# Handwerk

Quelle: https://ai-mitarbeiter.pro/branchen/handwerk/
Aktualisiert: 5. Oktober 2026
Anbieter: Datenschutzfabrik (Datenschutzfabrik UG (haftungsbeschränkt), Wuppertal)

**Kurz gesagt:** Im Handwerksbetrieb passen vor allem drei Stellen: Angebotserstellung, Rechnungseingang und Terminvergabe, angebunden über Connectoren an die Branchensoftware und die vorhandene DATEV-Schnittstelle. Rechtlich hängen daran die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, die Aufbewahrung der Buchungsbelege und die Vergütung von Nachträgen im Bauvertrag. Die Bewertung eines Nachtrags bleibt im Haus, die Stelle hält den Vorgang fest und legt ihn vor.

Passende Stellen: Rechnungseingang (AM-001), Angebotserstellung (AM-002), Terminvergabe (AM-012)

Ein Handwerksbetrieb im Mittelstand führt Aufmaß, Kalkulation und Rechnung meist in einer Branchensoftware mit DATEV-Schnittstelle zum Steuerbüro. Liegen bleibt die Schreibarbeit um die Baustelle herum: Angebote, Nachträge, Rechnungen, Termine. Diese Vorgänge wiederholen sich und sind deshalb als Stelle beschreibbar.

## Was hier liegen bleibt

- Angebote nach Aufmaß und Leistungsverzeichnis, häufig in mehreren Varianten je Anfrage
- Nachträge, die auf der Baustelle angeordnet und erst Wochen später geschrieben werden
- Eingangsrechnungen von Lieferanten und Nachunternehmern, abzugleichen gegen Bestellung und Lieferschein
- Schlussrechnungen mit den Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
- Terminwünsche von Kunden am Telefon, während die Monteure unterwegs sind
- Ablage von Belegen, Bautagebüchern und Abnahmeprotokollen für die Aufbewahrungsfrist

## Welche Stellen hier passen

**Nora (AI), AM-002, Angebotserstellung.** Sie nimmt die Anfrage aus Outlook und dem CRM auf, legt den Vorgang am Kunden an und setzt die Positionen aus dem Leistungsverzeichnis zusammen, mit Mengen und Einheiten aus dem Aufmaß. Positionen außerhalb des Leistungsverzeichnisses und Rabatte oberhalb der hinterlegten Staffel legt sie vor. Das Angebot verschickt sie nicht; freigegeben wird es von einem Menschen auf der Karte.

**Jonas (AI), AM-001, Rechnungseingang.** Er holt Belege aus dem Postfach, aus DATEV Unternehmen online und aus dem sFTP-Eingang, gleicht gegen Bestellung und Wareneingang ab und kontiert nach dem Kontenrahmen des Betriebs vor; ein Mensch gibt frei. Fehlende Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG meldet er, ergänzt werden sie im Haus. Zahlungsläufe stößt er nicht an.

**Birte (AI), AM-012, Terminvergabe.** Sie nimmt Terminwünsche am Telefon und aus dem Postfach an und sagt zu Beginn des Gesprächs an, dass sie eine AI-Mitarbeiterin ist. Den Slot sucht sie nach Art des Einsatzes, Qualifikation der Techniker und Anfahrt und legt die Bestätigung als Entwurf auf die Karte; an den Kunden geht sie erst nach Freigabe. Einen Termin sagt sie nicht ab und verschiebt keinen von sich aus. Am Telefon arbeitet sie nur mit Daten der Klasse „normal“, etwa den Vertrags- und Kontaktdaten Ihrer Kunden.

## Was in dieser Branche rechtlich dazukommt

**Pflichtangaben auf der Rechnung.** § 14 Abs. 4 UStG zählt auf, was eine Rechnung enthalten muss, unter anderem: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, Entgelt nach Steuersätzen getrennt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Fehlt eine Angabe, ist der Vorsteuerabzug des Empfängers gefährdet. Jonas prüft gegen diese Liste und meldet die Lücke.

**Leistungen am Grundstück.** § 14 UStG verpflichtet zur Rechnungsstellung auch gegenüber Privatkunden, wenn die Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück steht, mit einer Frist von sechs Monaten nach Ausführung. In diese Rechnung gehört zusätzlich ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des privaten Empfängers. Für Handwerksleistungen am Bau ist das der Regelfall.

**Nachträge.** Ordnet der Besteller eine Änderung an, richten sich Anordnungsrecht und Vergütung im Bauvertrag nach § 650b und § 650c BGB. Maßgeblich sind Zeitpunkt und Inhalt der Anordnung sowie die vereinbarte Kalkulationsgrundlage. Die Stelle hält den Vorgang mit Datum und Fundstelle fest, bewertet wird von der Bauleitung.

**Aufbewahrung.** Buchungsbelege sind aufzubewahren, die Frist wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 AO, § 14b UStG). Sie läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist für die betroffene Steuer noch offen ist. Empfangene und abgesandte Handelsbriefe sind sechs Jahre aufzubewahren.

