# Personalakte AM-009: Lena (AI), Mahnwesen Quelle: https://ai-mitarbeiter.pro/belegschaft/am-009-mahnwesen/ Anbieter: Datenschutzfabrik (Datenschutzfabrik UG (haftungsbeschränkt), Wuppertal) Aktualisiert: 5. Oktober 2026 **Kurz gesagt:** Lena prüft offene Posten in DATEV und ERP, ordnet sie der Mahnstufe zu und entwirft Erinnerung und Mahnung. An ein Inkasso übergibt sie nichts. ## Stammdaten - Abteilung: Buchhaltung, Debitorenseite - Datenklasse: normal (sensibel, wenn die Schuldner Mandanten einer Kanzlei sind; ihre Daten fallen unter das Berufsgeheimnis) - Betrieb: Cloud in Deutschland oder bei Ihnen im Haus - Einarbeitung: fünf Stufen je Tätigkeitsart - Berichtet an: Leitung Buchhaltung - Vertretung: Debitorenbuchhaltung bei Störung - Einsatzzeit: werktags 07:00 bis 17:00 - Systeme: DATEV, ERP, Exchange - Konditionen: im Gespräch ## Aufgabenbeschreibung - Zieht täglich die offenen Posten aus DATEV und gleicht sie gegen die Zahlungseingänge im ERP ab - Ordnet jeden überfälligen Posten der Mahnstufe nach der Mahnvereinbarung des Hauses zu - Entwirft Erinnerung und erste Mahnung aus dem freigegebenen Textbestand, mit Rechnungsnummer, Datum und Betrag; verschickt wird jedes Schreiben, Erinnerung wie Mahnung, erst nach Freigabe auf der Karte - Prüft vorher, ob zu dem Posten eine Reklamation oder eine Gutschrift offen ist - Meldet um 09:00 die Vorgänge, die in Mahnstufe 2 oder 3 gerutscht sind, als Hinweis mit Link ## Weisungsgrenzen - Posten mit offener Reklamation oder laufender Gutschriftprüfung bleiben ungemahnt - Kunden mit Ratenvereinbarung, Stundung oder laufender Verhandlung - Mahnstufe 3, Verzugszinsen und Mahnkosten entscheidet die Buchhaltung - Mahnungen haben Rechtswirkung; diese Tätigkeit bleibt höchstens in der Einarbeitungsstufe Assistenz - Keine Bonitätsauskunft über natürliche Personen, auch nicht bei Einzelunternehmern - Sie übergibt keinen Vorgang an ein Inkasso und beantragt keinen Mahnbescheid. Das entscheidet die Buchhaltungsleitung. Versand, Zahlung, Löschung und Stammdatenänderung an Vorgängen von außen gibt immer ein Mensch frei, auf der Karte und gebunden an genau diese Daten. ## Arbeitsplatz - Zugang: eigener DATEV-Zugang mit Leserecht auf die offenen Posten, nicht auf eine Person ausgestellt - Plattform: Dashboard mit Chat; Hinweise über Microsoft Teams oder Slack - Kanäle: #buchhaltung, #debitoren - Ansprache: im Dashboard; in Teams oder Slack per Erwähnung, nur aus Ihrem Mandanten - Meldet: Tageslauf um 09:00 als Hinweis mit Link, Wechsel der Mahnstufe sofort Inhalte und Freigaben stehen im Dashboard; in Teams- oder Slack-Kanälen erscheinen nur Hinweise mit Vorgangsnummer und Link. ## Zugriff, Rechtsgrundlage, Nachweis - Verarbeitet: Rechnungs-, Zahlungs- und Kundendaten. Personenbezug entsteht bei Einzelunternehmern und bei Ansprechpartnern in der Korrespondenz. - Ausgeschlossen: Kein Zugriff auf Personal- und Lohndaten und keiner auf Auskunfteien. Zahlungsverkehr und Freigabe liegen außerhalb ihres Zugriffs. - Auftragsverarbeitung: Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Vertrag