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Kurz gesagt: Lexware läuft in kleineren Betrieben meist lokal oder auf einem Terminalserver, eine offene Schnittstelle für Fremdzugriffe steht dort nicht immer zur Verfügung. Die Anbindung läuft deshalb über den Dateiweg: Belege und Buchungsstapel werden aus Lexware in ein eigenes Austauschverzeichnis exportiert, und unser Connector liest von dort. Gebucht wird im Haus, nach dem Kontenrahmen SKR03 oder SKR04, den der Betrieb bereits führt.
- Hersteller
- Haufe-Lexware
- Anbindung
- Dateiaustausch
Lexware ist in Betrieben unterhalb von rund fünfzig Beschäftigten verbreitet und läuft dort meist lokal oder auf einem Terminalserver. Ein direkter Zugriff über eine offene Schnittstelle ist in dieser Aufstellung nicht immer vorgesehen. Unser Connector nimmt deshalb den Dateiweg.
Was angebunden wird
- Belegexport aus der Buchhaltung, als Datei im Austauschverzeichnis
- Kontenrahmen SKR03 oder SKR04, je nachdem, was der Betrieb führt
- Lieferanten- und Kundenstammdaten als Exportliste, lesend
- Offene Posten der Debitorenseite für das Mahnwesen
- Rückweg für Buchungsvorschläge als Stapel, den die Buchhaltung einliest
Der Exportlauf wird einmal eingerichtet und läuft danach ohne Zutun, etwa nachts. Gelesen wird ausschließlich aus dem Austauschverzeichnis, ein Zugriff auf die Lexware-Datenbank selbst findet nicht statt.
Welche Stellen darüber arbeiten
Jonas (AI), AM-001, Rechnungseingang. Er liest die exportierten Belege, erkennt Betrag, Steuersätze, Leistungszeitraum und Lieferant, gleicht gegen die Bestellliste ab und kontiert nach dem vorhandenen Kontenrahmen vor. Den Vorschlag legt er als Stapel zurück ins Austauschverzeichnis, eingelesen und freigegeben wird er von der Buchhaltung. Fehlende Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG meldet er, ergänzt werden sie im Haus.
Lena (AI), AM-009, Mahnwesen. Sie zieht die offenen Posten aus dem Export, gleicht gegen die Zahlungseingänge ab und ordnet nach der Mahnvereinbarung des Hauses zu. Erinnerung und erste Mahnung entwirft sie; verschickt wird jedes Schreiben, Erinnerung wie Mahnung, erst nach Freigabe der Leitung Buchhaltung auf der Karte. Inkasso ist ausgeschlossen.
Rechte und Zugänge
Das Austauschverzeichnis liegt auf einer eigenen Freigabe, getrennt von den übrigen Laufwerken. Zugriff hat das Dienstkonto der Stelle und die Buchhaltung, sonst niemand. Auf die Lexware-Installation selbst greift kein Dienstkonto zu.
Freigegeben wird die Einrichtung von der Geschäftsführung oder der Buchhaltungsleitung, gebaut wird sie von uns gemeinsam mit Ihrem Systemhaus. Lohn- und Personaldaten bleiben außerhalb des Austauschverzeichnisses. Die exportierten Dateien werden nach der in der Akte festgelegten Frist gelöscht, die Aufbewahrung der Belege selbst bleibt nach § 147 AO Sache des Betriebs.
Was die Stelle aus dem Austauschverzeichnis bearbeitet, liegt in Deutschland: in unserer Cloud oder bei Ihnen im Haus. Zur Bearbeitung geht es zusätzlich an den KI-Anbieter, sensible Daten nur an einen Endpunkt in der EU, der nichts speichert.
Was Ihre IT dafür tun muss
| Schritt | Wer |
|---|---|
| Austauschverzeichnis anlegen und Rechte setzen | Systemhaus |
| Exportlauf aus Lexware einrichten und planen | Systemhaus, Buchhaltung |
| Kontenrahmen und Belegarten übergeben | Buchhaltung |
| Ersten Stapel gemeinsam einlesen | Buchhaltung |
Den Aufwand für Ihre IT nennen wir nach der Aufnahme. Danach folgt die Einarbeitung in fünf Stufen je Tätigkeitsart, siehe Wie eine Stelle entsteht. Für Betriebe, die bereits über das Steuerbüro mit DATEV arbeiten, steht die Anbindung unter DATEV.
Stellen mit dieser Anbindung
Häufige Fragen
Muss Lexware dafür umgestellt werden?
Nein. Der Betrieb behält seinen Kontenrahmen und seine Belegarten. Hinzu kommt ein Austauschverzeichnis und ein fester Exportlauf, meist nächtlich.
Bucht der Agent direkt in Lexware?
Nein. Jonas legt den Buchungsvorschlag als Stapel im Austauschverzeichnis ab. Eingelesen und gebucht wird von der Buchhaltung, damit die Verantwortung für die Buchung im Haus bleibt.
SKR03 oder SKR04, spielt das eine Rolle?
Ja. Der Kontenrahmen wird in der Aufnahme festgehalten, weil die Vorkontierung darauf aufsetzt. Ein Wechsel des Kontenrahmens wird wie eine Anpassung der Stelle behandelt. Die Akte wird nachgezogen, die Stelle läuft erst wieder durch ihre Testfälle und wird neu eingearbeitet.
Wie sicher ist der Dateiweg?
Das Austauschverzeichnis liegt auf einer verschlüsselten Freigabe, der Zugriff ist auf das Dienstkonto der Stelle begrenzt und wird protokolliert. Übertragen wird über eine verschlüsselte Verbindung. Die Maßnahmen stehen in der Anlage zum Vertrag nach Art. 28 DSGVO.