# Copilot oder eigener KI-Agent?

Quelle: https://ai-mitarbeiter.pro/copilot-oder-eigener-ki-agent/
Aktualisiert: 5. Oktober 2026
Anbieter: Datenschutzfabrik (Datenschutzfabrik UG (haftungsbeschränkt), Wuppertal)

**Kurz gesagt:** Microsoft 365 Copilot arbeitet in Word, Outlook und Teams mit den Rechten des angemeldeten Menschen und liefert Entwürfe und Zusammenfassungen, die dieser prüft. Eine Stelle übernimmt einen Vorgang für den Betrieb, mit eigenem Zugang, eigenen Weisungsgrenzen und eigener Akte. Beides schließt sich nicht aus: Copilot hilft dem Menschen bei seiner Arbeit, die Stelle nimmt ihm einen wiederkehrenden Vorgang ab.

In vielen Betrieben steht die Frage so: Wir haben Microsoft 365, wir können Copilot dazunehmen, wozu dann ein eigener KI-Agent? Die Antwort hängt daran, wer die Arbeit macht. Copilot unterstützt einen Menschen bei dessen Arbeit. Eine Stelle übernimmt einen Vorgang für den Betrieb.

Diese Seite macht zu Microsoft nur Angaben, die auf Microsoft Learn belegt sind. Zu Lizenzen und Preisen sagt sie nichts.

## Copilot und Stelle im Vergleich

| Merkmal | Copilot in Word, Outlook und Teams | Stelle |
|---|---|---|
| Wer arbeitet | der Mensch, Copilot unterstützt ihn in Word, Outlook, Teams und weiteren Programmen | die Stelle, mit eigenem Zugang |
| Auslöser | eine Aufforderung (Prompt) des Menschen im Programm | ein Eingang im Postfach oder ein fester Lauf, etwa nachts |
| Rechte | die des angemeldeten Benutzers | eigene, auf den Vorgang begrenzt |
| Ergebnis | ein Entwurf oder eine Zusammenfassung, die der Mensch prüft | ein bearbeiteter Vorgang bis zur Weisungsgrenze, dann eine Vorlage |
| Verantwortung | beim Menschen, der das Ergebnis verwendet | beim Vorgesetzten im Haus, Weisungsgrenzen in der Akte |
| Akte | keine je Aufgabe | Personalakte mit Datenarten, Ausschlüssen, Einstufung und Protokoll |

Die Spalte zu Copilot stützt sich auf zwei Seiten von Microsoft Learn. In der [Übersicht über Microsoft Copilot](https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-overview) beschreibt Microsoft unter anderem, dass Copilot in Word Dokumente entwirft, umschreibt und zusammenfasst, in Outlook E-Mails entwirft und Threads zusammenfasst und in Teams Besprechungen zusammenfasst, transkribiert und Aufgaben erfasst. Der Zugriff ist dort als nach Benutzerberechtigungen eingegrenzt beschrieben. Auf der Seite [Daten, Datenschutz und Sicherheit](https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-privacy) heißt es, Copilot zeige nur Unternehmensdaten an, für die einzelne Benutzer mindestens Anzeigeberechtigungen haben. Dieselbe Seite beschreibt die Funktionen als Lieferanten von Entwürfen und Zusammenfassungen, die der Benutzer überprüft, statt diese Aufgaben vollständig zu automatisieren. Dieselbe Übersicht nennt außerdem Microsoft Copilot Cowork, das laut Microsoft Aufgaben in der Microsoft-365-Umgebung im Namen des Benutzers ausführt.

Aus diesen Angaben folgt die Zeile Verantwortung. Wer einen Entwurf von Copilot verschickt, verschickt seinen eigenen Text. Bei einer Stelle liegt zwischen Eingang und Vorlage ein Stück Arbeit, das niemand im Haus mehr selbst erledigt. Deshalb braucht sie Grenzen, die vorher aufgeschrieben sind.

## Wann Copilot reicht

Copilot reicht, solange der Mensch die Arbeit ohnehin selbst macht und dabei schneller werden will. Typische Fälle:

- einen langen Mailverlauf zusammenfassen, bevor man antwortet
- einen Entwurf für ein Schreiben oder eine Präsentation anfangen
- ein Dokument umformulieren oder kürzen
- nach einer Besprechung die Aufgaben festhalten

Gemeinsam ist diesen Fällen, dass ein Mensch sie auslöst und das Ergebnis ohnehin prüft. Eine Akte je Aufgabe wäre hier Aufwand ohne Nutzen.

