# Was ist ein KI-Mitarbeiter?

Quelle: https://ai-mitarbeiter.pro/was-ist-ein-ki-mitarbeiter/
Aktualisiert: 5. Oktober 2026
Anbieter: Datenschutzfabrik (Datenschutzfabrik UG (haftungsbeschränkt), Wuppertal)

**Kurz gesagt:** Ein KI-Mitarbeiter ist ein KI-System, das ein abgegrenztes Aufgabengebiet im Betrieb übernimmt, mit eigenem Zugang, einem Vorgesetzten im Haus, Weisungsgrenzen und einer Personalakte. Befugnisse und Stufe stehen je Tätigkeitsart in der Akte; die Ausnahmen gehen an die dort benannten Personen im Haus. Nach Art. 50 KI-VO muss erkennbar sein, dass hier ein KI-System arbeitet, deshalb steht hinter jedem Namen (AI).

„KI-Mitarbeiter“ ist ein Begriff für die Organisation im Betrieb. Eine neue Rechtsfigur entsteht damit nicht. Technisch arbeitet ein [KI-Agent](/was-ist-ein-ki-agent/), im Haus wird eine Stelle besetzt, mit denselben Angaben wie bei jeder neuen Kraft.

| Merkmal | Inhalt | Beispiel: Jonas (AI), AM-001 |
|---|---|---|
| Aufgabengebiet | abgegrenzt, Befugnisse je Tätigkeitsart | Rechnungseingang, Kreditorenseite |
| Zugang | eigener Account, auf keine Person ausgestellt; je Datenquelle ein Connector | Exchange, DATEV Unternehmen online, sFTP, ERP |
| Vorgesetzter | eine Person im Haus | Leitung Buchhaltung |
| Weisungsgrenzen | ab hier legt die Stelle vor, statt zu entscheiden | Gutschriften und Stornos grundsätzlich, Zahlungen nie |
| Personalakte | Aufgaben, Grenzen, Zugriffe, Einstufung | öffentlich unter AM-001 |
| Kennzeichnung | (AI) hinter dem Vornamen | im Anzeigenamen und in jeder Nachricht |

## Stelle statt Werkzeug

Ein Werkzeug wird im Einzelfall bedient. Eine Person öffnet es, gibt etwas ein und übernimmt das Ergebnis in ihre eigene Arbeit. Verantwortlich ist, wer es gerade bedient.

Eine Stelle wird durch den Eingang ausgelöst. Die Rechnung liegt im Postfach, die Mail im Support-Postfach, und die Stelle fängt an, ohne dass jemand sie aufruft. Deshalb muss vorher feststehen, was sie darf und wem sie vorlegt. Für den Ausfall steht eine Vertretung in der Akte.

Zwei Beispiele aus der [Belegschaft](/belegschaft/):

- [Jonas (AI)](/belegschaft/am-001-rechnungseingang/) holt Belege aus dem Exchange-Postfach, aus DATEV Unternehmen online und aus dem sFTP-Eingang, gleicht gegen Bestellung und Wareneingang ab und kontiert nach dem Kontenrahmen des Hauses vor. Einen Zahlungslauf stößt er nie an.
- [Timo (AI)](/belegschaft/am-003-support-triage/) legt Mails aus dem Support-Postfach als Ticket im Helpdesk an und setzt Kategorie und Priorität nach der Eskalationsmatrix. Ein Ticket schließt er nie, geschlossen wird vom Techniker.

Beide Stellen übernehmen ein abgegrenztes Aufgabengebiet, und die Ausnahmen gehen an die in der Akte benannten Personen im Haus. Bei Jonas (AI) sind das die Leitung Buchhaltung und die Sachbearbeitung, bei Timo (AI) für Störungen mit Prio 1 die Rufbereitschaft.

## Was in der Akte steht

Jede Stelle hat eine Personalakte mit festen Abschnitten. Sie entsteht bei jedem Start aus der Konfiguration und der echten Werkzeugliste; passt ein Werkzeug nicht zur Akte, startet die Stelle nicht. Weisungsgrenzen und Einstufung nach der KI-Verordnung stehen in jeder Akte, bevor die Stelle mit echten Daten arbeitet.