**Datenschutz.** Kundendaten im Handwerksbetrieb sind Vertragsdaten nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und gehören zur Datenklasse „normal“. Zum bestehenden Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Hersteller der Branchensoftware kommt ein zweiter nach Art. 28 DSGVO mit uns. Beide nennen Verarbeitungsort und Datenarten. Ihre Inhalte liegen in Deutschland: in unserer Cloud oder bei Ihnen im Haus. Zur Bearbeitung gehen sie zusätzlich an den KI-Anbieter, sensible Daten nur an einen Endpunkt in der EU, der nichts speichert.

## Wie die Einrichtung hier abläuft

Angebunden wird über Connectoren, was im Betrieb bereits läuft. Meist sind das drei Systeme:

| System | Gelesen wird | Geschrieben wird |
|---|---|---|
| Branchensoftware | Leistungsverzeichnis, Aufmaß, Kundenstamm, Aufträge | Angebotsentwurf im Vorgang |
| [DATEV](/einrichtung/systeme/datev/) oder [Lexware](/einrichtung/systeme/lexware/) | Belege, Kontenrahmen, Lieferantenstamm | Vorkontierung, nach Freigabe durch einen Menschen |
| [Microsoft 365](/einrichtung/systeme/microsoft-365/) | Postfach, Kalender, Ablage | Terminentwurf zur Freigabe auf der Karte, Hinweis mit Vorgangsnummer im Kanal |

Jede Stelle bekommt ein eigenes Dienstkonto mit den Rechten, die sie braucht. Der Zugang zur Lohnbuchhaltung ist technisch ausgeschlossen, nicht nur organisatorisch. Freigegeben werden die Konten von der Betriebsleitung, gebaut werden sie von uns.

Vor dem Start mit echten Daten wird Ihre Arbeitnehmervertretung beteiligt, bei jeder Stelle und auch im Schattenbetrieb. Bei Kunden mit Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung setzen wir keine Stelle ohne Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung ein, auch nicht am Telefon, etwa bei Birte; eine Vorlage für die Betriebsvereinbarung liefern wir mit. In der Terminplanung ist sichtbar, wann welcher Techniker eingeplant ist, mit Fahrtzeiten und Pausen; daraus ließe sich eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle bauen, damit sind § 87 Abs. 1 Nr. 6 und § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG berührt.

Was Ihre IT oder Ihr Systemhaus dafür tun muss, steht auf der Seite des jeweiligen Systems; den Aufwand nennen wir nach der Aufnahme. Das Verfahren in vier Schritten steht unter [Wie eine Stelle entsteht](/einrichtung/), die Weisungsgrenzen und die Protokollierung unter [Leitplanken](/einrichtung/leitplanken/).

## Häufige Fragen

### Funktioniert das auch mit einer Handwerkersoftware statt mit DATEV?

Ja. Angebunden wird das System, das im Betrieb läuft, über einen Connector. Bei Handwerkersoftware führt der Weg meist über den Belegexport und die vorhandene DATEV-Schnittstelle zum Steuerbüro, bei kleineren Betrieben über Lexware. Welche Dateien dabei fließen, steht in der Akte der jeweiligen Stelle.

### Schreibt der Agent einen Nachtrag selbst?

Nein. Nora nimmt die Anordnung von der Baustelle als Vorgang auf, ordnet sie dem Auftrag zu und legt einen Entwurf vor. Ob eine Anordnung nach § 650b BGB vorliegt und wie sich die Vergütung nach § 650c BGB bemisst, entscheidet die Bauleitung.

### Darf der Agent eine Rechnung an den Kunden verschicken?

Nein. Entwürfe werden vorgelegt; versendet wird erst nach Freigabe auf der Karte, für genau diesen Entwurf. Das steht als Weisungsgrenze in jeder Akte, die Ausgangsdokumente berührt.

### Wie lange dauert die Einrichtung im Handwerksbetrieb?

Das hängt an Vorgang und Systemen; nach dem Erstgespräch melden wir uns mit einem Termin. Danach folgt die Einarbeitung in fünf Stufen je Tätigkeitsart, an Ihren Angeboten und Belegen. Den Aufstieg in die nächste Stufe entscheidet ein Mensch anhand der Kennzahlen.

## Quellen

- [§ 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html)
- [§ 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html)
- [§ 147 AO, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html)
- [§ 650b BGB, Anordnungsrecht des Bestellers](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__650b.html)
- [§ 650c BGB, Vergütungsanpassung bei Anordnungen](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__650c.html)
- [Art. 28 DSGVO, Auftragsverarbeitung](https://dsgvo-gesetz.de/art-28-dsgvo/)
- [Art. 6 DSGVO, Rechtmäßigkeit der Verarbeitung](https://dsgvo-gesetz.de/art-6-dsgvo/)
- [§ 87 BetrVG, Mitbestimmungsrechte](https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__87.html)

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Angaben zur Rechtslage sind keine Rechtsberatung.