# KI im Mittelstand einführen: die Schritte

Quelle: https://ai-mitarbeiter.pro/ki-im-mittelstand-einfuehren/
Aktualisiert: 5. Oktober 2026
Anbieter: Datenschutzfabrik (Datenschutzfabrik UG (haftungsbeschränkt), Wuppertal)

**Kurz gesagt:** Einführung in fünf Schritten: Vorgang auswählen, Rechtslage klären (Einstufung nach der KI-Verordnung, Betriebsrat, Datenschutz), Stelle beschreiben, an echten Fällen einarbeiten, Stufe für Stufe in den Regelbetrieb führen. Den Aufstieg in die nächste Stufe entscheidet immer ein Mensch anhand der Kennzahlen. Greift § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, muss die Zustimmung des Betriebsrats vorliegen, bevor die Stelle an echten Fällen arbeitet, auch im Schattenbetrieb.

Die Schritte gelten für den ersten Vorgang, den ein Betrieb an ein KI-System abgibt. Jeder weitere Vorgang durchläuft sie erneut; Rahmenvereinbarung und Ansprechpartner stehen dann bereits.

| Schritt | Ergebnis |
|---|---|
| 1 Vorgang auswählen | Mengen, Systeme, Aussage „geht“ oder „geht nicht“ |
| 2 Rechtslage klären | Einstufung, Datenschutzunterlagen, Zustimmung des Betriebsrats, wo § 87 BetrVG greift |
| 3 Stelle beschreiben | Personalakte mit Aufgaben, Grenzen und Zugriffen |
| 4 Einarbeitung an echten Fällen, erst nach der Zustimmung | Stellenhandbuch, Schattenbetrieb, dann Assistenz: ein Mensch gibt jeden Fall frei |
| 5 Stufe für Stufe in den Regelbetrieb | Stichprobe, dann Regelbetrieb, je Tätigkeitsart; den Aufstieg entscheidet ein Mensch |

Greift § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, muss die Zustimmung vorliegen, bevor die Stelle an echten Fällen arbeitet; auch die Erprobung im Schattenbetrieb ist mitbestimmt. Wie lange die Schritte dauern, hängt an Vorgang und Systemen; dauert die Verhandlung länger, beginnt Schritt 4 später.

## Schritt 1: Vorgang auswählen

Gesucht ist ein Vorgang mit vielen gleichartigen Fällen, einem klaren Eingang und einem Ergebnis in einem System. Typische Kandidaten: [Rechnungseingang](/rechnungseingang-automatisieren/), [Zuordnung im Support-Postfach](/e-mail-postfach-automatisch-sortieren/), Stammdatenpflege, [Mahnwesen](/mahnwesen-automatisieren/). Ob der eigene Vorgang passt, prüft der [Stellen-Finder](/pruefen/stellen-finder/).

Vier Zahlen gehören auf den Tisch, gemessen und nicht geschätzt: Fälle je Woche, Bearbeitungszeit je Fall, Liegezeit bis zur Bearbeitung und Anteil der Ausnahmen. Sie bilden den Ausgangswert, gegen den später die Entlastung ausgewiesen wird. Welche davon für die Wirtschaftlichkeit zählen, steht unter [Was ein KI-Agent kostet](/was-ein-ki-agent-kostet/). Sieht jeder Eingang gleich aus, reicht oft ein fester Ablauf; die Abgrenzung steht unter [KI-Agent oder RPA](/ki-agent-oder-rpa/).

**Ergebnis:** ein beschriebener Vorgang mit Mengen, beteiligten Systemen und der Aussage, ob er sich als Stelle besetzen lässt.

