligt. Bei Kunden mit Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung setzen wir keine Stelle ohne Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung ein, auch nicht für Teams-Besprechungen oder am Telefon; eine Vorlage für die Betriebsvereinbarung liefern wir mit.

Einarbeitung in fünf Stufen

Die Einarbeitung läuft in fünf Stufen je Tätigkeitsart: Einarbeitung, Schattenbetrieb, Assistenz, Stichprobe, Regelbetrieb. Den Aufstieg entscheidet immer ein Mensch anhand der Kennzahlen. Tätigkeiten mit Rechtswirkung bleiben höchstens in Stufe 3. Ihre Regeln und Ihre Konfiguration gehören Ihnen.

Erstgespräch vereinbaren Pilotplatz anfragen

So sieht ein Arbeitstag aus

06:30 Piet meldet den Morgenlauf: 61 Bekanntmachungen über Nacht, 6 passen zum Suchprofil.

06:52 Landkreis, Los 2, Elektroinstallation. Angebotsfrist in drei Wochen, Bieterfragefrist in neun Tagen.

07:10 Vergabestelle verlangt Präqualifikation nach PQ-VOB. Eigene Bescheinigung seit acht Monaten abgelaufen.

07:12 Piet stellt keine Bieterfrage an die Vergabestelle. Die Vorlage legt er mit Hinweis im CRM ab, Adressat Vertriebsleitung.

07:25 Ein Treffer über dem Auftragsvolumen des Suchprofils. Keine Bearbeitung, Piet legt der Vertriebsleitung vor.

07:40 Ein Los verlangt eine Referenz mit Namensnennung. Keine Bearbeitung, Piet legt der Vertriebsleitung vor.

11:20 Rückmeldung Vertriebsleitung: Verlängerung der Präqualifikation läuft seit zwei Monaten.

11:30 Piet setzt den Termin zur Bieterfragefrist, Erinnerung 7 und 2 Tage vorher. Im Portal lädt er nichts hoch, eingereicht und signiert wird von einem Menschen.