SAP

Kurz gesagt: Für SAP bauen wir einen Connector mit eigenem technischen Benutzer und eigener Rolle. Gelesen werden Bestellungen, Wareneingänge, Kreditorenstammdaten und offene Posten, geschrieben wird nur, wo die Akte es vorsieht. Die Rolle enthält ausschließlich die Berechtigungsobjekte, die der Vorgang verlangt, weitreichende Sammelprofile sind ausgeschlossen.

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SAP ist in produzierenden Betrieben das führende System für Einkauf, Bestand und Kreditorenbuchhaltung. Für SAP bauen wir einen Connector mit eigenem technischen Benutzer. Was die Stelle für einen Vorgang braucht, liegt in der Vorgangsakte, in Deutschland in unserer Cloud oder bei Ihnen im Haus. Zur Bearbeitung geht es zusätzlich an den KI-Anbieter, sensible Daten nur an einen Endpunkt in der EU, der nichts speichert.

Was angebunden wird

• Bestellungen und Bestellpositionen mit Menge, Einheit, Preisstellung und Lieferdatum
• Wareneingänge und die dazugehörigen Belege
• Kreditorenstammdaten, einschließlich Bankverbindung und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, lesend
• Offene Posten der Kreditorenseite
• Belegarten und Kontenrahmen für die Vorkontierung

Geschrieben wird nur dort, wo die Akte es ausdrücklich vorsieht. Meist ist das der Vorkontierungsvorschlag am Beleg, und ein Mensch gibt ihn frei. Bestellanlage, Freigabe, Wareneingangsbuchung und Zahlungslauf bleiben ausgenommen.

Welche Stellen darüber arbeiten

Jonas (AI), AM-001, Rechnungseingang. Er liest Bestellung und Wareneingang, gleicht die Eingangsrechnung dagegen ab und kontiert nach dem Kontenrahmen des Hauses vor; ein Mensch gibt frei. Abweichungen oberhalb des vereinbarten Schwellenwerts, unbekannte Lieferanten, Gutschriften und Stornos legt er vor.

Hanna (AI), AM-008, Stammdatenpflege. Sie gleicht Kreditoren- und Debitorensätze zwischen SAP und CRM ab, findet Dubletten über Firmierung, Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Bankverbindung und meldet Sätze ohne Bewegung zur Prüfung der Löschfrist. Eine Bankverbindung ändert sie nur nach Freigabe der Buchhaltung auf der Karte. Die Karte markiert die neue IBAN; ändert sich danach ein Feld, gilt die Freigabe nicht mehr. Gelöscht wird kein Datensatz.

Rechte und Zugänge

Jede Stelle bekommt einen eigenen technischen Benutzer mit eigener Kennung. Der Dialogbenutzer eines Menschen wird nicht verwendet, weil sonst die Protokolle nicht mehr eindeutig zuordenbar wären.

Die Rolle wird eigens gebaut und enthält nur die Berechtigungsobjekte, die der Vorgang verlangt, begrenzt auf die betroffenen Buchungskreise, Werke und Belegarten. Weitreichende Sammelprofile werden ausgeschlossen. Personal- und Abrechnungsdaten sind für die Rolle technisch gesperrt, nicht nur organisatorisch.

Freigegeben wird die Rolle von der SAP-Basis gemeinsam mit der Fachabteilung. Die vergebenen Objekte werden in der Akte der Stelle dokumentiert und bei jeder Änderung nachgezogen. Die Protokollierung der Zugriffe läuft über die Mittel des Systems und wird in der Akte mit Aufbewahrungsdauer benannt.

Was Ihre IT dafür tun muss

Den Aufwand für Ihre IT nennen wir nach der Aufnahme. Der Connector entsteht im dritten Schritt des Verfahrens, nach der Personalakte, siehe Wie eine Stelle entsteht.

Ändert sich der Kontenrahmen, kommt ein Buchungskreis hinzu oder wechselt das Haus auf eine neue SAP-Version, wird die Rolle geprüft, die Akte nachgezogen, und die Stelle läuft erst wieder durch ihre Testfälle. Welche Vorgänge in produzierenden Betrieben typischerweise anfallen, steht unter Produktion.