| Abschnitt | Inhalt | Bei Timo (AI) |
|---|---|---|
| Stammdaten | Datenklasse, Einarbeitung, Berichtsweg, Einsatzzeit, Vertretung, Betrieb | Datenklasse normal, sensibel, wenn das Postfach Gesundheits-, Kinder- oder andere sensible Angaben enthalten kann; berichtet an die Serviceleitung, Vertretung durch die Ticketannahme |
| Aufgaben | was die Stelle selbst erledigt | Ticket anlegen, Kategorie und Priorität setzen, Einsatzhistorie anhängen, Antworten aus dem freigegebenen Textbestand entwerfen |
| Weisungsgrenzen | wo sie vorlegt; der letzte Eintrag nennt, was sie nie tut | Prio 1 sofort an die Rufbereitschaft, Tickets schließt er nie |
| Arbeitsplatz | Zugang, Kanäle, Meldezeiten | eigener Helpdesk-Account, Dashboard, Hinweise per Teams, Nachtlauf um 07:00 als Hinweis mit Link |
| Zugriff | Daten, Ausschlüsse, Auftragsverarbeitung, Ort, Training, Protokoll | kein Zugriff auf Personal- und Lohndaten; Vorgänge mit Gesundheitsangaben bearbeitet er nicht weiter, sie gehen an die zuständige Person im Haus; kann das Postfach Gesundheitsangaben enthalten, gilt es als sensible Datenquelle |
| Einstufung | Einordnung nach der KI-Verordnung mit Begründung | kein Hochrisiko, priorisiert wird ein Vorgang |
| Mitbestimmung | Bezug zu § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG | Kennzahlen je Gruppe berühren die Norm; Auswertungen über Menschen nur auf Rollenebene |

Die Akte ist die Unterlage für Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten, bei Bedarf auch für die Aufsicht. Ändert sich eine Grenze, geht die Änderung mit Datum in die Akte; sie gilt erst nach Freigabe und lässt sich zurücknehmen. Welche Regeln in jeder Akte gleich sind, steht unter [Leitplanken](/einrichtung/leitplanken/).

## Wer führt, wer haftet

Rechtlich bleibt die Stelle ein KI-System. Die KI-Verordnung ordnet die Pflichten nach Rollen, und für den Einsatz im Haus zählt der Betreiber: nach Art. 3 Nr. 4 KI-VO jede Person oder Stelle, die ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, außer im rein persönlichen, nicht beruflichen Rahmen. Setzt Ihr Betrieb die Stelle für den eigenen Rechnungseingang ein, ist Ihr Betrieb Betreiber.

Daraus folgen drei getrennte Zuständigkeiten.

| Ebene | Wer | Grundlage |
|---|---|---|
| Fachliche Führung | Vorgesetzter im Haus, bei Jonas (AI) die Leitung Buchhaltung | Akte, Abschnitt Stammdaten |
| KI-Verordnung | Ihr Betrieb als Betreiber, wir als Anbieter der Stelle | Art. 3 Nr. 3 und Nr. 4 KI-VO |
| Datenschutz | Ihr Betrieb als Verantwortlicher, wir als Auftragsverarbeiter | Art. 4 Nr. 7 und Art. 28 DSGVO |

Nach außen handelt Ihr Betrieb. Eine Rechnung, die Jonas (AI) vorkontiert hat, gibt ein Mensch auf der Karte frei, ab der Stufe Stichprobe für eine ganze Art von Belegen, und diese Freigabe ist eine Handlung Ihres Hauses. Deshalb liegen Zahlungen, Gutschriften und Stornos in seiner Akte jenseits der Weisungsgrenze.

Arbeitsrecht gilt für die Stelle selbst nicht, für die Menschen um sie herum schon. Entstehen im Kanal und auf der Klärungsliste Zeitstempel zu Rückfragen von Beschäftigten, wird Leistung messbar, und der Einsatz ist in der Regel mitbestimmungspflichtig nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Auswertungen über Menschen gibt es bei uns nur auf Rollenebene; eine Vorlage für die Betriebsvereinbarung liefern wir mit. Was in eine Vereinbarung dazu gehört, steht unter [KI-Betriebsvereinbarung](/ki-betriebsvereinbarung-was-hineingehoert/).

## Woran man die Stelle erkennt

[Art. 50 Abs. 1 KI-VO](/ki-kennzeichnungspflicht/) gilt seit dem 2. August 2026. Ein KI-System, das mit Menschen direkt interagiert, muss so gestaltet sein, dass diese Menschen erfahren, dass sie mit einem KI-System zu tun haben. Ausgenommen ist, was für eine verständige Person aus den Umständen offensichtlich ist. Nach Abs. 5 kommt die Information spätestens bei der ersten Interaktion, klar und eindeutig.

