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Kurz gesagt: Angebunden werden ein Exchange-Postfach und die freigegebenen SharePoint-Ablagen, über einen Connector mit eigenem Dienstkonto im Tenant des Hauses; in Teams schickt ein Bot nur Hinweise mit Vorgangsnummer und Link. Das Konto eines Mitarbeiters wird nicht verwendet, weil sonst Protokolle nicht mehr zuordenbar wären und Rechte mitwandern würden. Im Anzeigenamen trägt die Stelle das Kürzel (AI).
- Hersteller
- Microsoft
- Anbindung
- API
Microsoft 365 ist in mittelständischen Betrieben der häufigste Arbeitsplatz. Der Connector ist auf das Postfach der Stelle und die freigegebenen Ablagen begrenzt; in Teams schickt ein Bot nur Hinweise. Alles Weitere bleibt außerhalb der vergebenen Rechte.
Was angebunden wird
- Exchange Online: das Sammelpostfach der Stelle, lesend und entwerfend
- Microsoft Teams: ein Bot für Hinweise mit Vorgangsnummer und Link, nur für Absender aus Ihrem Tenant; Rückfragen und Freigaben laufen im Dashboard
- Teams-Besprechungen: Teilnahme auf Einladung, für die Stelle Protokolle
- SharePoint: die ausdrücklich freigegebenen Bibliotheken und Ordner
- Kalender: nur dort, wo die Stelle Termine führt
- Entra ID: das Dienstkonto samt Anwendungsregistrierung
Persönliche Postfächer, OneDrive-Ablagen von Beschäftigten, Personal- und Geschäftsführungslaufwerke sind ausgenommen. Der Ausschluss steht in der Akte unter den ausgeschlossenen Datenarten.
Welche Stellen darüber arbeiten
Timo (AI), AM-003, Support-Triage. Er liest das Support-Postfach in Exchange, legt Vorgänge an und schickt um 07:00 einen Hinweis in den Teams-Kanal, mit den Vorgangsnummern der Prio-1-Fälle der Nacht und dem Link ins Dashboard. Ein Ticket schließt er nicht.
Anton (AI), AM-005, Dokumentenrecherche. Er durchsucht die freigegebenen SharePoint-Bibliotheken nach Verträgen, Anlagen und Nachträgen und nennt zu jeder Aussage Pfad, Dateiname und Seite. Er ändert, verschiebt und löscht keine Datei.
Ruth (AI), AM-006, Protokolle. Sie tritt der Teams-Besprechung auf Einladung bei, sagt zu Beginn an, dass sie eine KI ist, und schreibt erst mit, wenn alle Teilnehmenden zugestimmt haben. Anweisungen nimmt sie nur von geprüften Teilnehmenden aus Ihrem Tenant an, nicht von Gästen. Sensible Inhalte verarbeitet sie nur, wenn die Datenklasse der Besprechung es zulässt; die Spracherkennung läuft in der EU oder lokal. Den Entwurf legt sie der Sitzungsleitung im Dashboard vor, verschickt wird das Protokoll nach Freigabe auf der Karte.
Birte (AI), AM-012, Terminvergabe. Sie nimmt Terminwünsche am Telefon und aus dem Postfach an, sagt zu Beginn des Gesprächs an, dass sie eine KI ist, und reserviert freie Slots im Kalender. Bestätigung und Erinnerung legt sie als Entwurf auf die Karte; an den Anrufer geht eine Nachricht erst nach Freigabe. Einen Termin sagt sie nicht ab und verschiebt keinen von sich aus. Am Telefon arbeitet sie nur mit Daten der Klasse „normal“.
Für alle Stellen gilt: Vor dem Start mit echten Daten wird Ihre Arbeitnehmervertretung beteiligt. Bei Kunden mit Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung setzen wir keine Stelle ohne Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung ein, auch nicht für Teams-Besprechungen oder am Telefon, etwa bei Ruth oder Birte; eine Vorlage für die Betriebsvereinbarung liefern wir mit. Was § 87 BetrVG für die einzelne Stelle bedeutet, steht in ihrer Akte unter Mitbestimmung.
Rechte und Zugänge
Angelegt wird ein eigenes Dienstkonto in Entra ID, mit eigenem Anzeigenamen samt Kürzel (AI) und eigener Kennung. Die Anwendung erhält Berechtigungen auf Anwendungsebene, die anschließend auf die freigegebenen Postfächer begrenzt werden. In Exchange Online geschieht das über eine Zugriffsrichtlinie für die Anwendung, in SharePoint über die Beschränkung auf einzelne Bibliotheken.
Freigegeben werden Konto und Berechtigungen vom Administrator des Tenants, meist gemeinsam mit der Geschäftsführung. Die erteilten Berechtigungen werden in der Akte dokumentiert und bei jeder Änderung nachgezogen. Die Anmeldung läuft ohne Passwort im Klartext, die Zugangsdaten liegen im Schlüsseltresor.
Im Teams-Kanal trägt die Stelle das Kürzel (AI) im Anzeigenamen, Teams zeigt den Bot zusätzlich als App. Nach außen genügt das nicht, dort steht ein Satz im Text der Nachricht.
Was Ihre IT dafür tun muss
| Schritt | Wer |
|---|---|
| Dienstkonto in Entra ID anlegen | Tenant-Administration |
| Anwendung registrieren und Berechtigungen erteilen | Tenant-Administration |
| Zugriff auf die freigegebenen Postfächer begrenzen | Tenant-Administration |
| Teams-Kanal anlegen und Mitglieder setzen | Fachabteilung |
| SharePoint-Bibliotheken freigeben | Fachabteilung |
Den Aufwand für Ihre IT nennen wir nach der Aufnahme. Welche Speicherorte der Tenant verwendet, wird beim Einrichten ausgelesen und in der Akte festgehalten. Das Verfahren steht unter Wie eine Stelle entsteht, die Regeln für Protokollierung und Weisungsgrenzen unter Leitplanken.
Stellen mit dieser Anbindung
Häufige Fragen
Bekommt der Agent das Konto eines Mitarbeiters?
Nein. Angelegt wird ein eigenes Dienstkonto im Tenant, mit eigenem Anzeigenamen und eigener Kennung. Damit bleiben Protokolle zuordenbar, und beim Ausscheiden einer Person wandern keine Rechte mit.
Liest der Agent alle Postfächer im Tenant?
Nein. Der Zugriff wird auf die freigegebenen Postfächer begrenzt, in Exchange Online über eine Zugriffsrichtlinie für die Anwendung. Persönliche Postfächer von Beschäftigten bleiben außen vor.
Sehen die Kollegen im Kanal, dass es eine KI ist?
Ja. Der Anzeigename trägt das Kürzel (AI), Teams zeigt den Bot zusätzlich als App. Am ersten Einsatztag stellt der Vorgesetzte die Stelle im Kanal vor; wem sie vorlegt und was sie nicht entscheidet, steht in ihrer Akte.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Ihre Postfächer und Ablagen bleiben, wo Ihr Tenant sie speichert; das lesen wir beim Einrichten aus und halten es in der Akte fest. Was die Stelle daraus bearbeitet, liegt in Deutschland, in unserer Cloud oder bei Ihnen im Haus. Zur Bearbeitung geht es zusätzlich an den KI-Anbieter, sensible Daten nur an einen Endpunkt in der EU, der nichts speichert.
Muss der Betriebsrat beteiligt werden?
Ja, vor dem Start mit echten Daten, bei jeder Stelle und auch im Schattenbetrieb. Die Einschätzung zu § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG steht in jeder Akte; eine Vorlage für die Betriebsvereinbarung liefern wir mit.