**Wer im Haus:** die Person, die den Vorgang heute bearbeitet, und die Leitung des Bereichs.

**Typische Fehler:**

- mit dem Vorgang anfangen, der am meisten stört, statt mit dem, der am gleichförmigsten ist
- einen Vorgang wählen, in dem über Menschen entschieden wird; die Vorauswahl von Bewerbern steht in Anhang III Nummer 4 Buchstabe a KI-VO, die Pflichten für Hochrisikosysteme greifen ab dem 2. Dezember 2027
- Systeme ohne Schnittstelle und ohne Export übersehen

## Schritt 2: Rechtslage klären

Drei Prüfungen laufen nebeneinander.

| Prüfung | Frage | Norm |
|---|---|---|
| Einstufung | Steht der Einsatz in Anhang III? | Art. 6 Abs. 2 und Anhang III KI-VO |
| Betriebsrat | Lassen sich Verhalten oder Leistung von Beschäftigten auswerten? | § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG |
| Datenschutz | Wer verarbeitet in wessen Auftrag, und besteht voraussichtlich ein hohes Risiko? | Art. 28 und Art. 35 DSGVO |

Für die Einstufung genügen fünf Fragen unter [Einstufung nach der KI-Verordnung](/pruefen/ki-verordnung/). Beim Betriebsrat reicht nach ständiger Rechtsprechung die objektive Eignung zur Überwachung; Zeitstempel zu Rückfragen und Freigaben können dafür ausreichen, zu prüfen ist es in jedem Fall. Unabhängig davon verlangt § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG, den Betriebsrat schon bei der Planung von Arbeitsabläufen mit Künstlicher Intelligenz rechtzeitig zu unterrichten.

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO ist erforderlich, wenn die Verarbeitung, insbesondere bei neuen Technologien, voraussichtlich ein hohes Risiko für die Betroffenen mit sich bringt. Ist ein Datenschutzbeauftragter benannt, holt der Betrieb nach Art. 35 Abs. 2 dessen Rat ein.

**Ergebnis:** Einstufung mit Begründung, Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis und, wo erforderlich, die Folgenabschätzung. Greift § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, liegt am Ende dieses Schritts die Zustimmung des Betriebsrats vor, auf Grundlage einer Beschreibung der Stelle. Bei einer Stelle von uns liefern wir die Beschreibung mit, dazu Vorlagen für Folgenabschätzung und Betriebsvereinbarung.

**Wer im Haus:** Geschäftsführung und Datenschutzbeauftragter, dazu der Betriebsrat, wo es einen gibt.

**Typische Fehler:**

- den Betriebsrat erst einbeziehen, wenn die Stelle schon mit echten Daten arbeitet; das gilt auch für den Schattenbetrieb
- die Folgenabschätzung nachholen wollen, wenn die Stelle schon arbeitet; Art. 35 Abs. 1 DSGVO verlangt sie vor der Verarbeitung

Was in eine Vereinbarung gehört, steht unter [KI-Betriebsvereinbarung](/ki-betriebsvereinbarung-was-hineingehoert/).

## Schritt 3: Stelle beschreiben

Die Beschreibung wird zur Personalakte. Sie hält fest, was die Stelle selbst erledigt, wo sie vorlegt, statt zu entscheiden, und welche Daten sie nie sieht. Der letzte Eintrag unter den Weisungsgrenzen nennt die Handlung, die sie nie ausführt.

Beispiel [Jonas (AI)](/belegschaft/am-001-rechnungseingang/), Rechnungseingang: Er legt vor bei Abweichungen zur Bestellung oberhalb des vereinbarten Schwellenwerts, bei Lieferanten ohne Stammdatensatz, bei unvollständigen Pflichtangaben nach § 14 UStG und bei Gutschriften und Stornos. Zahlungen nie. Auf Personal- und Lohnsysteme hat er keinen Zugriff, technisch ausgeschlossen; kommt mit einem Beleg eine Gesundheitsangabe ins Postfach, bearbeitet er den Vorgang nicht weiter und legt ihn der Leitung Buchhaltung vor. Berichtsweg: Leitung Buchhaltung.

**Ergebnis:** Personalakte mit Aufgaben, Weisungsgrenzen, Zugriffen, Vertretung bei Störung und Berichtsweg. Die Regeln, die in jeder Akte gleich sind, stehen unter [Leitplanken](/einrichtung/leitplanken/).