Weil Copilot anzeigen kann, wofür der Benutzer Anzeigeberechtigungen hat, fallen zu weit gefasste Rechte schneller auf. Microsoft weist auf der Datenschutzseite ausdrücklich darauf hin, die Berechtigungsmodelle etwa in SharePoint so zu setzen, dass die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Inhalte haben. Das ist vor der Einführung eine Aufgabe für die IT.

Wer Besprechungen zusammenfassen oder transkribieren lässt, prüft dieselben Fragen wie bei jeder Aufnahme einer Besprechung, vom Einverständnis der Teilnehmenden bis zur Beteiligung des Betriebsrats. Sie stehen unter [Protokolle mit KI erstellen](/protokolle-mit-ki-erstellen/).

## Wann es eine Stelle braucht

Eine Stelle braucht es, wenn der Vorgang ohne einen Menschen anfangen soll oder wenn die Rechte nicht die eines Menschen sein sollen.

| Merkmal | Beispiel aus der Belegschaft |
|---|---|
| Der Vorgang beginnt mit einem Eingang, nicht mit einer Aufforderung | Belege kommen nachts an; [Jonas (AI)](/belegschaft/am-001-rechnungseingang/) meldet um 08:00 den Nachtlauf |
| Der Zugang ist ein Funktionspostfach, kein persönliches | [Timo (AI)](/belegschaft/am-003-support-triage/) liest das Support-Postfach und legt jede Mail als Ticket an |
| Rechte müssen enger sein als die eines Beschäftigten | Jonas (AI) hat keinen Zugriff auf Personal- und Lohnsysteme, technisch ausgeschlossen |
| Grenzen müssen feststehen, bevor gearbeitet wird | Jonas (AI) stößt nie einen Zahlungslauf an; Timo (AI) schließt nie ein Ticket |
| Jeder Vorgang muss nachweisbar sein | jede Zuordnung und Priorisierung von Timo (AI) steht im Ticket |

Wie das Sortieren eines Funktionspostfachs im Einzelnen aussieht, zeigt [E-Mail-Postfach automatisch sortieren](/e-mail-postfach-automatisch-sortieren/), den Rechnungseingang [Rechnungseingang automatisieren](/rechnungseingang-automatisieren/).

Auch Microsoft bietet einen Weg zu eigenen Agenten. Die [Übersicht über Copilot Studio](https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-copilot-studio/fundamentals-what-is-copilot-studio) beschreibt eine Low-Code-Umgebung, in der Agenten und Workflows erstellt, mit Daten und Systemen der Organisation verbunden und in Kanälen wie Teams veröffentlicht werden; einigen Agenten kann ein eigenes Konto zugewiesen werden. Ob aus einem solchen Agenten eine Stelle wird, entscheidet die Akte: ein Vorgesetzter im Haus, Weisungsgrenzen, technische Ausschlüsse und ein Protokoll jedes Vorgangs. Was ein Agent technisch ist, erklärt [Was ist ein KI-Agent?](/was-ist-ein-ki-agent/).

## Beides zusammen

In einem Betrieb mit Microsoft 365 laufen beide nebeneinander. Die Stelle arbeitet über ein eigenes Dienstkonto im Tenant, wie auf der Systemseite [Microsoft 365](/einrichtung/systeme/microsoft-365/) beschrieben. Copilot arbeitet über die Konten der Beschäftigten, mit deren Rechten.

Ein Beispiel aus dem Service: Timo (AI) legt eine Mail mit Mangelanzeige und genannter Frist als Ticket an, setzt die Priorität nach der Eskalationsmatrix und hängt die letzten Einsätze an der Anlage an. Eine Antwort entwirft er dafür nicht, Reklamationen und Fristsachen sind seine Weisungsgrenze. Die Serviceleitung übernimmt den Fall. Für ihre Antwort kann sie in Outlook Copilot nutzen, um den Verlauf zusammenzufassen und einen Entwurf zu beginnen. Entschieden und verschickt wird von ihr.

