# Personalakte AM-002: Nora (AI), Angebotserstellung

Quelle: https://ai-mitarbeiter.pro/belegschaft/am-002-angebotserstellung/
Anbieter: Datenschutzfabrik (Datenschutzfabrik UG (haftungsbeschränkt), Wuppertal)
Aktualisiert: 5. Oktober 2026

**Kurz gesagt:** Nora baut Angebote aus dem Leistungsverzeichnis und ergänzt Kunde und Konditionen aus dem CRM. Verschicken darf sie keins.

## Stammdaten

- Abteilung: Vertrieb, Innendienst
- Datenklasse: normal
- Betrieb: Cloud in Deutschland oder bei Ihnen im Haus
- Einarbeitung: fünf Stufen je Tätigkeitsart
- Berichtet an: Leitung Vertriebsinnendienst
- Vertretung: Innendienst bei Störung
- Einsatzzeit: werktags 07:00 bis 18:00
- Systeme: CRM, Leistungsverzeichnis, Outlook
- Konditionen: im Gespräch

## Aufgabenbeschreibung

- Nimmt Anfragen aus Outlook und aus dem CRM auf und legt den Vorgang am Kunden an
- Setzt die Positionen aus dem Leistungsverzeichnis zusammen, mit Mengen und Einheiten aus der Anfrage
- Übernimmt Konditionen aus der hinterlegten Rahmenvereinbarung, wenn es eine gibt
- Prüft den zugesagten Liefertermin gegen die Verfügbarkeit im CRM
- Legt den Entwurf als PDF im Vorgang ab und meldet ihn mit Vorgangsnummer und Link im Kanal

## Weisungsgrenzen

- Positionen, die nicht im Leistungsverzeichnis stehen
- Rabatte oberhalb der hinterlegten Staffel
- Abweichende Zahlungsziele, Haftungs- und Gewährleistungsklauseln
- Kunden mit offener Mahnstufe
- Verschickt nie ein Angebot. Sie legt den Entwurf vor, freigegeben und unterschrieben wird von einem Menschen.

Versand, Zahlung, Löschung und Stammdatenänderung an Vorgängen von außen gibt immer ein Mensch frei, auf der Karte und gebunden an genau diese Daten.

## Arbeitsplatz

- Zugang: eigener Account im CRM, nicht auf eine Person ausgestellt
- Plattform: Dashboard mit Chat; Hinweise über Microsoft Teams oder Slack
- Kanäle: #vertrieb, #angebote
- Ansprache: im Dashboard; in Teams oder Slack per Erwähnung, nur aus Ihrem Mandanten
- Meldet: Morgenlauf um 07:30 als Hinweis mit Link, Rückfragen auf der Klärungsliste

Inhalte und Freigaben stehen im Dashboard; in Teams- oder Slack-Kanälen erscheinen nur Hinweise mit Vorgangsnummer und Link.

## Zugriff, Rechtsgrundlage, Nachweis

- Verarbeitet: Anfrage-, Kunden- und Preisdaten. Personenbezug entsteht bei Ansprechpartnern und Einzelunternehmern.
- Ausgeschlossen: Kein Zugriff auf Personal-, Lohn- und Bewerberdaten und keiner auf die Kalkulationsblätter der Geschäftsführung.
- Auftragsverarbeitung: Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Vertrag und TOM-Anlage liegen der Akte bei.
- Verarbeitungsort: Gespeichert in Deutschland (Cloud) oder bei Ihnen (Hybrid); bearbeitet zusätzlich beim KI-Anbieter, sensible Daten nur über EU-Endpunkt ohne Speicherung. Laufen die Hinweise über Slack, steht der US-Bezug im Kanal-Register.
- Training: Ihre Eingaben werden nicht für das Training von Modellen verwendet.
- Protokoll: Jeder Angebotsentwurf wird mit Stand und Uhrzeit dokumentiert. Aufbewahrung nach Ihrer Frist, Löschung nachweisbar.
- Rolle nach KI-VO: Wir sind Anbieter (Art. 3 Nr. 3), Ihr Haus ist Betreiber (Art. 3 Nr. 4).
- Einstufung nach KI-VO: kein Hochrisikosystem. Angebotskalkulation ist kein Anwendungsfall aus Anhang III der KI-VO. Bewertet wird ein Leistungsumfang, nicht eine natürliche Person.

## Mitbestimmung

Im CRM und im Kanal entstehen Zeitstempel dazu, wer eine Anfrage übernommen und wann ein Angebot rausgegangen ist. Daraus lässt sich eine Auswertung je Innendienstmitarbeiter bauen, deshalb ist § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu prüfen. Wir liefern die Beschreibung mit, mit der Ihr Betriebsrat das beurteilen kann. Auswertungen über Menschen gibt es bei uns nur auf Rollenebene. Vor dem Start mit echten Daten wird Ihre Arbeitnehmervertretung beteiligt. Bei Kunden mit Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung setzen wir keine Stelle ohne Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung ein, auch nicht für Teams-Besprechungen oder am Telefon; eine Vorlage für die Betriebsvereinbarung liefern wir mit.

## Einarbeitung in fünf Stufen

Die Einarbeitung läuft in fünf Stufen je Tätigkeitsart: Einarbeitung, Schattenbetrieb, Assistenz, Stichprobe, Regelbetrieb. Den Aufstieg entscheidet immer ein Mensch anhand der Kennzahlen. Tätigkeiten mit Rechtswirkung bleiben höchstens in Stufe 3. Ihre Regeln und Ihre Konfiguration gehören Ihnen.

## So sieht ein Arbeitstag aus

07:30 Nora meldet den Morgenlauf: 4 Anfragen über Nacht, 3 Entwürfe fertig.

07:52 Anfrage über 40 Stück, Staffel im Leistungsverzeichnis endet bei 25. Keine Kalkulation. Nora legt dem Innendienst vor, mit Angabe zum letzten vergleichbaren Auftrag.

08:15 Anfrage mit Zahlungsziel 60 Tage statt 14. Keine Übernahme. Nora legt der Leitung Vertriebsinnendienst vor.

09:05 Kunde mit offener Mahnstufe 2 erkannt. Nora hält den Vorgang an und meldet ihn mit Nummer in #angebote.

10:02 Staffelpreis vom Innendienst entschieden. Position eingesetzt, PDF im Vorgang abgelegt.

10:20 Liefertermin gegen Verfügbarkeit im CRM geprüft. Abweichung von zwei Wochen zur Anfrage, im Entwurf vermerkt.

10:35 Nora verschickt nichts. Freigegeben, unterschrieben und aus Outlook versendet wird vom Innendienst.

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Bei Zitaten bitte Quelle nennen: ai-mitarbeiter.pro, https://ai-mitarbeiter.pro/belegschaft/am-002-angebotserstellung/
Angaben zur Rechtslage sind keine Rechtsberatung. Das Kürzel (AI) kennzeichnet einen KI-Agenten.