**Wer im Haus:** eine Person, die über die Grenzen entscheiden darf, und die IT für einen eigenen Account, der auf keine Person ausgestellt ist, und für die Connectoren zu Ihren Systemen.

**Typische Fehler:**

- Zugänge über das Konto eines Beschäftigten, womit jede Handlung der Stelle unter seinem Namen protokolliert wird
- Schwellenwerte offen lassen, bis die Einarbeitung beginnt

## Schritt 4: An echten Fällen einarbeiten

Mit den eigenen Zugängen bekommt die Stelle Kontenrahmen, Textbausteine, Stammdaten und Schwellenwerte des Hauses an die Hand. Die Einarbeitung läuft in fünf Stufen je Tätigkeitsart: Einarbeitung, Schattenbetrieb, Assistenz, Stichprobe, Regelbetrieb. Den Aufstieg entscheidet immer ein Mensch anhand der Kennzahlen. Tätigkeiten mit Rechtswirkung bleiben höchstens in Stufe 3.

In der Einarbeitung schreibt die Stelle nichts fest. Zuerst fragt sie nach, wie Ihr Haus arbeitet, und schreibt daraus ihr Stellenhandbuch, das ein Mensch bestätigt. Im Schattenbetrieb arbeitet sie mit, während Ihre Leute echt arbeiten, und das System vergleicht. In der Assistenz schlägt sie vor, und der Vorgesetzte gibt jeden Fall frei oder korrigiert. Wo § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greift, beginnt das erst mit der Zustimmung des Betriebsrats.

In diese Zeit fällt die [Schulung nach Art. 4 KI-VO](/ki-kompetenz-schulungspflicht/). Die Norm gilt seit dem 2. Februar 2025. In der Fassung der Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744 verpflichtet sie Anbieter und Betreiber, Maßnahmen zu ergreifen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und der in ihrem Auftrag tätigen Personen unterstützen. Ein bestimmtes Niveau je Person muss niemand garantieren; die Maßnahmen richten sich nach Vorkenntnissen und Einsatzzweck. Bei einer Stelle von uns gehört die Schulung aller Beteiligten, auch Ihrer Admins, zur Einarbeitung.

**Ergebnis:** ein bestätigtes Stellenhandbuch mit den Schwellenwerten des Hauses und ein fester Satz Testfälle; die Kolleginnen und Kollegen an der Stelle sind geschult.

**Wer im Haus:** der künftige Vorgesetzte und die Person, die den Vorgang bisher bearbeitet hat.

**Typische Fehler:**

- an ausgedachten statt an echten Fällen einarbeiten
- Grenzen im Gespräch ändern, ohne die Änderung mit Datum in die Akte zu schreiben

## Schritt 5: Stufe für Stufe in den Regelbetrieb

Den Aufstieg in die nächste Stufe entscheidet immer ein Mensch anhand der Kennzahlen, je Tätigkeitsart. In der Stichprobe laufen Fälle einer freigegebenen Art automatisch, wenn alle festen Prüfungen des Programms bestanden sind; ein Teil wird zufällig nachgeprüft. Die Selbsteinschätzung der KI kann einen Fall nur zum Menschen schicken, nie freigeben. Im Regelbetrieb sieht der Vorgesetzte nur noch Klärungsfälle und Stichproben. Tätigkeiten mit Rechtswirkung bleiben in der Assistenz.

Unabhängig von der Stufe gilt: Versand, Zahlung, Löschung und Stammdatenänderung an Vorgängen von außen gibt immer ein Mensch frei, auf der Karte und gebunden an genau diese Daten. Vom ersten Tag an steht (AI) hinter dem Namen der Stelle, im Anzeigenamen und in jeder Nachricht; [Art. 50 KI-VO](/ki-kennzeichnungspflicht/) gilt seit dem 2. August 2026.