Für beide gelten dieselben Regeln im Haus:

| Thema | Copilot | Stelle |
|---|---|---|
| KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO | Maßnahmen für die Beschäftigten, die Copilot nutzen | Maßnahmen für die Beschäftigten, die mit der Stelle arbeiten |
| Betriebsrat, § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG | bei der Einführung zu prüfen | Einschätzung in der Akte, bei Timo (AI) berührt, bei Jonas (AI) in der Regel mitbestimmungspflichtig |
| Kennzeichnung nach außen | der Mensch verschickt seinen Text | Kürzel (AI) und ein Satz, dass ein KI-System schreibt |

Zu Art. 4 KI-VO: Seit dem 2. Februar 2025 gilt Art. 4; seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 vom Juli 2026 verlangt er Maßnahmen, die die KI-Kompetenz fördern, kein garantiertes Niveau je Person. Was das für Schulung und Nachweis heißt, steht unter [KI-Kompetenz: Schulungspflicht](/ki-kompetenz-schulungspflicht/), die eigene Liste dazu liefert [KI-Kompetenz nach Art. 4](/pruefen/ki-kompetenz/). Den Unterschied zwischen einer Stelle und einem Chatbot beschreibt [KI-Mitarbeiter oder Chatbot](/ki-mitarbeiter-oder-chatbot/).

## So sieht es als Stelle aus

So sieht ein Arbeitstag aus, nach der Akte [AM-001, Jonas (AI)](/belegschaft/am-001-rechnungseingang/):

- 08:02 Jonas (AI) meldet den Nachtlauf: 34 Belege, 31 vorkontiert, 3 zur Prüfung.
- 08:04 Vorgang V-0418, Abweichung 312 Euro zur Bestellung, Lieferschein fehlt. Keine Buchung. Jonas (AI) legt der Leitung Buchhaltung die Karte vor.

Um 08:02 hat noch niemand im Haus eine Aufforderung geschrieben. Der Vorgang lief über Nacht, und am Morgen liegen die Vorschläge auf der Karte, die Ausnahmen gesondert; ab der Stufe Stichprobe sieht die Leitung Buchhaltung nur noch Klärungsfälle und Stichproben. Für diesen Teil gibt es die Akte: Sie legt fest, was die Stelle ohne Aufforderung tut und wo sie vorlegt. Ob ein eigener Vorgang zu einer Stelle passt, zeigt der [Stellen-Finder](/pruefen/stellen-finder/).

## Häufige Fragen

### Sieht Copilot mehr als der Mensch, der Copilot nutzt?

Nach Angaben von Microsoft nicht. Copilot zeigt nur Unternehmensdaten an, für die der einzelne Benutzer mindestens Anzeigeberechtigungen hat. Microsoft weist deshalb darauf hin, die Berechtigungsmodelle etwa in SharePoint sauber zu setzen.

### Kann man mit Microsoft-Mitteln auch einen eigenen Agenten bauen?

Ja. Microsoft beschreibt Copilot Studio als Low-Code-Umgebung zum Erstellen von Agenten und Workflows, die mit Daten und Systemen der Organisation verbunden werden; einigen Agenten kann ein eigenes Konto zugewiesen werden. Ob daraus eine Stelle im Sinne dieser Seite wird, entscheidet die Akte: Vorgesetzter, Weisungsgrenzen, Ausschlüsse und Protokoll.

### Gilt die Pflicht zur KI-Kompetenz für beides?

Ja. Seit dem 2. Februar 2025 gilt Art. 4 KI-VO; seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 vom Juli 2026 verlangt er Maßnahmen, die die KI-Kompetenz fördern, kein garantiertes Niveau je Person. Das betrifft die Beschäftigten, die Copilot nutzen, ebenso wie die, die mit einer Stelle arbeiten.

### Muss der Betriebsrat bei Copilot beteiligt werden?

Das ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu prüfen, wie bei jeder technischen Einrichtung, die geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Für jede Stelle steht die Einschätzung in ihrer Akte.

## Quellen

- [Microsoft Learn: Was ist Microsoft Copilot?](https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-overview)
- [Microsoft Learn: Daten, Datenschutz und Sicherheit für Microsoft Copilot](https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-privacy)
- [Microsoft Learn: Übersicht über Copilot Studio](https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-copilot-studio/fundamentals-what-is-copilot-studio)
- [Art. 4 KI-VO, KI-Kompetenz](https://ai-act-law.eu/de/artikel/4/)
- [§ 87 BetrVG, Mitbestimmungsrechte](https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__87.html)

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Bei Zitaten bitte Quelle nennen: ai-mitarbeiter.pro, https://ai-mitarbeiter.pro/copilot-oder-eigener-ki-agent/
Angaben zur Rechtslage sind keine Rechtsberatung.