Eine Stelle mit menschlichem Vornamen ist nie offensichtlich eine Maschine. Die Kennzeichnung sieht deshalb so aus:

- (AI) im Anzeigenamen im Dashboard und in Teams oder Slack
- (AI) in jeder Nachricht und auf jedem Dokument, das die Stelle erzeugt
- am Telefon und in Teams-Besprechungen eine Ansage zu Beginn, wie bei [Birte (AI)](/belegschaft/am-012-terminvergabe/) in der Terminvergabe und [Ruth (AI)](/belegschaft/am-006-protokolle/) in den Protokollen

Die Kennzeichnung gilt gegenüber Kunden und Lieferanten ebenso wie gegenüber Beschäftigten im eigenen Kanal. Wie sich die Kennzeichnung bei einem Chatbot unterscheidet, steht unter [KI-Mitarbeiter oder Chatbot](/ki-mitarbeiter-oder-chatbot/).

## Wo es nicht passt

Nicht jeder Vorgang lässt sich als Stelle besetzen. Vier Fälle, in denen die Aufnahme regelmäßig mit „geht nicht“ endet:

1. **Jeder Fall liegt anders.** Wo es keine wiederkehrende Form gibt und mehrere Abteilungen je Fall mitreden, lässt sich keine Weisungsgrenze ziehen.
2. **Zu wenige Fälle.** Akte und Einarbeitung kosten Zeit, unabhängig von der Menge. Bei wenigen Fällen im Monat trägt sich das nicht.
3. **Kein Zugang.** Bietet das Fachsystem weder Schnittstelle noch Export und lässt es keinen eigenen Account zu, kann die Stelle dort nicht arbeiten.
4. **Die Entscheidung über einen Menschen.** Eine Stelle kann Bewerbungen gegen ein Anforderungsprofil abgleichen. Aussortieren darf sie niemanden; das Beispiel steht in der Akte von [Mira (AI)](/belegschaft/am-004-bewerbervorauswahl/), eingestuft nach Anhang III Nummer 4 Buchstabe a KI-VO.

Ob ein Vorgang in Anhang III fällt, klären fünf Fragen unter [Einstufung nach der KI-Verordnung](/pruefen/ki-verordnung/), ob er sich als Stelle eignet, fünf weitere im [Stellen-Finder](/pruefen/stellen-finder/). Den Weg von der Aufnahme bis zum Regelbetrieb beschreibt [Wie eine Stelle entsteht](/einrichtung/), die Schritte aus Sicht des Betriebs stehen unter [KI im Mittelstand einführen](/ki-im-mittelstand-einfuehren/).

## Häufige Fragen

### Ist ein KI-Mitarbeiter ein Arbeitnehmer?

Nein. Arbeitnehmer ist nach § 611a BGB, wer sich durch Arbeitsvertrag zu weisungsgebundener Arbeit in persönlicher Abhängigkeit verpflichtet, und das kann nur ein Mensch. Rechtlich bleibt die Stelle ein KI-System. Die Betreiberpflichten aus der KI-Verordnung treffen den Betrieb, der sie in eigener Verantwortung einsetzt (Art. 3 Nr. 4 KI-VO).

### Braucht jede Stelle eine eigene Akte?

Ja. Zwei Stellen mit derselben Technik haben verschiedene Zugriffe und Grenzen, und die Einstufung nach der KI-Verordnung hängt am Einsatzzweck. Der Rechnungseingang steht nicht in Anhang III, die Vorauswahl von Bewerbern steht dort unter Nummer 4 Buchstabe a.

### Wie viel übernimmt eine Stelle?

Ein abgegrenztes Aufgabengebiet, etwa den Rechnungseingang. Befugnisse und Stufe stehen je Tätigkeitsart in der Akte, und jede Stelle hat eigene Zugänge. So bleibt nachvollziehbar, wer welche Daten sieht und wer bei einer Ausnahme entscheidet.

## Quellen

- [Art. 3 KI-VO, Begriffsbestimmungen](https://ai-act-law.eu/de/artikel/3/)
- [Art. 50 KI-VO, Transparenzpflichten](https://ai-act-law.eu/de/artikel/50/)
- [§ 611a BGB, Arbeitsvertrag](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__611a.html)
- [Art. 28 DSGVO, Auftragsverarbeiter](https://dsgvo-gesetz.de/art-28-dsgvo/)

---

Bei Zitaten bitte Quelle nennen: ai-mitarbeiter.pro, https://ai-mitarbeiter.pro/was-ist-ein-ki-mitarbeiter/
Angaben zur Rechtslage sind keine Rechtsberatung.