Gemessen wird gegen den Ausgangswert aus Schritt 1. Kennzahlen sind der Anteil ohne Eingriff, die Korrekturquote, die Bearbeitungszeit und die Kosten je Vorgang; Freigaben, die nur wenige Sekunden dauern, zählen nicht als Prüfung. Bei einem bestätigten Fehler stuft das System automatisch zurück. Jeden Monat fasst der Monatsbericht, das Arbeitszeugnis der Stelle, die Kennzahlen zusammen; die Entlastung weist er nur gegen den Ausgangswert aus. Was danach läuft, steht unter [Betrieb](/einrichtung/betrieb/).

**Ergebnis:** Tätigkeitsarten, die ein Mensch Stufe für Stufe freigegeben hat, bis zum Regelbetrieb. Endet die Stelle, bleiben Akte und Unterlagen bei Ihnen, ebenso Ihre Regeln und Ihre Konfiguration.

**Wer im Haus:** der Vorgesetzte. In der Assistenz gibt er jeden Fall frei, ab der Stichprobe prüft er nach.

**Typische Fehler:**

- ohne Ausgangswert anfangen; dann lässt sich die Entlastung nicht ausweisen
- die Ausnahmen liegen lassen, bis sich ein Stapel bildet

Den Ablauf, wie wir ihn für eine Stelle fahren, beschreibt [Wie eine Stelle entsteht](/einrichtung/). Wer mit einem konkreten Vorgang anfangen will, schildert ihn im [Erstgespräch](/erstgespraech/) oder fragt einen [Pilotplatz](/erstgespraech/#pilotplatz) an.

## Häufige Fragen

### Womit fängt man an?

Mit einem Vorgang, der viele gleiche Fälle hat und dessen Ergebnis in einem System landet, etwa dem Rechnungseingang. Die Ausnahmen sollten sich benennen lassen. Vorgänge, in denen über Menschen entschieden wird, eignen sich nicht als erster Schritt.

### Braucht es eine KI-Richtlinie?

Unter diesem Namen schreibt kein Gesetz sie vor. Art. 4 KI-VO verlangt aber Maßnahmen zur KI-Kompetenz und Art. 50 KI-VO die Kennzeichnung, und beides wird am einfachsten schriftlich geregelt, samt der Frage, welche Daten in welches System dürfen. Gibt es einen Betriebsrat, gehören Regeln mit Bezug zu § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG in eine Betriebsvereinbarung.

### Wer muss geschult werden?

Art. 4 KI-VO betrifft das Personal und andere Personen, die im Auftrag des Betriebs mit Betrieb und Nutzung des KI-Systems befasst sind; für sie sind Maßnahmen zur KI-Kompetenz zu ergreifen, üblich ist eine Schulung. Bei einer Stelle sind das der Vorgesetzte und alle, die ihre Rückfragen beantworten oder ihre Vorschläge freigeben. Der Umfang richtet sich nach Vorkenntnissen und Einsatzzweck; eine Anwesenheitsliste dient als Nachweis.

## Quellen

- [Art. 4 KI-VO, KI-Kompetenz](https://ai-act-law.eu/de/artikel/4/)
- [Art. 6 KI-VO, Einstufung als Hochrisiko-KI-System](https://ai-act-law.eu/de/artikel/6/)
- [Art. 50 KI-VO, Transparenzpflichten](https://ai-act-law.eu/de/artikel/50/)
- [§ 87 BetrVG, Mitbestimmungsrechte](https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__87.html)
- [§ 90 BetrVG, Unterrichtungs- und Beratungsrechte](https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__90.html)
- [Art. 35 DSGVO, Datenschutz-Folgenabschätzung](https://dsgvo-gesetz.de/art-35-dsgvo/)
- [Art. 28 DSGVO, Auftragsverarbeiter](https://dsgvo-gesetz.de/art-28-dsgvo/)

---

Bei Zitaten bitte Quelle nennen: ai-mitarbeiter.pro, https://ai-mitarbeiter.pro/ki-im-mittelstand-einfuehren/
Angaben zur Rechtslage sind keine Rechtsberatung.