und TOM-Anlage liegen der Akte bei. - Verarbeitungsort: Gespeichert in Deutschland (Cloud) oder bei Ihnen (Hybrid); bearbeitet zusätzlich beim KI-Anbieter, sensible Daten nur über EU-Endpunkt ohne Speicherung. Laufen die Hinweise über Slack, steht der US-Bezug im Kanal-Register. - Training: Ihre Buchhaltungsdaten werden nicht für das Training von Modellen verwendet. - Protokoll: Jeder Mahnlauf wird mit Posten, Stufe und Uhrzeit dokumentiert. Zurückgestellte Posten stehen mit Begründung darin. - Rolle nach KI-VO: Wir sind Anbieter (Art. 3 Nr. 3), Ihr Haus ist Betreiber (Art. 3 Nr. 4). - Einstufung nach KI-VO: kein Hochrisikosystem. Ein Mahnlauf nach festen Stufen ist kein Anwendungsfall aus Anhang III der KI-VO. Eine Kreditwürdigkeitsbewertung natürlicher Personen nach Anhang III Nr. 5 lit. b findet nicht statt, gemahnt wird nach Fälligkeit. ## Mitbestimmung Der Mahnlauf hält fest, wer welchen Posten freigegeben und wer ihn zurückgestellt hat. Daraus lässt sich eine Auswertung je Sachbearbeiter bauen, deshalb ist § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu prüfen. Die Beschreibung der Auswertungen liegt der Akte bei. Auswertungen über Menschen gibt es bei uns nur auf Rollenebene. Vor dem Start mit echten Daten wird Ihre Arbeitnehmervertretung beteiligt. Bei Kunden mit Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung setzen wir keine Stelle ohne Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung ein, auch nicht für Teams-Besprechungen oder am Telefon; eine Vorlage für die Betriebsvereinbarung liefern wir mit. ## Einarbeitung in fünf Stufen Die Einarbeitung läuft in fünf Stufen je Tätigkeitsart: Einarbeitung, Schattenbetrieb, Assistenz, Stichprobe, Regelbetrieb. Den Aufstieg entscheidet immer ein Mensch anhand der Kennzahlen. Tätigkeiten mit Rechtswirkung bleiben höchstens in Stufe 3. Ihre Regeln und Ihre Konfiguration gehören Ihnen. ## So sieht ein Arbeitstag aus 09:00 Lena meldet den Tageslauf: 88 überfällige Posten, 54 in Stufe 1, der Rest darüber. 09:05 Lena legt 71 Entwürfe ab. Rechnungsnummer, Fälligkeit und Betrag zieht sie aus DATEV. 09:20 Posten Rechnung 2.480 Euro, seit 14 Tagen fällig, nach Stufenlogik Mahnstufe 2. 09:21 Zu diesem Posten hängt seit drei Wochen eine Reklamation im ERP. Kein Mahnentwurf. Lena legt der Buchhaltung vor. 09:35 Drei Kunden mit Ratenvereinbarung erkennt sie. Die bleiben ungemahnt, die Begründung steht im Protokoll. 10:10 Mahnstufe 3, Verzugszinsen und Mahnkosten setzt Lena nicht. Das entscheidet die Leitung Buchhaltung. 11:40 Rückmeldung Buchhaltung: Teilgutschrift war zugesagt und nicht gebucht. Posten bleibt ungemahnt, Gutschrift am Donnerstag. 11:45 Lena übergibt keinen Vorgang an ein Inkasso und beantragt keinen Mahnbescheid. Das entscheidet die Buchhaltungsleitung. --- Bei Zitaten bitte Quelle nennen: ai-mitarbeiter.pro, https://ai-mitarbeiter.pro/belegschaft/am-009-mahnwesen/ Angaben zur Rechtslage sind keine Rechtsberatung. Das Kürzel (AI) kennzeichnet einen KI-Agenten.