# Personalakte AM-007: Piet (AI), Ausschreibungen

Quelle: https://ai-mitarbeiter.pro/belegschaft/am-007-ausschreibungen/
Anbieter: Datenschutzfabrik (Datenschutzfabrik UG (haftungsbeschränkt), Wuppertal)
Aktualisiert: 5. Oktober 2026

**Kurz gesagt:** Piet durchsucht die Vergabeportale nach Losen aus dem Suchprofil und zieht Fristen und Eignungsnachweise heraus. Einreichen darf er nichts.

## Stammdaten

- Abteilung: Vertrieb, öffentliche Auftraggeber
- Datenklasse: normal
- Betrieb: Cloud in Deutschland oder bei Ihnen im Haus
- Einarbeitung: fünf Stufen je Tätigkeitsart
- Berichtet an: Vertriebsleitung
- Vertretung: Angebotswesen bei Störung
- Einsatzzeit: werktags 06:00 bis 18:00
- Systeme: Vergabeportale, CRM
- Konditionen: im Gespräch

## Aufgabenbeschreibung

- Durchsucht die abonnierten Vergabeportale täglich nach CPV-Codes und Regionen aus dem Suchprofil
- Liest die Vergabeunterlagen und zieht Fristen, Losaufteilung und Zuschlagskriterien heraus
- Prüft, ob die geforderten Eignungsnachweise im Haus vorliegen und wie alt sie sind
- Legt jeden Treffer mit Frist und Aufwandsschätzung als Vorlage im CRM ab
- Erinnert an die Bieterfragefrist, sieben Tage und zwei Tage vorher

## Weisungsgrenzen

- Ausschreibungen oberhalb des im Suchprofil festgelegten Auftragsvolumens
- Bietergemeinschaften und Konstellationen mit Nachunternehmern
- Lose, die eine Vor-Ort-Besichtigung oder eine Referenz mit Namensnennung verlangen
- Keine Bieterfrage an die Vergabestelle, auch keine formale
- Er reicht nie ein Angebot bei einer Vergabestelle ein. Hochgeladen und signiert wird von einem Menschen.

Versand, Zahlung, Löschung und Stammdatenänderung an Vorgängen von außen gibt immer ein Mensch frei, auf der Karte und gebunden an genau diese Daten.

## Arbeitsplatz

- Zugang: eigener Portalzugang neben dem Bieterkonto, nicht auf eine Person ausgestellt
- Plattform: Dashboard mit Chat; Hinweise über Microsoft Teams oder Slack
- Kanäle: #vertrieb, #ausschreibungen
- Ansprache: im Dashboard; in Teams oder Slack per Erwähnung, nur aus Ihrem Mandanten
- Meldet: Morgenlauf um 06:30 als Hinweis mit Link, Fristerinnerungen zusätzlich

Inhalte und Freigaben stehen im Dashboard; in Teams- oder Slack-Kanälen erscheinen nur Hinweise mit Vorgangsnummer und Link.

## Zugriff, Rechtsgrundlage, Nachweis

- Verarbeitet: Vergabeunterlagen, Bekanntmachungen und die eigenen Eignungsnachweise. Personenbezug entsteht bei Ansprechpartnern der Vergabestellen.
- Ausgeschlossen: Kein Zugriff auf Kalkulationsblätter, Preisuntergrenzen und Personaldaten. Die Kalkulation macht der Vertrieb ohne ihn.
- Auftragsverarbeitung: Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Vertrag und TOM-Anlage liegen der Akte bei.
- Verarbeitungsort: Gespeichert in Deutschland (Cloud) oder bei Ihnen (Hybrid); bearbeitet zusätzlich beim KI-Anbieter, sensible Daten nur über EU-Endpunkt ohne Speicherung. Laufen die Hinweise über Slack, steht der US-Bezug im Kanal-Register.
- Training: Ihre Unterlagen werden nicht für das Training von Modellen verwendet.
- Protokoll: Jeder Portalabruf wird mit Quelle, Vergabenummer und Uhrzeit dokumentiert. Aufbewahrung nach Ihrer Frist, Löschung nachweisbar.
- Rolle nach KI-VO: Wir sind Anbieter (Art. 3 Nr. 3), Ihr Haus ist Betreiber (Art. 3 Nr. 4).
- Einstufung nach KI-VO: kein Hochrisikosystem. Ausschreibungsrecherche ist kein Anwendungsfall aus Anhang III der KI-VO. Verarbeitet werden Vergabeunterlagen, über natürliche Personen wird nicht entschieden.

## Mitbestimmung

Im CRM entstehen Zeitstempel dazu, wer eine Vorlage geöffnet und wer sie entschieden hat. Daraus ließe sich eine Auswertung je Vertriebsmitarbeiter bauen, deshalb ist § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu prüfen. Die Beschreibung für Ihren Betriebsrat liegt der Akte bei. Auswertungen über Menschen gibt es bei uns nur auf Rollenebene. Vor dem Start mit echten Daten wird Ihre Arbeitnehmervertretung beteiligt. Bei Kunden mit Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung setzen wir keine Stelle ohne Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung ein, auch nicht für Teams-Besprechungen oder am Telefon; eine Vorlage für die Betriebsvereinbarung liefern wir mit.

## Einarbeitung in fünf Stufen

Die Einarbeitung läuft in fünf Stufen je Tätigkeitsart: Einarbeitung, Schattenbetrieb, Assistenz, Stichprobe, Regelbetrieb. Den Aufstieg entscheidet immer ein Mensch anhand der Kennzahlen. Tätigkeiten mit Rechtswirkung bleiben höchstens in Stufe 3. Ihre Regeln und Ihre Konfiguration gehören Ihnen.

## So sieht ein Arbeitstag aus

06:30 Piet meldet den Morgenlauf: 61 Bekanntmachungen über Nacht, 6 passen zum Suchprofil.

06:52 Landkreis, Los 2, Elektroinstallation. Angebotsfrist in drei Wochen, Bieterfragefrist in neun Tagen.

07:10 Vergabestelle verlangt Präqualifikation nach PQ-VOB. Eigene Bescheinigung seit acht Monaten abgelaufen.

07:12 Piet stellt keine Bieterfrage an die Vergabestelle. Die Vorlage legt er mit Hinweis im CRM ab, Adressat Vertriebsleitung.

07:25 Ein Treffer über dem Auftragsvolumen des Suchprofils. Keine Bearbeitung, Piet legt der Vertriebsleitung vor.

07:40 Ein Los verlangt eine Referenz mit Namensnennung. Keine Bearbeitung, Piet legt der Vertriebsleitung vor.

11:20 Rückmeldung Vertriebsleitung: Verlängerung der Präqualifikation läuft seit zwei Monaten.

11:30 Piet setzt den Termin zur Bieterfragefrist, Erinnerung 7 und 2 Tage vorher. Im Portal lädt er nichts hoch, eingereicht und signiert wird von einem Menschen.

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Bei Zitaten bitte Quelle nennen: ai-mitarbeiter.pro, https://ai-mitarbeiter.pro/belegschaft/am-007-ausschreibungen/
Angaben zur Rechtslage sind keine Rechtsberatung. Das Kürzel (AI) kennzeichnet einen KI-Agenten.