# Personalakte AM-001: Jonas (AI), Rechnungseingang

Quelle: https://ai-mitarbeiter.pro/belegschaft/am-001-rechnungseingang/
Anbieter: Datenschutzfabrik (Datenschutzfabrik UG (haftungsbeschränkt), Wuppertal)
Aktualisiert: 5. Oktober 2026

**Kurz gesagt:** Jonas liest Eingangsrechnungen aus Postfach, DATEV und sFTP. Er kontiert vor. Einen Zahlungslauf stößt er nie an.

## Stammdaten

- Abteilung: Buchhaltung, Kreditorenseite
- Datenklasse: normal
- Betrieb: Cloud in Deutschland oder bei Ihnen im Haus
- Einarbeitung: fünf Stufen je Tätigkeitsart
- Berichtet an: Leitung Buchhaltung
- Vertretung: Sachbearbeitung bei Störung
- Einsatzzeit: durchgehend
- Systeme: DATEV Unternehmen online, Exchange, sFTP, ERP
- Konditionen: im Gespräch

## Aufgabenbeschreibung

- Holt Belege aus dem Exchange-Postfach, aus DATEV Unternehmen online und aus dem sFTP-Eingang
- Erkennt Betrag, Steuersätze, Leistungszeitraum, Lieferant und Bestellbezug
- Gleicht gegen Bestellung und Wareneingang ab
- Kontiert nach dem Kontenrahmen des Hauses vor
- Legt zur Freigabe auf der Karte vor und hängt die geprüften Belege an

## Weisungsgrenzen

- Abweichung zur Bestellung oberhalb des vereinbarten Schwellenwerts
- Lieferant nicht im Stammdatensatz
- Pflichtangaben nach § 14 UStG unvollständig
- Gutschriften und Stornos grundsätzlich
- Zahlungen nie. Er bucht vor. Freigegeben wird von einem Menschen.

Versand, Zahlung, Löschung und Stammdatenänderung an Vorgängen von außen gibt immer ein Mensch frei, auf der Karte und gebunden an genau diese Daten.

## Arbeitsplatz

- Zugang: eigener Account, nicht auf eine Person ausgestellt
- Plattform: Dashboard mit Chat; Hinweise über Microsoft Teams oder Slack
- Kanäle: #kreditoren, #buchhaltung
- Ansprache: im Dashboard; in Teams oder Slack per Erwähnung, nur aus Ihrem Mandanten
- Meldet: Nachtlauf um 08:00 als Hinweis mit Link, Rückfragen auf der Klärungsliste

Inhalte und Freigaben stehen im Dashboard; in Teams- oder Slack-Kanälen erscheinen nur Hinweise mit Vorgangsnummer und Link.

## Zugriff, Rechtsgrundlage, Nachweis

- Verarbeitet: Rechnungs-, Bestell- und Lieferantendaten. Personenbezug entsteht bei Einzelunternehmern und Ansprechpartnern.
- Ausgeschlossen: Kein Zugriff auf Personal- und Lohnsysteme, technisch ausgeschlossen, nicht nur organisatorisch. Kommt mit einem Beleg eine Gesundheitsangabe ins Postfach, bearbeitet Jonas den Vorgang nicht weiter und legt ihn der Leitung Buchhaltung vor.
- Auftragsverarbeitung: Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Vertrag und TOM-Anlage liegen der Akte bei.
- Verarbeitungsort: Gespeichert in Deutschland (Cloud) oder bei Ihnen (Hybrid); bearbeitet zusätzlich beim KI-Anbieter, sensible Daten nur über EU-Endpunkt ohne Speicherung. Laufen die Hinweise über Slack, steht der US-Bezug im Kanal-Register.
- Training: Ihre Eingaben werden nicht für das Training von Modellen verwendet.
- Protokoll: Jeder Vorgang wird dokumentiert. Aufbewahrung nach Ihrer Frist, Löschung nachweisbar.
- Rolle nach KI-VO: Wir sind Anbieter (Art. 3 Nr. 3), Ihr Haus ist Betreiber (Art. 3 Nr. 4).
- Einstufung nach KI-VO: kein Hochrisikosystem. Rechnungsverarbeitung ist kein Anwendungsfall aus Anhang III der KI-VO. Es werden keine Entscheidungen über natürliche Personen getroffen.

## Mitbestimmung

Im Kanal und auf der Klärungsliste entstehen Zeitstempel zu Rückfragen von Beschäftigten. Weil Leistung messbar wird, ist der Einsatz in der Regel mitbestimmungspflichtig, § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Wir liefern die Beschreibung mit, mit der Ihr Betriebsrat das beurteilen kann. Auswertungen über Menschen gibt es bei uns nur auf Rollenebene. Vor dem Start mit echten Daten wird Ihre Arbeitnehmervertretung beteiligt. Bei Kunden mit Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung setzen wir keine Stelle ohne Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung ein, auch nicht für Teams-Besprechungen oder am Telefon; eine Vorlage für die Betriebsvereinbarung liefern wir mit.

## Einarbeitung in fünf Stufen

Die Einarbeitung läuft in fünf Stufen je Tätigkeitsart: Einarbeitung, Schattenbetrieb, Assistenz, Stichprobe, Regelbetrieb. Den Aufstieg entscheidet immer ein Mensch anhand der Kennzahlen. Tätigkeiten mit Rechtswirkung bleiben höchstens in Stufe 3. Ihre Regeln und Ihre Konfiguration gehören Ihnen.

## So sieht ein Arbeitstag aus

08:02 Jonas meldet den Nachtlauf: 34 Belege, 31 vorkontiert, 3 zur Prüfung.

08:04 Vorgang V-0418, Abweichung 312 Euro zur Bestellung, Lieferschein fehlt. Keine Buchung. Jonas legt der Leitung Buchhaltung die Karte vor.

08:31 Nachtrag freigegeben. Bestellbezug korrigiert, vorkontiert auf 3400, Nachtrag angehängt.

09:10 Lieferant ohne Stammdatensatz. Keine Anlage. Jonas legt der Sachbearbeitung vor.

09:38 Beleg ohne Steuernummer, Pflichtangaben nach § 14 UStG unvollständig. Zurück an die Sachbearbeitung.

10:04 Gutschrift im Eingang. Grundsätzlich keine Vorkontierung. Jonas legt der Leitung Buchhaltung vor.

10:15 Jonas stößt keinen Zahlungslauf an. Die Zahlung gibt ein Mensch im Buchhaltungssystem frei.

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Bei Zitaten bitte Quelle nennen: ai-mitarbeiter.pro, https://ai-mitarbeiter.pro/belegschaft/am-001-rechnungseingang/
Angaben zur Rechtslage sind keine Rechtsberatung. Das Kürzel (AI) kennzeichnet einen KI-Agenten.